Workcube İmplementasyon Aşamaları | Workcube E-Business,ERP,E-İŞ,CRM,SCM,HR,İnsan Kaynakları

Workcube; kurumların e-iş yeteneklerini arttırmak ve Workcube uygulamasını kurumlara bir defada ve kesin olarak yerleştirmek amacıyla Workcube Uygulama Metodolojisini geliştirmiştir.

Sesli Anlatım İçin Tıklayınız.

Workcube, tüm iş süreçlerini kapsayan ve e-dönüşüm hedefleyen bir E-Business Platformudur. Workcube yazılımları işletmelerde faydalı bir model olan Workcube Implementasyon Metodolojisi ile hayata geçmektedir. Bu metodoloji 8 aşamadan oluşan ve her aşamada işletmeyi örgütsel olarak ileriye taşıyacak hamleler ve yaklaşımlar içeren konsept, kavram ve araçsallıktan oluşmaktadır.

Strateji ve İş Planı
Kurumsal strateji ve iş planı hazırlığı
(Var olan planlar ve stratejiler ile Workcube arasında uyum ve hedef birliğinin sağlanması)

1. aşama e-iş stratejisinin oluşturulması ve işletmelerde e-iş kavramının tam anlamıyla yerleştirilmesi çalışmalarını kapsar. Günümüz işletmeleri için can yakıcı önemli sorulardan biri internetin sebep olduğu veya olacağı değişimlere göre işletmemi nasıl konumlandırmalıyım sorusudur. Bugün sınırların olmadığı, ürün ve hizmetlerin bir tıklama ile ulaşıldığı, mal ve paranın serbestçe dolaştığı, yeni bir dünyadayız. Rakiplerimiz artık çevremizdekilerle sınırlı değil. Daha fazla işbirliğine, güçbirliğine ihtiyaç duymaktayız. Bu ve benzer yaklaşımlar işletmelerin geleceğini yakından ilgilendiriyor. Tüm bu olan bitene karşı nasıl ayakta kalacağız.

Bugün işletmeler strateji yaparken interneti ve etkilerini dikkate almak durumunda. Bir başka deyişle her işletmenin bir e-iş stratejisine ihtiyacı var. E-İş sadece bir teknoloji değil aynı zamanda yepyeni bir iş yapma biçimidir. Konvansiyonel iş yapış biçimleri ile webin ruhunu birleştirme faaliyetidir. Gittiği limanı bilmeyen gemi için rüzgarın nerden estiğinin önemi olmadığı gibi stratejik iş planı olmayan bir işletmenin hangi bilgi sistemini kullandığının da bir önemi yoktur. Biz Workcube olarak işletme stratejileri ile uyumlu bir bilgi sistemi kuruyoruz ve işletmenin e-iş stratejisini geliştiriyoruz.

Proje Planlama ve Kurumsal Bilgi Tabanının Oluşturulması

Proje Yönetimi, Literatür, Süreç, Dökümantasyon
2. aşama işletmenin stratejik iş hedefleri ve öncelikleri doğrultusunda proje planının hazırlanmasıdır. Workcube Proje Yönetim sistemi ile planlanan projeler, adım adım hayata geçirilirken tüm süreç workcube yazılımı üzerinde takip edilir. İşler, toplantılar, toplantı tutanakları, belgeler, zaman harcamaları, harcamalar, yazışmalar... Workcube aynı zamanda işletmenin iletişim ve işbirliği platformuna dönüşür.

Kaynakların Yeniden Düzenlenmesi ve Ele Alınması
İnsan Kaynakları, Fiziki Kaynaklar, Finansal Kaynaklar, İş Network’ü vb. Kaynakların tasnifi ve Workcube üzerinde organize edilmesi.

İşletme kaynaklarının yeniden düzenlenmesi, tasnif edilmesi 3. aşamada gerçekleşir. 3. aşama 4 bölümden oluşur.

1. İşletmenin beşeri kaynaklarının düzenlenmesi. Bu bölümde Organizasyonel planlama, roller, yetkiler, işe alım, çalışanların bilgilerinin düzenlenmesi gbi bir çok İK fonksiyonu hayata geçirilir.
2. İşletmenin fiziki kaynaklarının düzenlenmesi 3. aşamanın 2. bölümünde gerçekleşir. Araçlar, ekipmanlar, tesisler, IT varlıkları gibi tüm fiziki varlıklar sistem üzerinde yönetilecek bir yapıya kavuşmuş olur.
3. Bu aşamada diğer bir bölüm ise işletmenin finansal kaynaklarının düzenlenmesidir. Bankalar, krediler, menkul kıymetler gibi işletmenin finansal varlıkları daha iyi yönetilebilir hale gelir.
4. Son olarak iş networkü düzenlenir. Workcube tüm bireysel, kurumsal müşterileri, tedarikçileri işletme kaynakları içinde ele alır. Üye yönetim sistemleri ile işletme değerine katkı sağlayan bir veritabanı oluşturulur.

Ürün/Stok/Fiyat/Kalite Tasarımı
Değer üretilen ana faaliyet alanına ilişkin tasarımlar yapılır.

4. aşama, ne alıyoruz, ne satıyoruz, nerede depoluyoruz, nasıl üreteceğiz, kalite standartlarımız neler gibi soruların yazılım üzerinde ceveplanmasından oluşur... Bu aşamada ürün bilgi sistemi, stok, depolama, fiyatlama, kalite, ürün ağaçları gibi workcube fonksiyonları devereye alınır. Bu aşama işletmenin kalite tasarımını yapıldığı aşamadır.

Bütçe Altında Mali Disiplin, Hedeflerle Yönetim
Bütçe, Kota, Hedef, Risk, Harcama-Maliyet, Muhasebe

Implementasyon bu aşamaya geldiğinde Workcube üzerinde çalışanlar, iş ortakları, fiziki ve finansal kaynaklar tarif edilmiş, Stoklar, hizmetler, fiyatlar, kalite standartları oluşturulmuştur. Operasyonel aşamaya geçmeden önce Workcube Bütçe altında mali disiplin, hedeflerle yönetim ilkelerinin hayata geçirileceği 5. aşamaya geçer. 5. aşamada bütçeler yapılır, satış planlama araçları devreye alınır, kotalar planlanır, hedefler verilir. Böylelikle işletme performansının ölçülebileceği bir yapı kurulur.

Temel İş Fonksiyonlarının Süreçlerinin Tasarlanması ve Workcube Üzerinde Bu Süreçlerin Sürdürülebilir Hale Getirilmesi
İş Akışları, Ar-GE, Talep Oluşturma, Satın Ama, Üretim, Depolama, Satış, Sevk, Faturalama, Ödeme, Satış Sonrası Hizmetler, Tamir Bakım vd...

Artık operasyonel işlemlerin yapılacağı 6. aşamaya geçebiliriz.Bu aşamada süreklilik arzeden tüm işlemler vardır. Bir yandan iş akış tasarımları yapılır, diğer yandan iş akışları hayata geçirilir.

Kampanya ve Pazarlama araçları,

Fırsat, teklif, sipariş gibi satınalma ve satış işlemleri,

Üretim planlama ve üretim faaliyetleri,

Sevkiyat, depolama gibi lojistik süreçler,

İthalat ve ihracat işlemleri,

Call center, garanti takip, servis, montaj gibi işlemler,

Anlaşmalar, abonelikler,

Faturalama ve fatura kontrolleri, harcamalar,

Banka, kasa, çek, senet, kredi kartı işlemleri gibi tüm finansal operasyonlar,

Bordrolama ve özlük işleri gibi İK süreçleri bu aşamada hayata geçirilir.

Süreçlere Self Servis İş Ortaklarının ve Müşterilerin Katılımının Sağlanması
Partner Business Portal, Public Portal, B2B, B2C

İç süreçlerini Workcube E-İş platformu üzerine taşıyan, uzak ofislerini, depolarını, grup şirketlerini gerçek zamanlı intranet yapısına eriştiren işletme 7. aşamaya geçer.

Bu aşama tedarikçilerin, müşterilerin, satış kanalının, potansiyel çalışanların süreçlere katılımını amaçlar. Diğer bir ifadeyle B2B, B2C sistemlerinin kurulması sağlanır.

Workcube ile sınırsız sayıda extranet ve internet sitesi kurulabilir.

Bayii portali, tedarikçi portali, servis portali, kurumsal müşteri portali, kariyer portal, müşteri fun klupleri, internet siteleri ile değer zincirindeki tüm iş networkü süreçlerin bir parçası yapılır.

Raporlama, İyileştirme ve Performans Odaklılık
Balanced ScoreCard, Executive Raporlama, İyişetiştirme ve izleme.
8. Aşama konsolidasyon, izleme, iyileştirme aşamasıdır.

Bu aşamada executive raporlama, sistem performansının iyileştirilmesi, süreçlerin daha da hızılandırılması, sistem kullanımında iyileştirme ve kurum kültürünün pozitif yönde gelişmesi sağlanır. 8. aşama sürekli iyileşmeyi hedefleyen ve sonu olamayan faaliyetler bütünüdür.

Workcube Implementasyon Metodolojisinin hedefi işletmenin e-dönüşümünü başarıyla gerçekleştirmek ve işletmeyi sanal, gerçek zamanlı bir yapıya kavuşturmaktır. Workcube özellikle grup şirketleri, holdingler için benzersiz bir platformdur.

Başarılı bir Workcube yerleştirme işlemi için aşağıdaki aşamalar izlenir.

Aşama 1 – Proje Planlama ve proje başlangıcı

adım 1 – Proje Planı
iş 1 – Proje tanımının yapılması
iş 2 – Proje yönetim planının oluşturulması

adım 2 – Yazılım ihtiyaçlarının ve proje kapsamının tespiti
iş 1 – Workcube uygulaması için iş fonksiyonlarının tanımlanması (modüller)
iş 2 – Uygulamada kullanılacak platformun tanımlanması 3. parti yazılım ve donanım seçilmesi
iş 3 – Kapasite Planının hazırlanması (Network/donanım/yazılım)
iş 3 – Workcube'ün veri alışverişinde bulunacağı sistemlerin tespiti ve bu sistemler hakkında detaylı bilgi edinme
iş 4 – Workcube'ün bu sistemlerle nasıl veri alışverişinde bulunacağının detaylı olarak tanımlanması

adım 3 – Bütçe ve Aktivite Planı
iş 1 – Proje Bütçesinin onaylanması
iş 2 – Aktiviteler için süre / tarih / maliyet çizelgesinin hazırlanması

adım 4 – Proje başlangıcı
iş 1 – Proje ekibinin oluşturulması ve görev dağılımı
iş 2 – Proje ekibinin eğitilmesi
iş 3 – Proje Kaynaklarının temini ve ön satınalmaların yapılması
iş 4 – Projeye finansal desteğin sağlanması (harcamalar)

Aşama 2 – Workcube Kurulum ve Yayına Geçiş

adım 1 – Workcube Kurulum

iş 1 – 3. parti yazılım ve donanım tedariği
iş 2 – Workcube Business Objects Konfigürasyonu

iş 2 – Workcube Installation
iş 3 – Sistem Ayarları ve Portal Yayını

adım 2 – Örnekleme ve Test Yayın stratejisi
iş 1 – Proje ekibinin ve rollerinin Workcube üzerinde gerçekleştirilmesi
iş 2 – Workcube proje ve iletişim yönetimi eğitimi
iş 3 – Örnekleme senaryolarının hazırlanması ve görevlendirme (Senaryo şablonları Workcube literatür içinde)
iş 4 – İş süreçlerin tasarlanması (Workcube Süreç Tasarımcısı ile)
iş 5 – Proje getirilerinin senaryolar doğrultusunda tanımlanması
iş 6 – Aktiviteler için süre / tarih / maliyet çizelgesinin update edilmesi

Aşama 3 – Yerleştirme ve Uyarlama

adım 1 – Ayarlar
iş 1 – Parametrelerin set edilmesi
iş 2 – Organizasyon ve İş Gücü
iş 3 – İş Networkü
iş 4 – Varlıklar
iş 5 – Ürün/Stok
iş 6 – Operasyonlar

adım 2 – Fokus Kullanıcılar ve Workcube
iş 1 – Fokus kullanıcı grubun senaryoları Workcube üzerinde gerçekleştirmesi ve oluşan durumları bildirmesi (WorkNet Proje)
iş 2 – Fokus kullanıcı grubun raporlama beklentilerinin analizi
iş 3 – Kullanıcı beklentilerine uygun Workcube yordamlarının karşılaştırması ve fokus kullanıcı toplantı ve mülakatları. Mülakatlar sonucunda beklentilerin uyarlama/düzeltme işine dönüştürülmesi
iş 4 – Uyarlama ve düzeltme işlerinin tesbiti
iş 5 – Raporlama ihtiyaçlarının tesbiti
iş 6 – Aktiviteler için süre / tarih / maliyet çizelgesinin update edilmesi

adım 3 – Uyarlama ve Düzeltme
iş 1 – Fonksiyonlara göre konfigüratörler (konfigürasyondan sorumlu developer) arasında görev dağılımının yapılması
iş 2 – Eklentilerin uygulanması
iş 3 – Eklentilerin test edilmesi
iş 4 – Prezentasyon/output şablonların konfigürasyonu
iş 5 – Değişikliklerin master veri tabanına uygulanması
iş 6 – Uyarlama ve düzeltme işlerinin onaylanması
iş 7 – Raporların tasarlanması ve test edilmesi, onaylanması

Aşama 4 – Sürümün Kabülü

adım 1 – Workcube Production son düzenlemeler
iş 1 - Değişikliklerin master veri tabanına uygulanması
iş 2 - Değişikliklerin master Workcube'e uygulanması
iş 2 - Özelleştirilmiş WorkCube kontrol ve test edilmesi

adım 2 – Kalite kontrollerinin yapılması
iş 1 – Kalite kontrollerinin yapılması ve problemlerin fixlenmesi

adım 3 – Değişiklik ve düzeltme taleplerinin değerlendirilmesi
iş 1 – Kullanıcı geri dönüşlerinin alınması
iş 2 – Değişiklik tahminlerinin ve tespitlerinin yapılması
iş 3 – Değişikliklerin görüşülmesi ve öncelik sırasına konulması
iş 4 – WorkCube'ün yayına hazır hale gelmesi

adım 4 – Dökümantasyon ve Kılavuz
iş 1 – Uyarlama dökümantasyonunun hazırlanması
iş 2 – Helpdeskin özelleştirilmesi

Aşama 5 – Production

adım 1 – Production için Ayarlar
iş 1 – Parametrelerin set edilmesi
iş 2 – Organizasyon ve İş Gücü
iş 3 - İş Networkü
iş 4 - Varlıklar
iş 5 - Ürün/Stok
iş 6 - Operasyonların

Aşama 6 – Veri Aktarımı

adım 1 – Veri aktarımı stratejisinin tespiti
iş 1 – Veri kaynaklarının dökümünün yapılması
iş 2 – Harici verileri elde etme
iş 3 – Veri entegrasyonunu değerlendirme
iş 4 – Otomatik veri aktarımı ile manuel veri aktarımını karşılaştırma
iş 5 – Veri aktarımı yaklaşımını belirleme
iş 6 – Backup ve recovery stratejilerinin tespiti
iş 7 – Veri aktarımı testlerinin geliştirilmesi

adım 2 – Veri aktarımı süreçlerinin dizayn edilmesi
iş 1 – Veri aktarımı rutinlerinin dizayn edilmesi
iş 2 – Workcube Veri aktarım arayüzü algoritmasının doğrulanması
iş 3 – Manuel veri girişi süreçlerinin dizayn edilmesi

adım 3 – Veri aktarımı proseslerinin yapılandırılması
iş 1 – Veri yükleme scriptlerinin yazılması
iş 2 – Batch Proseslerin (toplu veri aktarımı) oluşturulması

adım 4 – Veri yüklemenin gerçekleştirilmesi ve doğrulanması
iş 1 – Veri yükleme rutinlerinin gerçekleştirilmesi
iş 3 – Veri yüklemenin doğrulanması
iş 4 – Otomatik veri aktarımı rutinlerinin birbirileriyle uyumlu hale getirmek, birbirileriyle bağdaştırma
iş 5 – Manuel veri aktarımını gerçekleştirme

Aşama 7 – Teknik Kontrol ve eksiklerin giderilmesi

adım 1 – Teknik mimari

iş 1 – Workcube teknik altyapısının gözden geçirilmesi ve gerekli iyileştirmeler
iş 2 – Network bant genişliği ihtiyaçlarının giderilmesi
iş 3 - Network bağlantılarının kurulması
iş 4 – Database büyüklüğü ve yönetimi için gerekenlerin yapılması
iş 5 – Sunucu ölçekleme/cluster ihtiyaçlarının kontrolü ve gerekli iyileştirmeler

Aşama 8 – Yaygınlaştırma

adım 1 – Yaygınlaştırma
iş 1 – Önceliklere göre kullanıcı katılım planının hazırlanması
iş 2 – Pozisyonların, görevlerin ve sorumlulukların doğrulanması
iş 3 – Kullanıcı ve Yetki gruplarının hazırlanması
iş 4 – Sistem yöneticilerinin tanımlanması ve yetkilendirilmesi

Aşama 9 – Eğitim

adım 1 – Kültürel değişim hazırlıkları
iş 1 – Eğitim stratejisinin tayin edilmesi
iş 2 – Kullanıcı prosedürlerinin geliştirilmesi
iş 3 – Kullanıcı eğtimi ihtiyaçlarının tanımlanması
iş 4 – Kullanıcı gruplarına göre Eğitim içeriğinin (müfredatın) geliştirilmesi

adım 2 – Eğitim programının ve zaman çizelgesinin oluşturulması
iş 1 – Eğitim ekibinin oluşturulması
iş 2 – Eğitimleri için gerekli olan fiziki şartların sağlanması
iş 3 – Eğitim ajandası

adım 3 – Eğitim materyallerinin hazırlanması
iş 1 – Örnek alıştırmaların geliştirilmesi
iş 2 – Veri tabanına eğitimde kullanılmak üzere veri girilmesi
iş 3 – Nihai eğitim materyallerinin üretilmesi

adım 4 – Kullanıcı eğitimlerinin gerçekleştirilmesi
iş 1 – Eğitim programının tüm kullanıcılara duyurulması
iş 2 – Eğitimleri için gerekli hardware ve software setuplarının yapılması
iş 3 – Eğitimlerin verilmesi
iş 4 – Kursların değerlendirilmesi
iş 5 – Sürekli eğitimlerin geliştirlmesi

adım 5 – Değerlendirme
iş 1 – Kullanıcı anketlerinin yapılması
iş 2 – Yeniden eğitim ihtiyaçlarının tespit edilmesi
iş 3 – Eğitimlerin tamamlanması

Aşama 10 – Kontrol ve Projenin Bitirilmesi

adım 1 – Projenin kontrol edilmesi
iş 1 – Proje risklerinin değerlendirilmesi
iş 2 – Proje süreçlerinin kontrolü
iş 3 - Proje bütçesinin kontrolü ve yönetimi

adım 2 – Projenin bitirilmesi ve ROI
iş 1 – Proje sonuç raporunun hazırlanması
iş 2 – Projede hazırlanan ve kullanılan dökümanların arşivlenmesi
iş 3 – Proje sonuçlarının üst yönetime sunulması

Aşama 11 – Proje Yaşam Döngüsü

adım 1 – Bakım Planı ve Takvimi
iş 1 – Bakım Planının Hazırlığı ve İş Takviminin hazırlanması
iş 2 – Veri tabanı backup ve güvenliği
iş 3 – Network Güvenliği
iş 4 – Workcube Güncelleme