|
|
28 yıldır Bilişim sektöründe olan Tesan, 3.000’e yakın ürünü Workcube üzerinde yönetiyor.
|
1983 yılından beri mobil, kablolu, kablosuz, ses, veri, görüntü ve güvenlik ağları ile bilişim sektöründe faaliyet gösteren Tesan, Workcube ERP’yi A'dan Z'ye tüm fonksiyonları ile kullanan firmalardan.
|
.jpg) |
|
Workcube’e geçiş yapmadan öncedağınık bir iş yönetimi olan Tesan, tüm organizasyon yapısını tek çatı altında toplamak ve iş verimliliğini arttırmak için konsolide bir ERP arayışına girmiş. Uzun arayışlar sonunda tüm ihtiyaçlarını karşıladığına karar verdikleri Workcube ile yeni bir yapılanmaya giden ve 3 yıldır başarı ile kullanan Tesan’ın e-dönüşümünü kurumun IT Yöneticisi Kamber Alarslan anlatıyor.
|
|
Daha önce kullandığınız bir yazılım var mıydı?
Evet, Workcube’den önce kullandığımız bir yazılım vardı ama bazı araçları eksikti. B2B, B2C, Teknik servis, Call Center, ERP, Fiziki kaynak yönetimi, CRM gibi tüm fonksiyonları içinde barındıran bir sisteme ihtiyacımız vardı. Şirket içinde farklı programlar kullanmamalıyız diye düşündük. İhtiyacımız olan araçları içinde barındıran bütünlük bir yapıya sahip bir ERP arayışına girdik ve bu aşamada birçok yazılımı inceledik. Aynı süreçte şirket çalışanlarımızdan birinin vasıtasıyla daha önce tanışma fırsatı bulduğumuz Workcube yetkilileriyle bir araya geldik. Workcube’ü ilk gördüğümüzde ve detaylı incelediğimizde uzun zamandır aradığımız programın bu olduğunu anlamış ve o anda bize uygun olan yazılımın Workcube olması gerektiğinin kararını vermiştik.
Workcube firmanıza ne gibi faydalar sağladı?
Workcube’ün yararlarını saymakla bitirebileceğimi zannetmiyorum. İnternetin olduğu her yerden yer ve mekan sınırı olmadan sisteme erişebiliyor olmak, öncelikli artılarından. Ekstra bir program kurmadan internet bağlantısı olan ve Internet Explorer yüklü olan her bilgisayardan Workcube’e bağlanmanız mümkün. Maliyetlerimizi artık net olarak hesaplayıp her daim bilgi alabiliyoruz. Tek tuşa basarak artık şirketimizin tüm departmanlarının karlılığını hesaplayabiliyoruz. Tüm hesaplarımızı (cari, stok, banka v.s.) ekstra bir çaba harcamadan istediğimiz döviz cinsinden görebiliyoruz ki bu bizim içim tarif edilemez bir öneme sahip. Yapısının aşırı esnek olması yapmak istediğimiz her şey için bize her türlü imkanı sunmakta.
|
 |
|
"Windows’dan Web tabanlı uygulamaya geçiş sürecinde kullanıcıların zorlanacağını biliyorduk ama buna hazırlıklıydık.
Çünkü Workcube’e ve çalışan kalitemize olan inancımız tamdı.
Tecrübelerimize güveniyorduk, bu dönemin sonunda elde edeceğimiz faydaları da düşünerek çalışmaya devam ettik ve sonunda başarılı olduk."
|
İmplementasyon sürecinde şirket ve çalışanlar olarak zorlandınız mı?
Workcube’e geçiş aşamasında biraz zorlandık diyebilirim, hatta İlk bir hafta kabus gibiydi. Ama bu sürecin bu şekilde gelişeceğini tahmin ediyorduk. Çünkü Workcube’e geçiş yapmadan önce kullandığımız yazılım Windows tabanlıydı ve çok uzun zamandır kullanıyorduk. Windows’dan Web tabanlı uygulamaya geçişte kullanıcıların zorlanacağını biliyorduk ama buna hazırlıklıydık. Çünkü Workcube’e ve çalışan kalitemize olan inancımız tamdı. Tecrübelerimize de güvendiğimiz için bu dönemin sonunda elde edeceğimiz faydaları da düşünerek çalışmaya devam ettik ve sonunda başarılı olduk. Değerli Yönetim Kurulu üyelerimizin biz proje ekibini her aşamada desteklemeleri de süreci başarıya ulaştıran etkenlerin başında geldi.
Ne kadar süre sonra Workcube’ü kullanmaya başladınız?
İmplementasyon sürecine erken başlamamıza rağmen, iş yoğunluğumuz nedeni ile asıl başlama vuruşunu Workcube, şirketimizde kullanılmaya başlamadan 1 ay önce yaptığımızı gönül rahatlığı ile söyleyebilirim. Çünkü biliyorduk ki ne yaparsak yapalım, ne kadar denersek deneyelim gerçek ortamda programı kullanmaya başlamadan programı kullanmış sayılmayacaktık. Kullanıma başladıktan 2 ay gibi kısa bir zaman sonra istediğimiz seviyeye yaklaştık. Yani bizim büyüklüğümüzde bir şirket için 3 ay gibi kısa bir sürede Workcube’ü şirketimize implemente ettik. Burada Workcube çalışanları ile kendi çalışanlarımızın özverili çabalarını göz ardı etmek ya da burada zikretmeden geçmek haksızlık olur diye düşünüyorum. Ayrıca Bilişim firması olmamız nedeni ile insan kaynakları profilimizin teknolojiye yatkın olması da bizim bu başarıyı yakalamamızda etkili oldu diyebiliriz. Ama az önce bahsettiğim gibi Workcube’ün aşırı esnek yapısı, program üzerinde geliştirimleri sınırsız kıldığından halen bazı şeyleri iyileştirdiğimizi söyleyebilirim.
Proje ekibini net olarak ayırmak mümkün değil. Çünkü her aşamasında Yönetim kurulumuzda dahil ilgili tüm personelimiz projeye her türlü desteği sağladı. Yani herkes projenin bir parçasıydı. O yüzden “Proje Destek Çekirdek Ekibimiz” 3 kişi olmasına rağmen tüm personelimiz sanki proje ekibinde çalışıyor gibiydi.
|
| Workcube’un şirketinize implementasyonunda en kritik süreç hangisiydi?
Bizim için en kritik süreç maliyetlerin istediğimiz seviyeye getirilmesiydi. Diğer kısımları kolay aşmamıza rağmen şirketimizin özel maliyet gereksinimleri, karışık maliyetlendirme yapısı nedeni ile maliyetleri sistem üzerinde doğru görebilmek için Workcube ile beraber uzun mesailer harcadık. Ve nihayetinde de harika bir maliyet tutma yapısı oluşturduk. Bu sinerjinin sistemi kullanan diğer kullanıcılara da faydalı olduğunu umuyorum.
“Maliyetlerimizi artık net olarak hesaplayıp her daim bilgi alabiliyoruz. Tek tuşla tüm departmanların karlılığını hesaplayabiliyoruz. Tüm hesaplarımızı (cari, stok, banka v.s.) ekstra bir çaba harcamadan istediğimiz döviz cinsinden görebiliyoruz ki bu bizim içim tarif edilemez bir öneme sahip”.
|
.jpg)
|
| Satış ve satın alma sipariş yönetimi nasıl çalışıyor?
Tüm satış ve satın alma işlemlerini Workcube üzerinden takip ediyoruz. Bizim işimiz çoğunlukla teklif alınmadan yapıldığı için teklif modülünü kullanmadan satış temsilcilerimiz siparişlerimizi sisteme işler. Daha sonra ilgili birimde yetki verilen bir arkadaşımız siparişe bakar eğer sipariş ile ilgili herhangi bir sorun yoksa siparişi onaylar. Sipariş onaylandığında eğer süreçte tanımlamış olduğumuz risk kriterlerine takılmamışsa sipariş otomatik olarak depodaki arkadaşlarımızın ekranlarına düşer. Depoda çalışan arkadaşlarımız da ilgili siparişi 1-2 tuşa basarak faturaya ya da irsaliyeye çevirirler.
Satın alma sürecimiz de benzer bir yöntem ile takip edilmektedir. Öncelikli olarak siparişleri kimin geçtiğini görebiliyorsunuz. Depoda çalışan arkadaşlarımız sipariş üzerinde oynama yapamazlar. Bu da olası birçok yanlışlığın önlenmesi demektir. Şirketimizde, işimizin doğası gereği çok fazla satın alma yapan arkadaşımız var. Eğer satın almaları sistem üzerinden tutmazsak o satın almayı kimin yaptığını takip etmemiz de oldukça zor maalesef.
|
| "Biliyorduk ki ne yaparsak yapalım, ne kadar denersek deneyelim gerçek ortamda programı kullanmaya başlamadan programı kullanmış sayılmayacaktık. Kullanıma başladıktan 2 ay gibi kısa bir zaman sonra istediğimiz seviyeye yaklaştık. Yani bizim büyüklüğümüzde bir şirket için 3 ay gibi kısa bir sürede Wrokcube’ü şirketimize implemente ettik." |
|
"Workcube ile birlikte B2B portali de hayata geçti".
Tesan’ın bayileriyle olan tüm iş ve iş birliğini etkin olarak yürüttükleri B2B portalini de Workcube implementasyonuyla birlikte hayata geçirdiklerini belirten Kamber Bey, “B2B portalimiz
www.tesanburada.com üzerinde istediğimiz her şeyi yönetebiliyoruz. Workcube’ün esnek yapısı sayesinde biz ne istiyorsak o kadarlık kısmı yönetiyoruz” diyor.
|
 |
|
Portalin hazırlık aşamasında zorlandınız mı?
Hayır, fazla zorlandığımızı söyleyemem. Ancak o zaman yeterince zaman ayıramadığımızı düşündüğümüz için portalımızı daha görsel ve kullanışlı olarak yeniden hazırladık. B2B portalı için yeni bir departman kurduk.
Eski sistemde ürün yöneticilerimiz kendi ürünlerinin bilgilerini girer ve B2B portalında satışa sunarlardı. Üye ve ürün yönetimi için ekstra bir çaba sarf etmezdik. Sisteminize tanımladığınız üyelerimiz eğer istersek küçük bir çaba ile aynı anda B2B portalınızın da kullanıcısı olabiliyorlardı. Bu yüzden herhangi bir departman kurma gereksinimi hissetmedik. B2B den gelen siparişler otomatik olarak sipariş onaylayan kullanıcıların ekranlarına düştüğü için özel bir çaba içine girmemiştik. Bugün B2B portalımız olan www.tesanburada.com 'u artık daha fazla işler hale getirdik.
Portal geliştirimlerini kim yapıyor?
Portalin yönetimini Workcube ile ortak yapıyoruz. Onun haricinde her birim Workcube’ün içerik yönetimi ile kendisi yapıyor. Kullanımı çok basit olduğu için dışarıdan destek almıyoruz.
Tesan Hakkında
Bilişim sektöründe faaliyet gösteren TESAN, 1 Ocak 1983 tarihinde kuruldu. Şu anda yaklaşık 160 kişilik genç, dinamik ve tecrübeli kadrosu ile iş ortaklarına 2.500 m²’lik ofis ve 3.000 m²’lik depo alanlarında hizmet sunuyor. TESAN ürün gamı, Bireysel Ürünler ile Kurumsal Ürün ve Çözümler olmak üzere iki ana kategoriden oluşmakta. Bireysel ürün grubunda, Telekom Ürünleri, Cep Telefonu ve Aksesuarları ile IT ve Teknoloji ürünleri yer alırken, Kurumsal Ürün ve Çözümlerde firmaların ihtiyacı olan Ses, Data ve Görüntü sistemleri sunmakta. TESAN, kategorilerinin lideri olan birçok markanın distribütörlüğünü yaparken, tescilli markası Ttec Plus altında geniş bir ürün yelpazesine sahip. Çağa uygun vizyonu ve iş ortaklarıyla yarattığı sinerjiyi sürekli geliştirmeye çalışan firma, 2008 yılı cirosu ile "Interpro Haziran 2009 İlk 500 Bilişim Şirketi" araştırmasında; "Sabit Uç Birim Donanımı" (Dect, kablolu telefonlar, faks, vb.) dalında 1. ve Genel Listede 64. sırada yer almıştır.
TESAN kurumlara ve bireylere tüm iletişim ihtiyaçlarını tek kaynaktan sağlama konforunu yaşatmak için çalışmaktadır. Tasan ürünleri hakkında daha fazla bilgi ve yeniliklere www.tesan.com.tr web sitesi ziyaret edebilirsiniz.
|
|
|
|
|
|
|
|
