|
Değişim projeniz ne zaman başladı, ne kadarlık bir yatırımınız söz konusu?
Kiler’de kullanılan bilgi sisteminin yenilenme ihtiyacı önceden beri hep vardı ama bu tip değişimler, maddi hazırlıktan çok bir kültürel hazırlık gerektiriyor. Yönetim anlayışınızdan günlük operasyonlara her şey yepyeni bir anlayışa kavuşuyor çünkü. Biz projeye 2003 yılında başladık. Ve 2003 bittiğinde tüm gerekli donanım, network yatırımları ile birlikte tüm birimlerimizde kullanılan kurumsal yazılımımız komple değişti. Şu an genel müdürlüğümüz, tüm şube ve depolarımız online durumda, gün içinde yaklaşık 200 online kullanıcımız tüm işlerini bu sistem üzerinde yapıyor. Şubelerimizin 128K Leased Line ve 128K frame relay ile, son dönemde GHDSL hatlarla merkeze bağlantısı var. Teknolojilik yatırımlarımız bu yılda da devam edecek.
Web tabanlı bir bilgi sistemini niçin tercih ettiniz?
Biz teknolojiye yatırım yapacağız, bu yüzden yatırımımızı en son teknolojiye yapmalıyız diye düşündük. Birbiriyle bütünleşen bir dünyada teknoloji internete kayarken bizim eski bir sisteme yatırım yapmamız çok anlamsız olacaktı. Bilgi sistemini yenilemeye karar verdiğimizde doğal olarak pek çok firma ile görüştük. Bunların arasında yıllardır perakende sektöründe iş yapan firmalar da vardı. Seçtiğimiz yazılım WorkCube oldu. WorkCube henüz Türkiye’de yeni bir yazılım. Baktık ki içlerinde en yeni teknolojiye sahip olan, alt yapı yatırımlarımızı destekleyen, en geniş kapsamda fonksiyon sunan Workcube. Ayrıca uygulama maliyetleri de makul seviyelerdeydi.
Şu an perakendecilik sektöründe Kiler’de kullanılan bilgi sistemi gibi geniş kapsamlı ve yeni teknolojiye sahip bir başka sistem daha olduğunu düşünmüyorum.
Bizim bütün bilgi sistemimiz internet üzerinde. Sisteme browser üzerinden erişiliyor. Şubelerimiz, depolarımız veya seyahatteki yöneticilerimizin sisteme girip istedikleri bilgileri görmeleri, gerekli kayıtları yapmaları için ihtiyaç duydukları tek şey bir bilgisayar ve internet bağlantısı. Bunun inanılmaz faydaları var. Özellikle üst yönetim istediği saat, istediği yerden sisteme girerek her türlü raporu görebildiği, çalışanlarla iletişim kurabildiği için çok mutlu.
“WorkCube içerisinde perakende
yönetimini kolaylaştırıcı pek çok
özellik ve fonksiyon var. Bunlardan
en önemlisi “Simplified Product
Logic” olarak adlandırılan
basitleştirlmiş ürün yönetimi mantığı.” |
Operasyonel anlamda yeni bilgi sistemi neleri değiştirdi?
Artık satış, satınalma, bireysel müşteri yönetimi, tedarikçi yönetimi, anlaşmalar, muhasebe, finans, fatura, bütçe, stok, ürün yönetimi, müşteri şikayet takibi, kampanya, promosyon ve aksiyon yönetimi gibi tüm operasyonlarımızı ortak bir veri tabanında yönetiyoruz. Sistemimiz tam entegre bir halde, hiçbir konuda konsolidasyon için zaman ve emek harcanmıyor, bu operasyonel anlamda iş yükünü çok azalttı. Çünkü veri bir tek yerden giriliyor ve tüm diğer operasyonlar bu veri üzerinden yürütülüyor. Departmanlar arası bilgi kaybı, veri hataları sıfır seviyesine düştü. Ayrıca şunu da hemen belirteyim ki bu yapı IT departmanı olarak bizlerin de sıkıntılı bazı süreçlerini doğal olarak ortadan kaldırdı. Daha önceleri her mağazamıza bir sistem kuruyorduk (ki bu ayrıca lisanslama maliyetlerimizi de yükseltiyordu) dolayısıyla da hem mağaza kullanıcılarına sürekli gecikmeli bilgi aktarıyor/aktaramıyor durumunda kalıyorduk hem de her mağaza sistemini ayakta tutmak için yoğun bir destek faaliyeti yürütüyorduk.
Ayrıca WorkCube içerisinde perakende yönetimini kolaylaştırıcı pek çok özellik ve fonksiyon var. Bunlardan en önemlisi “Simplified Product Logic” olarak adlandırılan basitleştirilmiş ürün yönetimi mantığı. Bu ürün ve stok yönetimi mantığı Kiler satınalma ekibinin daha verimli ve sistemli biçimde çalışmasını sağladı. Çeşit yönetimimiz çok basitleşti. Şimdi sistemimizde, tek bir ürün kaydı üzerinden o ürünün farklı özellik ve versiyonları, farklı ambalaj türlerini yönetebiliyoruz.
Daha önce 35.000 ayrı kalem olarak takip edilen ürün çeşidimiz, şimdi 20.000 civarına düştü. Ürün yönetimi iş yükümüz %35’in üzerinde azaldı. Eski sistemde örneğin Ace Çamaşır Suyu'nun her bir farklı kokudaki ve ambalajdaki çeşidini ayrı bir ürün olarak kaydediyor ve takip ediyorduk, bu da özellikle fiyat değişiklikleri, barkod değişiklikleri, stok takibi ve satınalma yönetimi gibi konularda büyük zorluklara yol açıyordu. Şimdi bunları yönetmek çok basitleşti. Yeni sistemde bu açıdan çok detaylı ve bütünlüklü ürün satış raporları da alabiliyoruz. Tedarikçilerimiz daha rahat değerlendirebiliyoruz. Stok maliyetlerimizi çok daha rahat takip ediyoruz. Önceleri alış fatura-irsaliye vb. kayıtlarımız gecikmeli yapılıyordu artık bu operasyonlar günlüğe döndü. Tüm depo ve lokasyonlarımızı hem ayrı ayrı hem de tek bir depo gibi görüp değerlendirebiliyoruz.
Kültürel değişim dediniz, Kiler’de ne gibi kültürel değişiklikler oldu?
Yeni sistem yönetimde ve operasyonlarda pek çok yeniliği beraberinde getirdi. Perakendecilik operasyonlarının yanısıra insan kaynaklarını da aynı sistem üzerinde yönetmeye başladık. Hedeflerle yönetim, basitleştirilmiş ürün mantığı, bütçe altı maliyet yönetimi, online iletişim, stok optimizasyonu gibi kavramların hepsi Kiler’de yeni sistem ile birlikte tanıştığımız kavramlar.
|
|
Enflasyonun düştüğü bir ortamda stok maliyeti artık her zamankinden daha kritik. Yeni sistemde çok güçlü bir stok optimizasyonuna sahip olduk. Sistem eksik stokta, fazla stokta, acil sipariş verilmesi gerektiğinde uyarılar veriyor, depoları çok sağlıklı yönetebiliyoruz. Kullanıcılar bilgiyi doğru girdiği taktirde, ben size şu an hangi deponun, hangi lokasyonunun hangi rafında, hangi ürünün hangi çeşidinden kaç adet var anında söyleyebilecek durumdayım. Perakendecilikte bunun ne kadar kritik bir bilgi olduğunu herkes bilir.
Başladığınız günden bu güne mağaza sayınızda büyük ölçüde artış oldu. Bu geçişlerde Workcube'den ne avantajlar sağladınız?
Mağaza başına lisanslama olmaması burada ilk göze çarpan avantaj; ancak bizim için önemli başka avantajlar da var. Kullanıcıların web tabanlı bir sisteme alışmaları çok daha kolay ve kısa zamanda gerçekleşiyor. Mal-kabul işlemlerinde el terminali (PHL) cihazlarının sistemle entegre olması hızlı sevkiyat/kabul işlemlerini gerçekleştirmemizi sağlıyor. Fiyat yönetiminin merkezi olmasının da büyük etkisi var. Mağazalar kasalara bilgi gönderip alıyor ve kendi kontrollerini yapıyorlar, ve sistemin bizzat yöneticiler tarafından süreçlerle yönetilmesi ve merkezi kontrol sistemiyle her faturanın ayrı satırları dahil tek tek incelenmesi, işlemlerin kullanıcı hatalarından ayıklanmasını sağlıyor ki bu; bizim gibi iş fonksiyonu çok olan bir kurum için önemli bir avantaj.
Projenin geneline baktığınızda ne görüyorsunuz?
Tabi ki başarı. Bu; hem bizim hem de WorkCube'un başarısı şeklinde değerlendirilmeli. Başta Ümit Kiler olmak üzere üst yönetimin ilk günden itibaren bize ve WorkCube'e inançları hiç eksilmedi. WorkCube'le hem aradıklarımıza hem de o an aklımızda olmayan ancak şu anda kullandığımız birçok araca sahip olduk.
Perakendede çok büyük CRM savaşları yaşanıyor. Sizin bu konuda çalışmalarınız oldu mu?
Biz şu an, bireysel müşterilerimizle ilgili araba markalarından alışveriş sıklıklarına kadar her türlü bilgiyi kaydedebilir, raporlayabilir ve yönetebilir durumdayız. Şu an detaylı biçimde müşteri şikayetlerini kaydediyor, şikayetlerin çözümlerini takip ediyoruz. Ayrıca çok güçlü kampanyalar yönetebiliyoruz. Tüm müşterilerimize anlık e-mail ve SMS duyuruları yapabilir durumdayız. Promosyon yönetimimiz çok kuvvetlendi. Her türlü hediye ürün, şans kuponu v.b. promosyon çalışmalarımız tamamen bilgi sistemimiz üzerinde yürütülüyor. Yaklaşık 6 ay önce dağıtmaya başladığımız Kiler Kazanç Kart toplamda 650.000 civarına ulaştı. Bundan sonra mağazalara konulacak Kiosklar ile bu konuda başka neler yapacağımızı müşterilerimizle birlikte göreceğiz.
Yeni sistemin yönetimsel avantajlarını yaşıyor musunuz?
Tabii ki, yeni sistem yönetim açısından da pek çok avantaj sağladı. Kaydı girilen her veriyle, her çalışanla, her tedarikçiyle, her müşteri ile ilgili çok detaylı ve 3 boyutlu raporlamaları görebiliyor tüm üst düzey yöneticiler. Sistemi şu an kim kullanıyor, hangi modülü kullanıyor, sistemde ne kadar kalmış bunları en ince detayına kadar takip edebiliyoruz. Tedarikçilerimizi çok daha derinlemesine değerlendirebiliyoruz. Çalışanların performanslarını ölçebiliyoruz. Şubelerimizi çok daha kolay takip edebiliyor ve yönetebiliyoruz. Ayrıca finansal açıdan çok güçlü raporlamalar var. Örneğin üst düzey yöneticiler şu an %5’lik bir toplu maaş arttırımının şirketimize getireceği ekstra finansal yükün ne olduğunu anında görebilir durumda. Üst düzey yöneticiler, istedikleri saatte, istedikleri yerden sisteme erişerek tüm bilgileri, raporları görebiliyorlar, finansal senaryolar oluşturarak geleceğe ilişkin projeksiyonlar yapabiliyorlar. Bunlar yönetimsel açıdan çok önemli olaylar.
Sürekli büyüme ve gelişme içerisinde olan bir kurum olarak, bilgiyi yönetmek bizim için en kritik konuydu. Yaptığımız teknoloji ve insan yatırımlarıyla artık bunu başarıyla yaptığımıza inanıyoruz. Bugüne ve geleceğe şimdi eskisinden daha hazırız.
“Workcube'den önce her mağazamıza bir sistem kuruyorduk (ki bu ayrıcalisanslama maliyetlerimizi de yükseltiyordu) dolayısıyla da hem mağaza kullanıcılarına
sürekli gecikmeli bilgi aktarıyor/ aktaramıyor durumunda kalıyorduk hem de her mağaza sistemini ayakta tutmak için yoğun bir destek faaliyeti yürütüyorduk.” |
|
