Doğa Koleji, İK & Kariyer Portali İle İK Uygulamalarında Hızlı ve Güvenli Bilgi Yönetimine Geçti
7 yıl gibi kısa bir zamanda 7 kampüs ve bağımsız anaokullarıyla birlikte 30 okula ulaşan Doğa Koleji İnsan Kaynakları Yönetiminde Workcube İK & Kariyer Portal Çözümünü kullanıyor.			Doğa Koleji İnsan Kaynakları Koordinatörü Kemal Pehlivanoğlu İle Doğa Koleji İK Uygulamaları ve Workcube ile birlikte yaşanan değişimi konuştuk. Röportaj: Satiye Ketenci
			Doğa’da İK Stratejik Bir Role Sahip Büyümenin doğurduğu kurumsallaşma beklentileri doğrultusunda İK departmanını, finans ve idari işler bölümünden ayırarak 2007 Temmuz ayında bağımsız hale getiren Doğa Koleji, şu anda Genel Müdürlük bünyesinde faaliyet gösteren İK departmanında altı kişi ile çalışmalarını sürdürüyor. Ayrıca her kampus okulunda yönetim memuru olarak İK departmanının birer temsilcisi var. İnsan Kaynakları Koordinatörü Kemal Pehlivanoğlu Türkiye’nin nitelikli ve en çok çalışanına sahip özel öğretim kurumu olma yolunda ilerleyen Doğa Koleji’nin İnsan Kaynakları birimi olarak hedeflerini; yetenekli ve yüksek motivasyonlu insan kaynağı ile istikrarlı büyümeyi devam ettirmek, kurumsal hedefler ile çalışanların bireysel hedeflerini örtüştürmek olarak açıklıyor. İnsan Kaynakları ve Personel & Özlük İşlemleri olarak iki ayrı grupta toplanan İK ekibinin temel fonksiyonları arasında personel ihtiyaç analizi, seçme yerleştirme, eğitimlerin organizasyonu, performans değerlendirme ve sosyal güvenlik & özlük hakları işlemleri yer alıyor.
Eğitim Sektöründe Çalışan Kalitesi Çok Önemli Hizmet sektöründe yer alan bir kurum olarak bu hizmeti sunan personelin yetkinliğinin marka değerine katma değer üreten en önemli faktör olduğunun altını çizen Pehlivanoğlu, “Okulculukta gerek yönetim gerek akademik gerekse destek personelinizin verdiği hizmet, uygulama ve sunumun diğer işletmelerden farklı olduğunu düşünmüyorum. Sonuçta hizmet sektöründe yer alıyoruz. Ve hizmet sunuyoruz.			“Doğa Koleji Olarak Eğitimde İnsan Kaynaklarının problemlerine çözüm yollarının masaya yatırılacağı “Beykoz Koru Toplantıları” planladık. Türkiye’de Eğitim Sektörünün Üst Düzey Yöneticileri ve İnsan Kaynakları Birimlerinin Yöneticilerini buluşturacağımız aylık toplantılarla Türk Eğitim sistemine katkıda bulunmayı bir borç biliyoruz.”

Doğa Kolejlerinin başarısının altında öğretmeninden kat görevlisine, yöneticisinden güvenlik ekibine kadar kaliteli insan kaynağı yatmaktadır. Bu konuda kurucumuz Fethi beyin güzel bir sözü var; “Yanlış insanla, doğru iş yapılmaz; güzel iş yapmak istiyorsanız doğru insanı bulup onunla çalışacaksınız.” der kendileri"  diyor.

“Workcube İK Proje Sürecine İK Departmanımızın Kuruluşuyla Başladık”

Workcube’e geçiş ve alışma sürecinin oldukça kolay gerçekleştiğini belirten Kemal Pehlivanoğlu, Workcube ile tanışma ve işbirliğine gidiş sürecini şöyle anlatıyor: “Öncelikle personel ve özlük işlemlerinin takibi adına şirketimiz için bir program gereksinimi kaçınılmazdı. Bizler de sistemimizi kurarken, hem finans ve muhasebe departmanının kullandığı programlarla bütünleşmiş olarak çalışabilecek, hem de bu konuda esnek yapıya sahip, departman olarak taleplerimizi karşılayacak bir sistem istedik. Workcube’e web tabanlı erişim olması ve kullanıcıların mekânlara ve ofis bilgisayarlarına bağımlı kalmadan süreçleri takip etme kolaylığı, Workcube’deki esnek ve talebe göre raporlama seçeneklerinin çokluğu ve son olarakda fiyat konusunda teklif aldığımız diğer İK programlarından daha iyi bir fiyata almamız Workcube’u seçmemizde önemli etkenler oldu. Workcube’e geçiş beklediğimizden daha kolay gerçekleşti. Sistemi kuruma entegre etmek konusunda çalışanlarla workshoplar yapılarak kararlar alındı. Workcube, kullanımı ve adapte olunması bakımından kolay bir program.”

Workcube & Doğa İK Proje Ekibi Birarada

“Workcube İle İş Akışlarımızda Hız ve Güvenilirlik Sağladık” Kemal Pehlivanoğlu, çalışanların işe alım sürecinden, bilgi profiline, maaşından pozisyon yönetimine, departmanın bütçesinden egitimlerine kadar çok yönlü ve geniş bir iş akışının bulunduğu İK departmanında Workcube’un kendilerine rahat bir nefes aldırdığını, Workcube ile İK iş süreçlerinde ciddi bir hız ve güvenilirlik sağladıklarını söylüyor. Workcube sayesinde personel ve pozisyon temelli birçok değişkeni tek bir veritabanı üzerinden yönetmek Doğa İK ekibi için başlı başına bir kolaylık ve ayrıcalık olmuş.   Pehlivanoğlu Workcube İK & Kariyer Portal Çözümünün yaptığı diğer katkıları şöyle sıralıyor: “Doğa Koleji büyük bir yapı ve giderek büyümekte. Böylesi büyük bir kurumda bilgi akışının hızlı ve doğrudan sağlanması güç olabilmektedir. Kararların hızlı ancak doğru alınması kurum için çok önemli. Workcube İK & Kariyer Portal sayesinde kurum içi iletişim sorunumuz çözümlendi, karar alınma süreci kısaltılmış oldu. Aynı zamanda insan kaynakları fonksiyonlarını doğrudan uygulama sayesinde zaman ve kâğıt israfını önlemede verimlilik kazandırdı. Tüm grup çalışanlarımız izin, avans, eğitim ve vizite taleplerini çevrimiçi yapabilmekte ve kendi hesap pusulalarını görüntüleyebilmekteler. Ayrıca çalışanlarımız anlık mesajlaşma ve e-posta sistemiyle birbirleriyle haberleşebilmekteler. Workcube’de her çalışanımızın kendi kullanıcı adı ve şifresi mevcut. Çalışanlarımız internet üzerinden nerede olurlarsa olsunlar sisteme girerek talepte bulunabilirler, duyuru, bilgi ve mesajlarını kontrol edebilirler. Eğitim talepleri, bilgilerinin güncellenmesi, onay bekleyen işlerin sistem üzerinden onaylanarak akışın sağlanması vb. tüm bunlar portal üzerinden olabilmektedir. En önemlisi sistemin canlı bir organizma gibi olması yani zaman içerisinde kurumun büyümesi doğrultusunda Workcube’un de gelişen teknoloji ve ihtiyaç doğrultusunda geliştirilebilmesi ve değiştirilebilmesi.”

DogaKariyer.Com Yayında İnsan Kaynakları departmanının yönetiminde kurulan ve Workcube İK fonksiyonları ile %100 entegre çalışan Doğa Kariyer Portal’i (www.dogakariyer.com) Doğa İK departmanının dışarıya açılan penceresi. Bu portal üzerinden iş başvuruları alan, boş pozisyonlar için ilanlar yayınlayan, kurumun genel insan kaynakları politikasını aday çalışanlara aktaran, Doğa ile ilgili haberleri ve yönetici makalelerini yayınlayan Doğa İK departmanı aynı zamanda buradan tüm Doğa Koleji çalışanlarının İK çözümüne şifre ile giriş yaparak izin talebi, bilgi güncellemesi v.b. self-servis işlemlerini gerçekleştirmesine imkan sunuyor.   Web önyüz tasarımını da yine Workcube tasarım ve içerik yönetimi araçlarıyla gerçekleştiren İK ekibi, bu siteyi anlık olarak güncelleyebiliyor.   Doğa Kariyer Portalin İşleyişini Kemal Pehlivanoğlu şöyle aktarıyor: “Öncelikle İş başvurularının tamamını Doğa Kariyer üzerinden alıyoruz. Dolayısıyla oraya bırakılan tüm CV’ler Workcube altyapımıza kaydedilmiş oluyor. Yöneticilerimiz de bu CV’leri Workcube altyapısından inceleyip yorum yapabilmekte, boşalan kadrolar için seçim ve işe alım sürecine dahil olabilmekteler. Portalin önemli bir faydası uzun vadeli bilgi yönetiminin etkin ve kalıcı hale getirilmesi. Doğa Koleji’nde gerçekten çalışmak isteyen kişiler arasından seçimin yapılması. Çünkü Doğa Koleji’nde çalışmak isteyen kişiler sayfamızı ziyaret ederek ve başvuru formumuzu doldurarak başvuru yapabiliyor. Bu da bizim için önemli bir nokta.”   Doğa Koleji Hakkında 7 yıl gibi kısa bir zamanda 7 kampüs ve bağımsız anaokullarıyla birlikte 30 okula ulaşan Doğa Koleji, 2002 yılında Beykoz Kampüsü ile başlangıç yaptı. Doğa Okullarının kurucusu ve yönetim kurulu başkanı,  eğitimci Fethi Şimşek beydir. Bugün kurucu temsilciliği ve genel müdürlüğünü Uğur Gazanker’in yürüttüğü Doğa Koleji, benimsediği “Doğa Konseptli Eğitim Modeli” doğrultusunda özgün eğitim programları ile yabancı dil eğitiminden, sosyal projelerine kadar pek çok alanda kendi eğitim felsefesini geliştirmiş ve kısa zamanda Türkiye’nin lider eğitim kurumu haline gelmiştir.   İnsana, eğitime ve en önemlisi geleceğe yatırım yapmanın sorumluluğunu taşıyan Doğa Koleji, eğitim sektöründeki liderliğini “Center of Excellence” (Mükemmeliyet Merkezi) ödülüyle tescilledi. 2007 – 2008 eğitim yılı itibariyle " Akıllı Tahta Teknolojisi"ni anaokullarından liselere kadar tüm sınıflarında kullanmaya başlayan Doğa Koleji, dünyanın en büyük eğitim teknolojisi sağlayıcılarından Promethean firmasının her yıl dünya çapında 3500 eğitim kurumu arasından teknolojiyi en iyi kullanan eğitim kurumuna verdiği "Center of Exellence" (Mükemmeliyet Merkezi) ödülüne layık görüldü.    Sayın Kemal Pehlivanoğlu ve ekibine, verdikleri cevaplar ve Workcube'e zaman ayırdıkları için teşekkür ederiz.