NdesigN Mobilya, Workcube e-furniture çözümü ile üretim verimliliğini arttırdı.

Türkiye’nin en büyük mobilya merkezlerinden biri olan İnegöl’de iç ve dış piyasaya yönelik üretim gerçekleştiren Nurhas mobilya sektörde NdesigN markasıyla tanınıyor. İnegöl’de; 8500 oturum/ay kapasitesiyle, toplam 20000 m2 kapalı alan üzerinde yer alan modern tesisinde salon ve oturma grupları üreten Nurhas Mobilya, NdesigN olarak üretiminin %40’ını başta Avrupa’ya olmak üzere, Kuzey Afrika, Ortadoğu ve Arap ülkeleriyle birlikte, dünya’da 33 ülkeye ihraç ediyor.

Workcube’ün dikey çözümlerinden mobilya sektörü için geliştirdiği Workcube e-funiture çözümünün uçtan uca uygulandığı Ndesign E-Dönüşüm projesinin süreçlerini ve bugün gelinen noktayı NdesigN Yönetim Kurulu Başkanı Sayın Ahmet Güleç anlatıyor.

"Workcube’ü 2009 Ocak ayından itibaren faal olarak kullanmaktayız."

2008 kasım ayı başında başladığımız implementasyon sürecini daha önce kullandığımız ticari entegre programı dos tabanlı olmasına rağmen, Workcube’ün kullanım kolaylıkları sebebiyle 2 ay gibi kısa bir sürede bu zor süreci aştık. Bahsetmiş olduğumuz gibi siparişin alınmasıyla başlayan ürün yönetimi sürecinde yaşamış olduğumuz eksikliklerin giderilmesine bağlantılı olarak en kritik iş süreçleri ürün kaydı, sipariş alma ve üretim süreci olarak değerlendirebiliriz.

Workcube e-furniture geçiş ve uygulama sürecini Ezgi Bilgisayar’ın yıllardır bu sektörde elde ettiği gerek idari gerekse üretimdeki sektörel bilgisi sayesinde, en karmaşık süreçlerimizi dahi kısa sürede hiç deneme yapmadan direkt uygulama aşamasına getirip, hemen hemen tüm modülleri aynı anda sorunsuz bir şekilde kullanmayı başardık.

Daha önce kullandığınız bir yazılım var mıydı? Bu çapta bir yazılım ihtiyacı nasıl doğdu?

Firmamızın bilgi işlem sürecindeki ilk kullandığı program, dos ortamında çalışan bir ticari entegre program idi. Programı 2007 sonuna kadar satış, finans ve muhasebe işlemlerimizin çözümü amacıyla kullanıyorduk. Ancak ürün yapımızın getirdiği sorunlar, mağaza ve şubelerimizle entegrasyon ihtiyacımız, pazardaki rekabet gücümüzü arttırmak için e-ticaret gereksinimiz, ISO kapsamında zorunlu işleyişlerden oluşan yazışma trafiği, Üretim ve Satış Sonrası hizmet aşamalarının anlık takip ve kayıt altına alma ihtiyacı, web sayfalarımızın dinamik olarak güncellenmesi gerekliliğinden doğan ihtiyaçlar ve kullandığımız farklı diğer yazılımlardaki dataların birbiriyle entegrasyon ihtiyacı bizi yeni, daha güncel ve daha kapsamlı bir program arayışına itti.

Ahmet Güleç
NdesigN Yönetim Kurulu Başkanı

“Özellikle şube ve mağazalarımızdaki stokları anlık olarak takip etmemiz,

stok maliyetlerinin düşmesi açısından etkili oldu.”

Workcube ile yollarınız nasıl kesişti? Karar verme sürecinden bahseder misiniz.

Firmamızın kuruluşundan bugüne bilgi işlem konusunda çözüm ortağımız Ezgi Bilgisayar’ın firmamızın işleyişindeki özellikle aksayan süreçleri kökünden çözüme ulaştırabilme konusunda Workcube e-furniture çözümünü firmamıza önermesiyle ürünle tanıştık. İşletme içi kurum müdürlerimiz ile yaklaşık 3 ay demo süreci gerçekleştirdik. 3 aylık inceleme sonunda beklentilerimize cevap bulduğumuz, kurumsallaşma sürecinde firmamıza yarar sağlayacağı kanaati ile Workcube e-furniture çözümünü kullanmaya karar verdik.

Workcube e-furniture mobilya sektörüne özelleştirilmiş bir çözüm. Firmanızın ihtiyaçlarına cevap veriyor mu?

Firmamız sektördeki konumu itibariyle özel sektörde müşteri istekleri doğrultusunda sipariş alma ve üretim yöntemiyle üretim yapıyor. Ürün çeşitliliğinin çok olması, bu ürünlere ait ürün reçetelerinin kontrol altına alınamaması gibi sorunlar yaşamamız, özellikle Workcube e-furniture çözümünün esnek ürün yapısı bu sorunumuzun çözümünde etkin rol oynamıştır. Bugün sipariş alımından üretim planlama ve sonlandırma aşamasına kadar Workcube e-furniture’un sağladığı specli ürün yapısı, müşteri istekli sipariş kaydı, sipariş kaydı ile oluşan ürün reçeteleri, iş emri gruplama, üretimden anlık veri toplama sistemi sorunlarımızın çözümünde etkin rol oynamıştır.

"Workcube e-furniture çözümü hızlı ve etkin entegrasyonu sayesinde memnuniyetimizi artırdı."

İmlementasyonda bizim için en kritik sürecin ürün yönetimi, satış siparişi açma, üretim planlama ve sonlandırma süreci olduğunu varsayarsak, Workcube e-furniture çözümü hızlı ve etkin entegrasyonu sayesinde memnuniyetimizi artırdı. Sürecin işleyişini hızlandırması ve kontrol altına alması bizim için en önemli kısım olmuştur. Önceki dönemlerimizde birbirinden kopuk olarak çalışan bazı popüler programlarla bu süreci geçiştirmekteydik. Eski ticari entegre programda ürünlerimizi takip edebilme adına binlerce ürün kartı açmak ve bunlara ait reçeteleri oluşturmak anlamında kullanmaya çalışıyorduk. Ancak sektöre özel olmayan bir başka deyişle tüm sektörlerin ihtiyaçları hesaplanarak kurgulanmış programımızın esnek olmamasından kaynaklı sebeplerden dolayı verim alamıyorduk.

Workcube maliyet ve kar analizi noktasında size nasıl bir fayda sağladı?

Maliyet analizi noktasında bize sağlamış olduğu en önemli fayda, hammadde ürün maliyetlerinin sürekli güncel fiyatlar doğrultusunda, anlık mamül maliyetlerini görme fırsatı yakaladık. Bunu yaparken ekstra çaba harcamadan zaten satın alma kayıtları ile girilen mal alım faturalarının, hammadde maliyetlerini güncelleştirme aşamasında önemli rol oynamasıydı. Özellikle şube ve mağazalarımızdaki stokları anlık olarak takip etmemiz, stok maliyetlerinin düşmesi açısından etkili oldu.

Sevkiyat yönetimini nasıl yapıyorsunuz?

Daha öncesinde sevkiyat planı ve listelerini Excel ortamında manuel olarak oluşturuyorduk. Şu an ise sevk olacak ürünler üretim onay süreciyle birlikte otomatik olarak sevkiyata emir olarak düşüyor. Sipariş sürecindeki verilerle müşterimizin müşterisinin bilgileri de dahil olmak üzere oluşturduğumuz barkodlu etiketleme sistemiyle sevkiyatlarımızı hatasız ve eksiksiz olarak gerçekleştirebiliyoruz.

“Workcube üzerinde satış, satın alma, üretim planlama ve üretim, muhasebe, insan kaynakları, finans, bütçe ve servis yönetimi modülleri olup, B2B partner
portalımız ve Şube Yönetimi modüllerini de faal olarak kullanmaktayız.”

Workcube’ün Stok takibi ve Satış Sonrası Hizmetlerindeki süreçlere katkısı ne oldu?

Oluşturduğumuz ürün mamül ağaçları sayesinde üretim planlamanın hemen ardından oluşan iç taleplerin manuel olarak değil de programın kendi içinde oluşturduğu analizler sayesinde üretim öncesi siparişlerin termin ve tesliminde çok büyük katkı sağladı. Şu an farklı depolarımızın farklı lokasyonlarındaki gerek mamül, gerek yarı mamül gerekse hammadde miktarları ile satış, satın alma, sipariş ve üretim rezervelerini oluşturarak buna bağlı üretim talep ve emirleriyle oluşan üretim rezervelerini harmanlayabiliyoruz. Böylece aldığımız stok seviye durum raporları doğrultusunda fazla stok depolama ihtiyacı zorunluluk olmaktan çıkıyor. Bu doğrultuda ihtiyaçlarımızı kısa terminlerle temin edebildiğimiz için stok maliyetlerimizi de düşürmüş oluyoruz. Özellikle Satış Sonrası Hizmet (SSH) sürecinde gerçekleşmiş olan servis işlemlerinin firmaya olan mali yansımalarının yanı sıra hammadde stok kayıtlarının takibi ve sevkiyatlarının doğru ve düzenli olarak sevk edilmesi noktasında faydalı olmuştur.

Workcube’ün şirketinize faydaları ne oldu?

Programın web tabanlı olması, şube Yönetim Modülü ve partner portallarının olması ve bu uygulamaların zenginliği sayesinde, içerisinde bulunduğumuz kurumsallaşma sürecinde firmamızı daha etkin konuma ulaştırdı. Özellikle Workcube e-furniture çözümüne has İletişim ve uyarı sistemleri ile bürokrasiden kurtulduğumuzu, sadece işletme içi kurumlar arasındaki onay yazışmalarında kullandığımız kırtasiye ve baskı makinelerinin oluşturduğu maliyet, bilhassa bu yazışmalarda harcadığımız zaman maliyetinin ortadan kalkması en önemli kazançlarımızdandır.

“İşletme içi kurum müdürlerimiz ile yaklaşık 3 ay demo süreci gerçekleştirdik. 3 aylık inceleme sonunda beklentilerimize cevap bulduğumuz, kurumsallaşma sürecinde firmamıza yarar sağlayacağı kanaati ile Workcube e-furniture çözümünü kullanmaya karar verdik. Eski ticari entegre programda ürünlerimizi takip edebilme adına binlerce ürün kartı açmak ve bunlara ait reçeteleri oluşturarak kullanmaya çalışıyorduk. Ancak sektöre özel olmayan bir başka deyişle tüm sektörlerin ihtiyaçları hesaplanarak kurgulanmış programımızın esnek olmamasından kaynaklı sebeplerden dolayı verim alamıyorduk."

“BT entegrasyonunda sadece MRP’nin doğru yapılandırılması bile işletme açısından büyük bir kazançtır.”

Workcube İş Ortaklarından Ezgi Bilgisayar, başta mobilya olmak üzere sektörel yazılımlar sunan Bursa’nın köklü bilişim firmalarından. 3 yıldır aktif olarak Workcube iş ortağı olan ve farklı Workcube e-dönüşüm projelerini hayata geçiren Ezgi Bilgisayar Genel Müdürü Zeki Anıl Gülşen ile mobilya sektörü ve sektörün bilgi teknolojilerine bakışını konuştuk.

Zeki Anıl Gülşen/Ezgi Bilgisayar

Ne zamandır bilişim sektöründesiniz?

1987 yılında başladığım Bilgisayar Programlama Kursunda elde ettiğim temeller sayesinde sektöre adım attım. 1989’a kadar bazı iş kollarına program yazarken, bir taraftan geliştirdiğim bilgileri paylaşma adına özel guruplara eğitimler verdim. Bugün onlardan bazıları profesyonel olarak bizzat bu mesleği sürdürmekte. 1989’da Ezgi Bilgisayar’ı kurdum ve 21 yıldır sektördeyim.

Bölgemizde Mobilya, iş kolu olarak ülke çapında farklı bir yerde. Hammadde üretimiyle, lokal merkezli lojistik ağı ile kümeleşmeyi başarmış olan mobilya sektörünün Ar-Ge, tasarım, reklam ve bilgi-işlem gibi hizmetlerin de bu bölgede gelişmesi kaçınılmazdır. Bu bağlamda Ezgi Bilgisayar olarak, mobilya ağırlıklı sektörel yazılımlara gereken önemi vererek, üretimden sevkiyata, pazarlamadan satın almaya her birimin sorunlarına kurumsal çözüm ve uygulamalar geliştirdik.

“2000’li yılların başında gerek BT sektöründeki gelişmeler gerek Mobilya sektöründe üretim yapan işletmelerin büyümesi sonucu ortaya çıkan kurumsal gereksinimler, gerekse ulusal hatta küresel alanda mobilya pazarındaki rekabete ayak uyduracak teknolojik ihtiyaçlar bu iki sektörü birbirinden ayrılmaz iki partner haline getirdi.”

Mobilya sektörünün bilgi teknolojilerine bakış açısı nasıl?
Bilgi işlemin gelişmeye başladığı 90’lı yıllarda mobilya sektörünün yazılım ve bilgi işlem ihtiyaçlarına ticari entegre olarak adlandırdığımız muhasebe programları yeterli geliyordu. Ancak 2000’li yılların başında gerek BT sektöründeki gelişmeler gerek Mobilya sektöründe üretim yapan işletmelerin büyümesi sonucu ortaya çıkan kurumsal gereksinimler, gerekse ulusal hatta küresel alanda mobilya pazarındaki rekabete ayak uyduracak teknolojik ihtiyaçlar bu iki sektörü birbirinden ayrılmaz iki partner haline getirdi. Bugün birçok işletme sektörel yazılımları elde etmek için araştırma yapmakta hatta bazı işletmelerin bünyesinde oluşturduğu yazılım birimlerine bütçelerinde azımsanmayacak pay ayırmakta.

Mobilya, üretime dayalı istihdamı yüksek bir sektör. İnsan kaynağının doğurduğu hatalar ve birde fazla uygulamayla yönetilen işletmelere doğurduğu olumsuzluklar neler?

Modüler Mobilya Üretimi, Boyalı Ahşap Mobilya Üretimi ve Koltuk Üretimi her ne kadar aynı sektörde yer alsa da kurumsal alanda idari ve finansman işlemleri aynı olmasına karşın üretim planlama, üretimi gerçekleştirme, üretim sonrası depolama ve sevkiyat işlemleri birbirinden farklı ve her birinin kendine has özel işletme yöntemlerine ihtiyaçları var. Örneğin; Koltuk Üretimin butik (müşteri tercihli model) takibi, satış siparişi girişinden üretim planlamaya, malzeme iç talebinden üretim gerçekleştirmeye, depolamadan sevkiyata kadar müşteri odaklı takip gerektirmektedir. Modüler mobilya üretimi stoğa dayalı üretim olmasına rağmen, ürünün demonte yapısı (paketler halinde) üretim, depolama ve sevkiyat esnasında işletmeleri hataya zorlayan birçok etken mevcuttur. Boyalı ahşap mobilya üretimi ise modüler mobilya üretiminin tüm sorunlarını üzerinde barındırdığı gibi ek olarak her parti üretiminin, üretimden son kullanıcıya ulaşıncaya kadar takibinin yapılması, gerek Satış Sonrası Hizmet gerekse ulusal veya uluslar arası standartlara uyum açısından azami özen gerektirmekte.

İşletmelerin birbirinden kopuk bilgi adacıkları çevresinde yönetilmeleri işletmelere ne gibi olumsuzluklar doğuruyor?

Sektöre ayak uyduramayan yazılımlar sayesinde, kurumlar arası bilgi entegrasyonu sağlanamamakta, bilgiler farklı program ve databaselerde bölüm ihtiyacını giderecek seviyede işlenerek saklanmaktadır. Bu sebepledir ki; kurumlar arası bilgiye ulaşma ihtiyacı, verilerin farklı ortamlarda kayıtlı olmasından dolayı zaman kaybına yol açmaktadır. Ayrıca benzer bilgilerin sürekli farklı programlarda tekrarlanarak işlenmesi zaman kaybına yol açtığı gibi personel sayısının artmasına ve hatalara sebebiyet vermektedir. Bu da daha fazla maliyet ve prestij kaybı demektir.

BT entegrasyonunda sadece MRP’nin doğru yapılandırılması bile işletme açısından büyük bir kazançtır. Ancak zamanın getirdiği rekabet ortamı işletmelere bununla yetinmemeyi, üretim malzeme planlamayla beraber, üretim süreçlerini de planlayan MRPII’yi, nihayetinde tüm kurumsal işlemleri planlayan ve kontrol eden ERP’yi mecbur kılmaktadır. Bunun yanında işletmeler müşteri memnuniyeti ve markalaşma yolunda ERP’ye entegre bir CRM yazılımına sahip olmalıdır. Pazar rekabetinde bir adım önde olmak için e-ticaret uygulamalarına (B2B), (B2C) entegre olmak artık kaçınılmaz ve ötelenemez bir gerçektir.

Mobilya sektöründeki firmalar yazılım seçerken nelere dikkat etmeli?

Tüm sektörlerin dikkat etmesi gereken ortak özelliklerle beraber, mobilya sektöründeki firmaların ayrıca tercih edecekleri programda mutlaka sahip olması gereken özelliklerin başında konfigüre edilebilir ürün yapısı, demonte ürün yapısı, üst ürün (takım) tanımı, Parti (Lot) bazlı stok takip, el terminali ile çalışma, üretimden anlık veri toplama,tek cari hesapta farklı cari döküm alabilme (döviz bazlı ya da bağlantı, vadeli, peşin, karşılıksız çek hesabı vb.), entegre şube-mağaza-franchise yönetimi, operasyonel üretim, iş emirlerini gruplayarak toplu üretim sonuçlandırma, specli (müşteri odaklı) satış siparişi açabilme fonksiyonları kapsam dahilinde olmalıdır.

Doğru bir yazılıma sahip olmak demek sorunu toptan çözmek demek değildir. Sadece çözüm gereksinimlerinin bir maddesinin yerine getirilmesidir. Kararlı ve sorgulayıcı yönetim mekanizması, bilgi yeterliliğine sahip birim sorumluları, tecrübesini kanıtlamış uygulama danışmanları da projenin diğer önemli parçaları olduğu unutulmamalıdır.

"İşletmelerin BT entegrasyonunu gerçekleştirirken çoğunlukla hayal kırıklığına uğradığına şahit olmaktayım.”

Büyük bütçelerle uzun uygulama dönemindeki kaybedilen telafisiz zaman, işletmeleri bilgi işlem entegrasyonundan uzaklaştırıp, ilkel yöntemlere özendirmektedir. Sektörde iştigal eden işletmelerin yukarıda farklılıklarını sıralamaya çalıştığım üretim şekillerine göre donanımlı personel, doğru yazılım ve doğru uygulama (implamentation) çözümlerini elde etmek zorundadırlar.

Bu teknolojiyi sorunsuz elde etmenin yolu genel olarak her sektörün kullanabileceği yazılımların aksine mobilya sektörünün ihtiyaçlarına cevap verebilecek çağdaş ve esnek bir yazılım teknolojisine sahip, denenmiş ve mutlaka başarıya ulaşmış bir yazılım olmalıdır. Aynı zamanda sektördeki süreçleri bilen, sorunlara satıştan finansa, muhasebeden insan kaynaklarına, ürün yapılandırmadan üretim planlamaya, üretimden sevkiyata işletmenin her alanında entegre çözüm önerebilen, danışman ve implementasyon uzmanıyla çalışmalıdır.

EZGİ BİLGİSAYAR bilgi işlem cihazları satışı, bunlara ilişkin yazılım üretimi ve pazarlanması, bilhassa çok kullanıcılı sistemlerde özel çözümler geliştirilmesi konularında ticari faaliyetlerde bulunmak maksadı ile 1989 yılında kurulmuştur.