|
Proje yönetimi farklı kişilere farklı anlamlar verebilir. Birçok durumda yöneticiler zaten yürümekte olan projeleri olduğunu ve böylece kendilerinin de proje yönetimi uyguladıklarını düşünebilmektedir. Proje yönetimi bazı projeleri uygulamaya koymak ve yürütmek değil, işin doğrudan proje yönetimi mantığı ve olanakları ile yapılandırılmasıyla ortaya çıkmaktadır. Proje yönetimi, kuruluş içinde kaynakların düşey ve yatay hareketlerini daha etkili organize ve kontrol ederek ortaya çıkmaktadır. Buna göre düşey ve yatay sorumlulukların nasıl oluşturulacağı proje yönetimi tekniğinin özünü oluşturmaktadır. Bu anlayışla proje yönetimi aşağıda verildiği gibi tanımlanabilir.
Proje yönetimi; bir kuruluşun potansiyel işlere cevap verecek fonksiyonel departmanlar olarak değil, gerçek olarak tanımlanmış, amaçları ve sonuçları belirlenmiş, uygun bir şekilde kadrolanmış ve finanse edilmiş aktivitelerin planlanması, organize edilmesi, yönetilmesi, kontrol edilmesi ve yapılanması olarak tanımlanabilir. Bunun gerçekleşebilmesi için kuruluş yapılanmasının alışılmış düşey bürokratik hiyerarşiler yerine, takımlardan oluşan yatay enformatik ilişkilerden oluşması gerekmektedir.
Enformatik ve Proje Yönetimi
Proje yönetimi modeli, "yapılsa iyi olur" şeklinde çıkarak yaygın bir yönetim modeli haline dönüşmüştür. Proje yönetimi değişken ve karmaşık koşullar karşısında yöneticilere kontrol ve disiplin aracı olarak hizmet vermektedir. Proje yönetimi yaklaşımı oldukça modern ve yeni bir yaklaşımdır. Enformatik teknolojisinin gelişmesi ve bu tür bir yaklaşıma etkin bir destek sağlayabilmesi proje yönetimini günümüzün yaygın bir yönetim tekniği haline dönüştürmüştür. Bu tekniğin uygulanabilmesi için yönetim felsefelerinin ve örgütsel tasarımların yeniden yapılanması gerekmektedir. Otuz yıl kadar öncesi proje yönetimi teknikleri sadece büyük ölçekli savunma ve inşaat projelerinde uygulanabilmekteydi. Günümüzde ise bu teknikler ve yönetim anlayışı hemen her sektörde geçerli olabilmektedir. Bu sektörler savunma, inşaat, kimya, ilaç, hastane, belediye v.s. olarak verilebilir.
Burada enformatik teknolojilerinin yöneticilere sağladığı büyük olanaklar önemli rol oynamaktadır. Proje yönetimi mevcut organizasyon yapılarının da gözden geçirilip yeniden yapılandırılmasını gerektirmektedir. Bürokratik omurgalı geleneksel yapıların aşırı formel ve kalıplaşmış olması değişen koşullara hızlı reaksiyon vermelerini engellemektedir. Bunların yerini enformatik omurgalı MATRIX ve NETWORK yapılı kuruluşlar almaktadır. Bu yapılar genel olarak fonksiyonel departmanlar yerine proje yapılanmasını ön görmekte ve enformatik teknolojiler proje yönetimine büyük kolaylıklar getirmektedir. Bu tür yapılar hem iç hem de dış değişimleri algılamakta ve hızlı reaksiyon vermekte başarılı olmaktadır.
Proje Yönetiminde Bilgisayar Sistemlerinin Rolü
Bilgi-işlem yöneticileri için proje yönetimi bir yaşam tarzı olacaktır. 1970'lerden bu yana, çapraz fonksiyonel katılımlı karmaşık ve sistematik bilgisayar sistemlerine ilişkin çalışmalar proje yönetiminin gelişimini hızlandırmıştır.
Yazılım proje planlama modelleri gittikçe çok daha fazla kullanılacaktır.Akla yatkın olan, proje yöneticilerinin evleri dışında daha çok çalışacakları olmasına rağmen bugünkü eğilim, klasik hiyerarşik organizasyonların yerine MATRIX ve NETWORK organizasyonların geçeceğidir. Bireyler ya da gruplar, evlerinden iletişim teknolojilerini kullanarak çalışabileceklerdir.Ne var ki, stratejik karar merkezi ve organizasyonel merkezler firma bünyesinde kalacaktır.Büyük projeleri bilgisayar bağlantıları kurarak bir arada izlemek mümkün olacaktır.
Akıllı terminaller, proje kontrolünde artan bir role sahip olacaklardır. Ekranlardan dakika dakika maliyet kontrolü yapılabilecektir.Düzenleyici faaliyet ve ödünleşim (trade off) analizi anında yapılabilecektir.Stok kontrol problemleri tarihe karışacaktır. Proje yöneticileri projelerini tümüyle görebilecek hatta ortak kullandıkları kaynakları diğer projelerde de izleyebileceklerdir.
Proje Yöneticisinin Rolü
Matrix organizasyonun esnekliği ve proje yöneticisinin projeye ilişkin değişikliklere adaptasyon kabiliyeti, varlığının sürecini gösterecektir. Tekrarlayan operasyonlarda otomasyon ve bilgi işlem teknikleri, teknolojinin yettiği oranda en etkin çözümü verecektir. Sadece, ilk ve tek olan projelerde, (örneğin Ar-Ge projeleri) proje yöneticisinin liderliğine ihtiyaç duyulacaktır.
Aşağıdaki Proje Yönetimi Becerileri Gelecekte Önemli Olacaktır:
- Mevcut kaynak kısıtları ve performans gereksinimleri altında sonuç üretebilmek. Proje amaçlarına ve bunların nasıl başarılacağına ilişkin kesin planlamaya bütünsel bakış ile gerçekleşir.
- Proje ekibini yönlendirmek için gerekli olan liderlik.Sonuçların raporlanması ve kontrolü ile ilgili geri besleme otomatik olacağından çok fazla uğraş gerektirmeyecektir.
- Kaynaklar arasında ortaya çıkan çatışmaların çözümlenmesinde iletişimi kullanmak.Gelecekte bilgisayar - insan çatışmasının da çıkabileceği hayal edilebilir.
Geleceğin proje yöneticisi bir tek projelerin operasyonel planlamasıyla ilgili olacaktır. Bilgisayar, her ne kadar gerçekçi katkıda bulunsa da alternatiflerin tanımlanmasında, farklı ortamların tahmin edilip, testlerin yapılmasında, amaçlara ulaşmak için operasyonel planın düzenlenmesinde başarısız olabilir. Proje yöneticisinin sistem bakışı, doğru alternatifleri seçmesinde ve seçilmiş eylem planının uygulanmasında proje ekibine liderlik edebilmesini sağlayacaktır.
Proje Yöneticisi Seçimi Ve Eğitimi
Gelecekte proje yöneticilerinin daha çok sorumluluk üstleneceklerini düşünürsek, eğitimlerini değerlendirmek önemli hale gelmektedir. Formal eğitim, proje yöneticileri için iş hayatında tam anlamıyla bir ölçü olmamakta, değişen dünya koşullarına ayak uydurabilmek için kendilerini sürekli güncellemeleri gerekmektedir. Aldıkları formal eğitim disiplininin yanı sıra, iletişim ve genel yönetim becerilerine, insan - makine - bilgisayar ilişkileri konusunda bilgiye, devlet kaynaklı kısıtlar hakkında bilgiye, politik kararların içeriklerini anlamaya, iş ekonomisine bütünsel bakmaya ve insan davranışını anlamaya gereksinim duyacaklardır. Üniversiteler, lisans ve lisansüstü proje yönetimi eğitimleri vermeye başlayacaktır.
Performans Ölçümü
Güçlü bilgi sistemleri, uygun kontrol gelişimi, geri besleme ve rapor şablonları ile yönetsel performansların değerlendirilmesi oldukça tarafsız bir hale gelecektir.Bilgi sistemi veri tabanı (MIS) kullanımı, kesin analizi ve proje yöneticisi çalışma sonuçlarının daha iyi değerlendirilmesini sağlayacaktır.
Tam bilgi ve güçlü bilgisayar desteği olduğunda yönetsel performansın gerçekçi değerlendirilmesi “operasyonel planımızdan saparsak ne olur?” ya da “planımızı tam anlamıyla gerçekleştirirsek ne olur?” gibi sorulara cevap vermekle mümkün olacaktır.Üst yönetimin belirlediği stratejik hedeflerin kalitesi projenin amacının uygunluğunu gösterir.Geleceğin proje yöneticilerince yapılacak operasyonel planlamanın kalitesi projenin başarısını belirleyecektir.
Teknolojinin iş hayatına girişi uzmanlıkların sektörel özelliklere sahip olmasını gerektirmeyecek, bir mühendis her türlü üretim/hizmet sistemini Girdi-Süreç-Çıktı esasına dayanarak tasarlayıp, yürütebilecektir.
ERP, CRM, SCM fonksiyonlarıyla %100 bütünleşik proje yönetimi sunan Workcube Proje ve İş Yönetimi Çözümü, bütçe, fatura, finans, muhasebe, stok, sipariş yönetimi, satınalma v.b. diğer Workcube modülleri ile tam bir entegrasyon içindedir.
Workcube Proje Yönetimi Çözümü Detayları İçin Tıklayınız.
Doç.Dr. Kutlu Merih
|
