Sürekli değişen ekonomi ve rekabet koşulları, iş yapış biçimleri kurumların IT teknolojilerini de değiştirmeye veya dönüştürmeye zorluyor. Bir yandan teknolojinin hızlı devinimi ve dönüşümü de kurumların yaptıkları IT yatırımlarının hızla eskimesine, eldeki teknolojilerin rekabette ve iş yapış biçimlerinde yeterince üretken rol alamamasına sebep oluyor. Yani rakibiniz mobil cihaz entegrasyonuyla sahada daha etkin satış yaparken siz bu alana yatırım yapmadığınız müddetçe rekabette geri kalabiliyorsunuz. Böyle bir ortamda IT Optimizasyonu hiç olmadığı kadar önemli hale geliyor.
Bir yandan yeni yatırım yapma zorunluluğu diğer yandan iyileştirme, yaşatma ve destekleme hizmetlerine dayalı maliyetler söz konusu. Bilgi teknolojileri Optimizasyonunun iki ana kriteri var. Bunlardan biri maliyet, diğeri iş verimliliği ya da başka bir deyimle yapılan yatırımın işletmenizin verimine yaptığı katkı. Son zamanlardaki ekonomik koşullar kurumların IT Optimizasyonunu daha çok maliyetleri kısmak şeklinde algılamasına yol açtı. Öte yandan sektörlere göre de IT Optimizasyonu algılaması değişiyor. Lojistik, tüketici ürünleri gibi sektörlerde IT iş için yapılan yatırımların çok küçük bir parçasını oluşturuyor. Bu açıdan hem maliyeti göze batmıyor hem de işlerin verimliliğindeki kritik rolü daha düşük oluyor. Ama finans, ilaç, teknoloji gibi alanlarda iş yapan kurumlar için IT en önemli girdi konumunda neredeyse. IT'siz iş yapılamıyor ve IT'ye çok büyük yatırımlar yapılıyor. Böyle bir durumda üretkenlik kadar hatta daha çok IT maliyetleri Optimizasyonun birinci önceliği haline geliyor.
IT altyapısı her iki açıdan ele alınarak bir Optimizasyon planı yapılmalıdır.
IT altyapısı hem yönetimsel hem de teknik bileşenlere sahiptir. Yönetimsel tarafta kurumunun şimdiki ve gelecekteki stratejik iş planlarını ve IT stratejilerinin bu stratejik planlarla ne kadar örtüştüğünü belirlemeleri gerekiyor. Yönetim bilgi sisteminin süreçlerinin etkinliği, IT konusunda aktif rol alan çalışanların görev, sorumluluk ve yetenekleri ve değişime hazır olup olmadıkları kontrol edilmeli.
Bilgi Sistemleri bütçesi, satın alma prosedürleri de yine ele alınmalı ve dokümante edilerek kontrol edilmeli. Teknik bileşenler açısından sunucu, iş istasyonu, yazılımlar v.b. tüm IT varlıklar dokümante edilmeli ve bir envanter çıkartılmalı. Ancak elinizde böyle bir envanter var ise IT yatırımınızın getirisini ve götürüsünü ölçebilirsiniz. Atıl donanımlar, yönetim yazılımı süreçlerindeki aksaklıklar belirlenmeli ve buna göre bir aksiyon alınmalı. Bu işin tespit kısmı.
Bundan sonra yapılacaklar ise bu aksaklıkların giderilmesi için çalışmak. Bütünlüklü olarak bu konuda hizmet veren bir IT danışmanlık şirketinden hizmet alınabileceği gibi işletmenin kendi kendine alabileceği önlemler de mevcut. Maliyetleri düşürmede ne yerine nasıl sorusunu sormak gerek. Yani neyden kısalım yerine nasıl kısalım demelisiniz. Belli harcama veya yatırımları yok etmek yerine IT hizmetlerinin en efektif maliyetle gerçekleştirilmesine, satın alınmasına odaklanmak gerek. Outsourcing bu noktada işletmelerin maliyetleri düşürmek için en çok başvurdukları yöntemlerden biri. Ayrıca IT Optimizasyonunun IT harcama ve yatırımlarını kısmak yerine IT'yi kullanarak kurum genelinde maliyetleri kısmak olarak algılanması daha doğru. Bu şekilde bakıldığında eskimiş teknolojilerle yeni ekonomide var olabilmek mümkün olamayabilir. Bazen var olanlardan tamamen vazgeçip en son teknolojiye, donanım ve yazılıma geçmek en doğru Optimizasyon yöntemi olabilir. Bu yüzden kullanılan IT araçlarının kaldıraç etkisini iyi ölçebilmek kurum geneline kazandırdığı (kazandıracağı) üretkenliği ve maliyet avantajlarını iyi belirlemek gerekiyor.
Web tabanlı iş yazılımları, işletmeler için özellikle altyapı gereksinimleri ve add-on yazılımları minimuma indiriyor.
Server tabanlı lisanslama sayesinde yeni kullanıcılar, yeni şubeler için ekstra donanım ve yazılım lisans yatırımı yapmaya gerek kalmıyor. Tüm kullanıcılar sadece internete bağlanarak işlerini yürütebiliyorlar. Bu sayede sürekli bir harcama söz konusu olmuyor. Ayrıca tek bir server üzerinde barınan bir yazılımı yaşatmak ve desteklemek için gereken iş gücü ve maliyet birden çok server ve yazılımı desteklemek için gerekenin kat kat altında kalıyor. Bu anlamda günümüzde Web tabanlı iş yazılımları kurumlarda IT Optimizasyonunun en önemli unsurlarından biri haline geldi diyebiliriz.
Ayrıca özellikle iş yazılımlarında %100 konsolide yazılımlar işletmelerin birden fazla iş yazılımına ve bu yazılımı destekleyen işletim sistemi, veri tabanı yazılımları ve donanımlara ayrıca yatırım yapmasını gereksiz kılıyor. Yani finans, insan kaynakları, pazarlama, satış, proje yönetimi departmanlarına ayrı ayrı yazılım ve altyapı yatırımı yapmak yerine bir tek yazılımla tüm departmanları entegre biçimde tek bir platformda yönetebilme şansı var artık. Bu da IT Optimizasyonu için çok önemli.
Workcube olarak işletmelere tek bir yazılım yatırımıyla tüm iş, operasyon, iletişim ve işbirliği faaliyetlerini tek bir platformda yönetebilme imkanı sunuyoruz. Workcube kullanılan bir işletmede başka hiçbir iş yazılımı kullanma ihtiyacı kalmıyor.
IT Optimizasyonu için en önemli açılımlardan biri de son dönemin popüler konusu Cloud Computing. Cloud Computing de aslında temeli Outsourcing'e dayanan bir IT kullanım biçimi. Veri barındırmadan, network yönetimine, iş yazılımından güvenlik yazılımına kadar her türlü IT ihtiyacını kullandıkça öde modeliyle şirket dışına taşımak mümkün. Internet teknolojileri işletmeler için IT Optimizasyonu konusunda çok önemli fırsatlar sunuyor. Web tabanlı %100 konsolide yazılımlar ve Cloud Computing IT optimizasyonunun en kritik kavramları haline gelmiştir.
Özlem Turhan - YKB Yardımcısı
