STARAX Workcube İle Kurumsallaşmada Önemli Bir Adım Attı

Starax’ın kaç bayisi var, hangi bölgelerde konumlandınız?
Hemen hemen her ilde toplam 300 bayimiz var.Bayimiz olmayan birkaç ilimiz vardı, bir hızla onlara da bir bayilik verdik. Dünyada ise şu anda 48 ülkede yaklaşık 150 tane müşterimiz var diyelim. Sene sonu hedefimiz bunu 55 ülkeye çıkartıp, müşteri sayımızı 200’lere yaklaştırmak. Yurt içinde belirli bir doygunluk olsada arada gelenler, gidenler oluyor.

Workcube şirketinizin hangi birimlerde kullanılıyor?
Alp Çimenoğlu: Workcube’ü insan kaynakları, satış pazarlama, fatura, irsaliye, satın alma ve üretimin de dahil olduğu, satın almadan ürün teslimine kadar olan tüm süreçlerde kullanıyoruz. Öncelikle fatura, irsaliye, stoklar, insan kaynakları bunlar hepsi birlikte yürütülmüş. Projeye biraz tersden başlanmış olsa da birkaç implementasyon uygulamasıyla birçok modülü kullanabilir hale getirerek işleri yoluna koyduk diyebiliriz. Proje liderliğini yaptığım Workcube e-dönüşüm projesinde biri ihracattan diğeri üretimden iki kişi daha benimle birlikte çalışıyor. Projeyi Admin Bilişim ile birlikte devraldığımızda birçok girilmiş veri vardı. Biz bu verilerin ne aşamada olduğuna baktık, çok da fazla bir şey değiştirmedik.

Ayşe Işıl - Admin Bilişim: Biz ilk kurulum sürecinde zaten yoktuk, projeye Alp Bey ile dahil olduk.

Alp Çimenoğlu: Ben bu işi devir alırken iyi bir iş ortağına ihtiyacım vardı, bundan önceki firmamda Workcube projesini Admin yürüttüğü için oradan bir tanışıklık ve iş birliğimiz olmuştu. Tabii bu konuda Workcube ile de görüştük ve onların da rızasıyla Admin ile projeye başladık. Workcube’ün mobilya sektöründe Doğtaş, Mepa gibi referanslarının olması, firmayı önceden tanıyor ve yeteneklerini biliyor olmam Workcube’e devam etme konusunda beni teşvik eden noktalardı.

Eski yazılımız DOS tabanlı ve oldukça sıkıntılı bir programdı, raporlama yok denecek kadar azdı. İşletmenin gerek yönetimsel gerekse üretim ve operasyonel açıdan büyümesi, özellikle raporlamaya ve resmin bütününü görmeye olan ihtiyacı arttırmış. Workcube’ün de raporlama ayağı güçlü olduğu için Workcube’e geçiş kararı kolay alınmış. Daha öncesinde herşey kağıt üzerindeymiş. Burası bir aile şirketi ve güvene dayalı bir yapı var. Ben buraya başladığımda yönetim Workcube’den vazgeçmek üzereydi, yeni bir program arıyorlardı. Açıkcası proje yürütülememiş çünkü işin başında olaya global bakabilecek, nerde, ne zaman nereye müdahale etmesi gerektiğini bilen birisi olmadığı için proje hayata geçirilememiş. Bende bir ERP uzmanı değilim ama kurumsal yazılım konusunda bir geçmişim ve daha öncesinde bir Workcube deneyimim olduğu için projeyi devraldım. Herşeyi yeniden düzenledik, projeyi yeniden ayağa kaldırdık.

Şimdi birkaç düzenlememiz var onları da yaptıktan sonra çok daha verimli olacağını düşünüyorum. Mesela şu an İntranet altındaki forum sayfasını da kullanmaya başladık. Kurum içinde herkesin bir şekilde programa alışması ve beraberinde kurum içi iletişimi sağlamak için forum önemliydi. Daha önce raporlama diye bir şey yoktu mesela, ne satış bölümünde ne de ihracatta. Sadece patronlar sorarsa sözlü raporlama yapılıyordu. Şu ana kadar bunu hala mail ve onların bana gönderdikleri rapor formatında yapıyorken bunu Workcube’deki uygulamaya uygun hale getirdik.

İK uygulaması ne aşamada?
Üretimden sonra İK uygulamasına geçtik. İK veri tabanı ile ilgili düzenlemelerimizi bitirdik. PDKS ile entegrasyon ve kontrol aşaması var. Onun dışında süreçler tamamlandı. Süreçlerin üzerinden biraz daha geçerek ve istişare ederek artık her şey sistem üzerinden yapılacak dememiz lazım.

Proje yöneticileri olarak kullanıcı dirençlerini nasıl değerlendiriyorsunuz?
Ayşe Işıl – Admin Bilişim: Ben genel olarak kullanıcıların işi ötelemelerini anlıyorum, bunu da saygıyla karşılıyorum. Çünkü iki farklı sistemi eş zamanlı, paralel yürütmek ciddi emek isteyen bir şey. Starax’ta ki çalışanların iş yapış biçimlerinde çok ciddi bir iş disiplini ve sorumluluğu var. Katıldığım nadir toplantılarda bunu fark ettim, bu çok önemli bir avantaj aslında. Yani bu kültürü Workcube’e taşıdığımızda kısa zamanda çok daha katma değerli sonuçlar elde edeceğimizden eminim. Hayatlarından alıştıkları kısır programı çıkarıp, tüm operasyonlar Workcube’e taşındıktan sonraki sonuçlarla karşılaştıklarında çalışanlar motive olacaktır diye düşünüyorum. Burada çok oturmuş bir iş disiplini var. Çalışanların Workcube ile ilgili beklentilerini sorguladığımızda görüyoruz ki herkes ne iş yapacağının ve sonucunun bilincinde.

Alp Çimenoğlu: Doğru sorular sorulmaya başladı, o çok önemli. Biz o soruların sorulmasını bekliyoruz aslında. O soruları sormaya başladıkları anda zaten anlıyorsunuz ki bu işin içine girmişler ve doğru yerlerde doğru şeylere yaklaşıyorlar. İnsanların çekimserlikleri epeyce azalmış olsa da umutsuzluk başlamıştı. O umutsuzluğu tekrar umut haline getirip, sistemin yeniden düzgün hale geldiğini, işlediğini gösterdik ve o inancı da tekrar kazandırdık. Bundan sonra artık raporlamalar noktasında da yönetime de bir şeyler gösterdiğimizde epeyce bir yol kat etmiş olacağız.

Ayşe Işıl: Asında belki bizim programa olan inancı ve motivasyonu artırmak için birinci evrede yapmamız gereken, bir yazılıma yatırım yapılmasının direk sonuçlarını göstermek. Operasyon bir şekilde yürüyor ama şirketin bakış açısına önemli değer katacak stratejik önemi olan raporları bizim başta yönetime sunuyor olmamız, birinci derecedeki hedefimiz olmalı. Yönetime bunun gerekliliğini fark ettirdikten sonra, yöneticilerin bu raporlar olmadan masasına oturup iş yapamayacak hale gelmesi bizim temel amacımız olmalı.

Alp Çimenoğlu: Bugüne kadar burada hiç rapor almamış bir yönetime bu raporları sunduğum zaman, yönetim birçok elemanın iş yapmadığını düşünüyordu ve benimle paylaşıyordu. Satış destek ekibinden arkadaşların olduğu bir toplantıda kendilerine “kalem açsanız bile, yazın” dedim. Buraya ilk geldiğimde kendilerine ne iş yapıyorsunuz diye sorduğumda 10 maddelik bir iş tanımı vermişlerdi bana. Bu toplantıdan bir süre sonra aynı soruyu sorduğumda ise bir günde 40-50 madde iş sıralayabilir hale geldiler. Ondan sonra oturduk, dedim ki şimdi bu maddelerden kalem açtıklarınızı çıkartın bakalım kaç tane kalıyor, rakam otuza düştü. Bizim buradaki görevimiz de bu aslında. Orada oturup hadi şunu şöyle yapalım, bunu böyle yapalımdan daha ziyade yol göstermek. Yönetime de bundan sonra sizlere çok daha komplike ve satış grafikleriyle donanmış, satıcıların nerelerde gezdiğini gösteren raporlar sunacağız dedim. Şimdi üst yönetim de yapılanları görüyor, tek tuşla istedikleri raporları alabileceklerini biliyor. Birinden bir şey beklemeden tek tıkla sistemden istediği bilgiye ulaşmanın konforunu yaşamak bir yönetici için çok önemli. O gün kaç kişi işe gelmiş, kimler gelmemiş bir patron için en önemli konulardan biridir. Şu an bu paylaşım insan kaynakları, idari işler müdürü üzerinden sözel olarak yapılıyor.

Elimizde hızlı şekilde bu bilgilere anında ulaşabileceğimiz bir sistem var. İK tarafını da Workcube’e geçirdiğimizde bunun kolaylığını yönetim de yaşamaya başlayacak. Bizim için önemli olan konulardan bir tanesi de bütçe. Bütçeyi Workcube ile kurgulandırmak istiyoruz. Bu konuda Admin Bilişim’den destek istiyoruz. Bütçeyi Workcube ile yönetmek de burada yapacağımız en önemli işlerden bir tanesi olacak.

Ayşe Işıl: Burada Workcube’ün bütçesini kullandığımız anda bu operasyonu planlamakla kalmayacağız, aynı anda entegre bir sistem olmasının artısını yaşayarak; planlanan gerçekleşen ilişkisini de kurduracağız. Dolayısıyla siz bir dönem sonraki bütçeyi yaparken elinizde çok ciddi bir KnowHow olacak. Bu satış hedeflerinin ve özellikle satış politikalarının belirlenmesi için çok ciddi bir argüman.

Alp Çimenoğlu: Bir ERP projesine başlamadan önce şirketin iyi analiz edilmesi gerekiyor. Tüm yöneticilerin bir araya gelip, iş süreçlerini çıkarmaları ve kimler nerde ne iş yapıyor bunu çizdikten sonra yazılım proje-destek ekibiyle paylaşması gerekiyor. Burada projede süreç üretimden başlatılmış ilk etapta, buradaki süreçlere ve operasyonlara bakıldığında en sıkıntılı ve en kritik süreç olarak üretim görüldüğü ve eski programda da zaten bunu yapamıyoruz dendiği için buradan başlanmış sanırım. Halbuki doğru bir stok yönetimi, doğru bir süreç ve iş tanımı olmadan başlanmış olması nedeniyle ilk aşamada tıkanmış proje, yoksa doğru süreç analizleri ve planlamayla çok kısa sürede proje hayata geçerdi ve zaman kaybı yaşanmazdı.

Bir ERP projesinde mutlaka içerde ERP projesini yönetecek bir ekip olmalı. Bu IT departmanı olabilir, daha önce ERP kullanmış biri olabilir ki bu süreçlerde aslında bence en uygun profil endüstri mühendisidir. ERP programı kullanmış bir endüstri mühendisi olsa iyi olur değil, mutlaka olmalıdır. Çünkü oradaki bakış açısı daha komplike ve olaya global bakabilmek önemli. Ben bir mühendis değilim ama olaylara bakış açım daha üstten ve global, tek bir tarafa bakmıyorsunuz. Böylece nerelerle etkileşimde olabileceği ve ne sonuçlar doğurabileceğini görebiliyorsunuz. İnsanları bir kere motive etmeniz gerekiyor. Yani sadece üstten bu programı getirip bunu kullanacaksınız demekle hiç kimse bunu kullanmıyor. Önce o programın çalışanlar nezdinde ne tür faydaları olacağını, getireceği ek iş yükünü bilmek ve kullanıcılara belirtmek gerekiyor. Mesela eski programın klavye kullanımı çok yoğunken artık mouse ile işlem yapacaklarsa bunu kullanıcılara iyi açıklamanız gerekiyor.

Proje çalışanları kritiktir, implementasyonda içerdeki eleman, uygulayan danışman ve firma yaklaşımları çok önemli, kurumu ve kişiyi ürkütmemeli. Ayrıca üst yönetime 50.000 - 60.000 Dolar verdikleri zaman bu projenin bitmiş olacağını düşünmemeleri gerektiğini baştan belirtmeli. Üst yönetimi 70 gün, 80 gün öngörülen implementasyon süresi olacak, sonrasında bu işin yaşatma maliyeti gibi giderlerinin olacağına dair baştan uyarmak lazım. Bu önemli bir kısım çünkü sonrasında yaşanacak olumsuz durumlarda en önemli etken. Her seferinde yeni bir şey istendiğinde onun bir maliyeti olduğunu yönetimin önüne koyduğunuzda, onun gerekliliğini gerçekten anlatmanız gerekiyor ki onu kabul etsinler.

CRM tarafında neler yapıyorsunuz?
CRM de açıkçası önceki programdan kaynaklanan bir sıkıntı vardı, onları toparladık. Cari hesaplarda, ticari kartlarda telefonlar yoktu mesela. Telefonlar Excel’de tutuluyordu. Yurtdışı müşterilerinin iletişim bilgileri eksikti, onları da tamamladık. Bütün müşterilerin hem sanal ortamda hem de fiziksel ortamda birer dosyası oldu. Dosya içerisinde mağaza metre karesinden tutun da ortaklık yapısına kadar bütün bilgilerini tamamladık. Çok yaygın bir kampanya yönetimimiz yok. Ama bu ilerde olmayacak anlamına gelmiyor. Workcube içerisindeki Kampanya yönetimi de mutlaka uygulayacağımız bölümlerden bir tanesi olacak. Şu an ki yaptığımız çalışmalar, genelde fax ile oluyor ama tabi bu işler tamamlandıktan sonra e-mailinglere başlayacağız. LMS modülünü oluşturduktan sonra ürün tanıtımlarını veya ürünün kullanım ve montajıyla ilgili videolar hazırlayıp, paylaşabileceğimizi biliyorum, o günleri de göreceğiz inşallah.

İleride oluşturacağımız B2B portal ile istediğimiz bayilerin en azından stoklarını görmeleri, siparişlerini verebilmeleri, en basit düzeyde bile olsa bunu sağlamayı düşünüyorum. Portal üzerinden gönderdiğimiz duyuruları ve maillleri almalarını sağlamak istiyorum. Şöyle bir sıkıntı da var tabii, sektör hırdavat, nalburiye, üretici, marangoz gibi işçilik üzerine kurulu olduğu için çok fazla bilgisayarla haşır neşir değiller. Dolayısıyla burda %100 B2B ile herkese ulaşma şansımız olmayacak belki ama ulaşabileceğimiz bayi oranı % 60-70. Bunlar bizim çalışmayı tercih ettiğimiz bayii yapısına sahip olduğu için bir taraftan da esas sipariş alacağımız, satış yapacağımız bayi kitlesine B2B ile ulaşmış olacağımızı tahmin ediyorum.

Ayşe Işıl: B2B portal üzerinden ürünün görseli, kodu ve kategorisi ile diğer tüm detaylara bir sayfadan ulaşabilmenin lüksünü yaşayan bir bayinin kısa zamanda portale uyum sağlayacağını düşünüyorum. Bizim B2B ile oturttuğumuz çatı hakikaten çok fonksiyonel oldu. Workcube’ün bu anlamda B2B’si çok güçlü. ERP’den bağımsız bir yapı olmadığı için B2B’yi kullanmanın zorluğunu ve operasyon güçlüğünü yaşamıyorsunuz. Ana merkezde yeni bir ürün tanımladığınızda, yeni bir fiyat politikası uyguladığınızda özellikle ihracatlı, dövize bağlı fiyatlı anlık kurla ilgili güncellemelerinizi yaptığınızda karşı taraf da aynı sistem üzerinden bu güncellemeleri görüyor olacak. Yani sistemin içerisinde yaşayan bir B2B’den bahsediyoruz. Workcube içerisindeki içerik yönetimi modülü yardımıyla bu Portalı kolayca tasarlayıp, yönetebiliyorsunuz. Bu nedenle hayal ettiğinizden çok daha olumlu sonuçlar alınacağını düşünüyorum.

Star Aksesuar Hakkında
STAR Mutfak ve Mobilya Aksesuarları, 1996 yılında mutfak ve mobilya aksesuarları sektöründe hizmet vermek üzere kurulmuştur. STAR, 15. yılında İstanbul Beylikdüzü’nde 12.000 m2’lik kapalı alana sahip fabrikası, 8.000 m2’lik depolama alanı ve 250’ye yakın genç ve dinamik çalışanı ile kalitesinden ödün vermeden üretim ve satış hizmeti vermektedir. Müşterilerinin ihtiyaçlarına doğru çözümler üreten STAR; STARAX ve LUCIDO markaları ile fonksiyonel, estetik ve kaliteli ürünler sunmaktadır.

Ürün grupları arasında, Kiler Sistemleri, ergonomik Tezgah Altı ve Köşe Dolabı Üniteleri, mutfaklarınıza yeni bir estetik anlayışı getiren Set Arası Aksesuarlar, dolap içi kullanım alanları açan Raf Grupları, hayatınızı kolaylaştıran Gardrop Aksesuarları, Çok amaçlı Kolon Grupları, Banyo Aksesuarları, Sürme Kapak ve Ray Sistemleri (Lucido) yer almaktadır. Ürünlerini yurt içi ve yurt dışında 300’ü aşkın Yetkili Satış Noktası ile tüketicinin beğenisine sunarken, müşterilerinin yaşam tarzını kolaylaştırmayı ve farklılıştırmayı hedeflemektedir. Müşterilerinin değişen ihtiyaçlarının farkında olarak her zaman esnek, öncü ve yaratıcı ürün ve hizmetler tasarlayıp sunmaktadır.
www.staraksesuar.com.tr