facebook  twitter  google +  linkedin  youtube  rss
Online Demo Erp
Yukarı Çık

İdeal Bir Proje Yöneticisi Nasıl Olmalı?

Yazılım sektöründe çalışan profesyonellere sorduk; sizce ideal bir proje yöneticisi nasıl olmalı? Bugüne kadar farklı ERP projelerinde aktif olarak yer alan IT yöneticileri gerek karakteristik özellikleri gerekse projedeki başarı ve başarızılıklık faktörleriyle “ideal proje yöneticisi”ni anlattılar.

“ERP projeleri zor projeler olup tamamen insan faktörü ön plana çıkmaktadır.”

Tanju Köse - TK Danışmanlık/Danışman

1984 İTÜ Gemi İnşaatı Fakültesi mezunuyum. Yaklaşık 27 senelik sektör tecrübem ve 10 yıllık da ERP tecrübem var. 4 farklı sektörel ERP projesinde proje yöneticiliği yaptım. Ondan önce de gemi inşa projeleri yürütüyordum. Asında projeler birbirine çok benzer. O nedenle öncelikle tüm projeler için ‘genel’, daha sonra da ERP projelerine ‘özel’, ‘olmazsa olmazlar’dan bahsetmek istiyorum. Her projenin bir amacı, bir stratejisi, bir zaman planı, bir bütçesi, bir yöneticisi ve bir proje takımı olmalıdır.

Öncelikle takıma, bu sayılan unsurların açıkça anlatılması ve özümsenmesinin sağlanması gereklidir. Onların projeye adanmaları ve bir başka tabirle projeye kilitleyecek motivasyonun sağlanması önemlidir. Planın çok dikkatli ve yeterli zaman ayrılarak yapılması gerekir. Mutlaka inandırıcı olması da önemli bir şarttır. Proje başladıktan sonra en önemli husus projenin izlenmesidir. Bu, hem zamansal hem de bütçesel bir izlemedir. Sapmalar, hatta sapma riskleri olabildiğince erken tespit edilmeli ve ona göre gerekli önlemler alınmalıdır.

ERP projelerine ‘özel’ hususlara gelince; ERP projeleri zor projeler olup tamamen insan faktörü ön plana çıkmaktadır. İşiniz tamamen insanlarladır, o nedenle iletişime çok dikkat etmek gerekmektedir. Özellikle esas müşteri olan son kullanıcılarla iyi bir iletişim kurmak, onlara mümkün olduğunca –ana hatlarıyla da olsa- resmin bütününü göstermek önemlidir. Bu sayede diğer birimlerin de isteklerini ve tüm işletmeye olan katkılarını daha iyi anlayacaklar ve ‘kendilerince gereksiz’ gördükleri isteklerin aslında ne kadar gerekli olduğunu kavrayacak, böylece daha gönüllü çalışacaklardır.

İşletmenin ihtiyaçlarını çok iyi anlamak, öncelikle ana süreçlerde mutabakat sağlamak ve bunu anlaşılır bir akış şeması ve onu destekleyen prosedürleri hazırlamak, gidişata göre revize etmek gerekmektedir. Aynı şey alt süreçler için de gereklidir.

İyi bir proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli özellikleri şöyle sıralayabiliriz: Tüm süreçlere hakim, ikna kabiliyeti güçlü, kararlılık gerektiren durumlarda inatçı iken gereğinde -özellikle gerginlik durumunda- esneyebilen ve esnetebilen, iletişimi kuvvetli ve çözüm üretme kabiliyetine sahip bir kişi olmalıdır.


“ERP implementasyonlarında yazılımın adı ve proje yöneticisi önemlidir.”

Ferhan Tanrıver - Multimore/ REÇ Giyim Bilgi İşlem Yöneticisi

Proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli özellik tecrübe, daha sonra iletişim yeteneği, modelleme ve risk yönetimi becerisidir. Firmalar ileriye dönük büyümeyi hedeflediği ve daha kurumsal bir yapıya geçmek istediklerinde ERP sistemini tercih etmektedirler. Bunun sebebi sektörlere baktığımızda bu yapıya gecen firmalar her zaman diğerlerine göre bir adım öndedir. Gelişen teknoloji ve sunulan hizmetlerin artmasıyla müşteriye en hızlı ve sağlıklı dönüşler bu yapıyı kullanmaktan geçmektedir.

Firma olarak sizi en iyi ifade eden yazılımı tercih etmeniz, temeli oluşturduğunuz anlamına gelmektedir. Bundan sonraki süreç, ana kolonları iyi belirleyip, tuğlaları yerine düzgün koyabilmektir. Eğer siz aşağıdaki kriterleri sağlayarak o temelin üzerine inşaatı tamamlayabiliyorsanız, o evde rahatlıkla oturabilirsiniz. Fakat bir tuğlayı eksik koyduğunuzda, o ev zamanı gelir ve maalesef yerle bir olur.

Proje yöneticisi demek; firma sahibi gibi profesyonel, kullanıcı gibi basit düşünen, müşteri, iletişim ve performans odaklı olabilendir. Size hangi yazılım sunulursa sunulsun bunları sağlayabiliyorsanız, muhakkak projeniz başarılı olacaktır. İş hayatım boyunca dolaylı veya direk projesini yönettiğim büyük işler oldu. Her bir proje kendinize ve işinize artı değer katmaktadır. Yeter ki her zaman kendinizi geliştirebilesiniz. MULTIMORE olarak Workcube ERP ile bunu başardık, başarmaya da devam edeceğiz.


“Projeyi yönetecek kişi öncelikle vizyon sahibi olmalı.”

Mustafa Şişmanoğlu - Süperkulade IT Müdürü

Bilgi Teknolojilerinde hangi konuda proje yaparsanız yapın, ne istediğinizi bilmek zorundasınız. Bu yüzden ister BT altyapı ister ERP projesi yapın öncelikle işinizi nasıl yapmak istediğinizi tanımlamanız gerekiyor. Proje yöneticisinin görevi de bu noktada başlıyor. Şirketin satın almadan muhasebeye, finanstan satışa, üretimden tedarik zincirine kadar birimlerin iş yapış şekillerini, sonrasında bunların arasındaki bağlantıların tanımlamalarının yapılması ve bunların dökümante edilmesi başarılı bir projenin ilk adımı.

Sonrasında hazırladığınız doküman ihtiyaçlarınızı en iyi karşılayacak ERP yazılımını seçerken doğru ürünü seçmenizde en önemli yardımcınız oluyor. Hangi sunucu yazılımını hangi veritabanı üzerinde çalışacağınız, bunları hangi işletim sistemlerinde kullanacağınız ve en önemlisi ERP sistemini yönetirken ne kadar zaman harcayacağınıza kadar bir çok faktör sizi yönlendiriyor. İçinde bulunduğumuz yıllarda teknoloji o kadar çok ilerliyor ki almayı düşündüğünüz yazılımın çağın neresinde olduğunu gözardı etmemeniz gerekiyor.

Hangi yazılımla çalışacağınıza karar verdikten sonra proje yöneticisi yönetimden aldığı destekle; tüm birimlerde ne yapılacağını belirleyerek proje grubuyla beraber bunların uygulanması için iş planı çıkartmalı, bunun da takipçisi olmalıdır. Ancak siz işlerinizi ne kadar iyi dökümante ederseniz edin karşınıza mutlaka eksiklikler, özel istekler ve sistemle ilgili sorunlar çıkacaktır. Bunların hepsini birebir olarak yazılım firmasına aktarmaktan öte, önce proje ekibiyle analizi yapılmalı sonrasında çıkacak ek talepler yazılım firmasına aktarılmalıdır. Böyle bir proje de çalışanların alışkanlıkları, önünüzde aşmanız gereken bir engel olarak mutlaka çıkacaktır.

Çalışacağınız yazılım firması sizin ne istediğiniz anlayabilmeli, sizden gelen isteklere sabırla cevap verebilmeli, destek konusunda güçlü olmalıdır. Bu projede proje liderinin karşılaşacağı sorunlardan biri, yazılım firmasının birimlerden gelen sorunlara yeterince hızlı cevap verememesidir. Böyle bir durumda stres yönetimi devreye girer ki, iyi yönetilemezse projenin başarısızlığı ile sonuçlanabilir.

Sonuç olarak diyebiliriz ki, bir projeyi yönetecek kişi öncelikle ne istediğini bilmeli, insanları yönetebilmeli ve ilişkileri iyi olmalı, teknoloji ve yazılım konusunda çağı yakalayabilmeli ve vizyon sahibi olmalıdır diye düşünüyorum.


“Projedeki esas aktör; proje yöneticisidir.”

Tarık Üstüner - SMN Group Bilgi İşlem Müdürü

ERP projeleri, temelinde %100 teknik içerikle üretilen projeler değildir.

Büyük bir ağırlığı genel kanının aksine sosyal ilişkiler üzerine kurulmaktadır. Bu nedenledir ki bir ERP projesinin başarıya ulaşmasının temel taşlarından biri o projeyi oluşturan insani faktörlerdir. Her projede olduğu gibi ERP projelerinde de projenin esas aktörü o projenin Proje Yöneticisidir. Bir proje yöneticisinin sahip olması gereken en önemli beşeri özellikleri arasında Liderlik, Örgütleme, Koordinasyon ve İletişim yer alıyor.

Bu bağlamda proje yöneticisinin bu özelliklere sahip olma oranı, projenin başarısını ve başarısızlığını önemli ölçüde etkilemektedir. Projenin paydaşlarıyla kuracağı ilişkiler, projenin planlanması ve bu planın gerçeğe uygun bir şekilde ilerlemesi tamamen proje yöneticisine bağlıdır.

Şu hiç bir zaman unutulmamalıdır ki projenin sahipleri sadece ne istediklerini bilirler. Bunun kendilerine en uygun çözümle sunulması için gerekli çalışmaları ve düzenlemeleri yönetmek, proje yöneticisinin asli sorumluluğudur ve bu çalışmalar bir projenin başarısındaki temel faktördür. Tüm bunlardan hareketle diyebiliriz ki ERP projelerinin başarı kriterleri içerisinde en büyük paydaşlardan biri, o projenin proje yöneticisidir.


“Ne kadar bilirsen bil, söylediklerin karşındakilerin anlayabildiği kadardır.”

Atilla Erol - Prokom Enerji Bilgi İşlem Müdürü

Proje Yöneticisi kavramı geleneksel olarak maddeler halinde belirlenmiş, birçok yerde yayınlanmış ve yayınlanmaya devam etmektedir. Bilimsel verilere dayandırılmış birçok öğretim kurumlarının yayınlarında da bulabileceğimiz İdeal Proje Yönetimi kavramına yeni bir boyut getirmek gerekirse; ERP Proje yöneticisi nasıl biri olmalı sorusunun cevabını tek bir özellikle yalın halde bulamayız.

Genel kavramlar ile yola çıkarsak başarısız bir ekip lideri olmaktan ileri gidemeyiz. Öncelikle hizmet veren ve alan diye 2 ayrı kuruluş olarak düşündüğümüzde hizmet sağlayıcının yaklaşımı firmanın geleceğinin temelleri olmaktadır. Proje yöneticisi, bu süreçte firmasını temsil ettiğini unutmadan, aslında kendi geleceğine de yatırım yaptığını düşünerek dikkatli davranmalıdır. Çünkü firmalar, projenin başlangıcından bitimine kadar aldıkları hizmet kadar hizmeti yönetenlerin yaklaşımını hizmetle eşdeğer tutma eğiliminde olacaktır.

Bu açıdan baktığımızda proje liderinin atasözünde olduğu gibi “Ne kadar bilirsen bil, söylediklerin karşındakilerin anlayabildiği kadardır.” ifadesinin anlam ve önemini kavramış olması gerekmektedir. ERP proje yöneticisinin başarı veya başarısızlığındaki temel nedeni bu atasözünde aramak yeterli olacaktır.

Bookmark and Share
Yayın Tarihi : 01/01/2014
 

 
Facebook

     


Canlı İletişim