Kalite Yönetim Sistemi Nedir? Workcube’de Kalite Yönetimi Entegrasyonu

Workcube ile birlikte hayata geçirdiğimiz Kalite Yönetimi Workcube Entegrasyonunu ve kalite sürecini Workcube üzerinden nasıl yönettiğimizi anlatmadan önce Toplu kalite yönetim sistemi nedir? Kalite yönetim sistemi nasıl çalışır? Getirileri ve maliyetleri nelerdir? konularına değinmek istiyorum.

ISO (International Organization For Standardization) nedir?

Uluslararası Standartlar Organizasyonunun kısaltması olan ISO, uluslararası standardizasyonu sağlamak amacıyla 23 Şubat 1947 tarihinde kurulmuştur.  ISO, 135 ülkeden ulusal standart kuruluşlarının katılımıyla uluslararası ticareti arttırmak, tedarikçi ve müşteri arasındaki güveni oluşturmak amacıyla faaliyetlerini sürdürmektedir.

ISO 9001:2008 Kalite Yönetim Sistemi’ni kalite yapısal özellikler takımının şartlarını yerine getirme derecesi olarak adlandırabiliriz. Kalitenin getirileri arasında; müşteri ve çalışan memnuniyetinin artması, pazar payının artması, kârın artması, maliyetlerin azalması ve yüksek rekabet gücü yer alırken kalitesizliğin doğurduğu sonuçlar arasında ise müşteri tatminsizliği, pazar payındaki azalma, kaynak israfı ve verimliliğin azalması, maliyetlerin artması ve motivasyon kaybını sıralayabiliriz.

Önleme maliyetleri hataların ortaya çıkmadan önlenmesine yönelik faaliyetlerin maliyetlerini kapsar ve hataları ilk defasında bulmak, önlem almak ve kısa vadede çözmek adına önemlidir.

Ölçme ve Değerlendirme maliyetleri ise kalitenin ölçülmesi ve değerlendirilmesiyle ilgili faaliyetlerin maliyetleridir. Ürünün müşteriye tesliminden önce üretim organizasyonunun belirlenen kalite düzeyine ulaşamamadaki başarısızlığın maliyetidir.

Toplam Kalite Yönetimi Müşterinin beklentisinin aşılmasını hedefleyen, ekip çalışmasını destekleyen, tüm süreçlerin gözden geçirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayan bir yönetim felsefesidir.

T'si toplamı; tüm çalışanların katılımını, yapılan işlerin tüm yönlerini, müşterilerin ve üretilen ürün ile hizmetlerin tümünü kapsar.

K'sı kaliteyi; yani müşterinin bugünkü beklenti ve ihtiyaçlarını tam olarak zamanında karşılayıp onlara gelecekteki beklentilerini aşan ürün ve hizmetler sunmayı ifade eder.

Y'si; yönetimin her konuda çalışanlara liderlik yapması, çalışanlara örnek model oluşturması ve şirket çapında katılımcı yönetimin sağlanması anlamına geliyor.

İç müşteri; firmada çalışan, bölümün ürettiği ürün veya hizmetten etkilenen kişidir.

Müşteri;

·         Hızla değişendir.

·         Daha fazla istekte bulunandır.

·         Nazlıdır.

·         Eleştirendir.

·         Memnun edilmesi gereken tek unsurdur.

Müşteri memnuniyetinde tedarikçilerle güvene dayalı bir işbirliği içinde olarak, rekabet gücünü artıracak girdileri en kaliteli en ekonomik ve en hızlı şekilde temin etmek amaç olmalıdır. Kuruluş ile tedarikçisi arasındaki ilişkilerin arttırılması ve geliştirilmesi, müşterinin kalite, güvenilirlik ve kalıcılık açısından çıkarınadır.

İnsan, işin yapılması için gerekli makine ve malzemeyi rakipler dahil her kuruluş bedeli mukabilinde satın alabilir. Burada farkı yaratan yaptığı işe deneyimini, şevkini ve yaratıcılığını katan insan unsurudur. Burada insan unsuru öne çıktığında yazılım faktörü önem arz ediyor. Bu nedenle kuruluştaki her çalışan için yaygın ve sürekli eğitime dayalı geliştirme programları uygulanmalıdır. Ortak dili konuşmaları, daha az iletişim ama her an iletişimi sağlayacak faktörler bulunmalıdır. Burada başarılı olmak ve ilerlemek adına yazılım ile yönetmek, yönetilmek önemlidir.

Göç eden kazların “V” şekli çizerek uçtuklarını biliyor muydunuz?

Beyinlerini, yüreklerini ve çıkarlarını kuruluşun gelişmesi için bir araya getiren çalışanların iş başarma düzeylerini performansa göre ödüllendiren sistem işletilmelidir. Bu kalite yönetim sistemlerinin yürütülmesi için önemlidir.

Kalite herkesin işidir!

Herkes kendisinden sonraki aşamalarda çalışan kişileri veya departmanları iç müşteri olarak algılayarak, onların beklentilerini tatmin etmeli, yani yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmalı ve kendi kendisini kontrol etmelidir.

Yönetici, bir zaman dilimi içinde ve değişen çevre koşulları altında birtakım amaçları gerçekleştirmek üzere, insan, para, araç, gereç, makine, vb. üretim araçlarını uyumlu bir şekilde bir araya getiren ve çalıştıran kişidir.

Lider, bir kuruluşun amaçlarını gerçekleştirme ya da bu amaçları değiştirmek için yeni bir yapı ve yöntem başlatandır.

Kuruluşlar başarılı olmak için tüm prosesleri etkin bir şekilde yönetmelidir. Kuruluştaki proseslerin sistematik olarak belirlenmesi ve yönetimi ile bu prosesler arasındaki etkileşimlerin belirlenmesi proses yaklaşımı olarak adlandırılır.

Proses yaklaşımında amaç iç müşteri ve tedarikçi ilişkisini oluşturarak, kuruluş içerisinde yapılan işlerin performansını arttırmaktır.

Yönetim firmanın kısa, orta ve uzun vadede pazar analizi v.b. çalışmalarını yapar. Çalışmaya karar vermiş müşterilerinin ihtiyaç ve beklentilerini, müşteri şartlarını belirler ve bu bilgiler ışığında müşteriye sunulur bir hizmet oluşturur.

Müşteriye sunulan hizmet sonucunda firma, hem kendisini hem de müşteri memnuniyeti ve şikayetleri ölçerek çalışmalar yapar ve bu çalışmaları yönetime rapor eder.

Yönetim, veri analizlerine dayanarak kalite hedefleri belirler. Belirlenen hedeflere ulaşmak için personel, alt yapı ve eğitim ihtiyaçlarını ve gerekirse bunları karşılamak için kaynakları belirler.

Doğru kararlar almanın, doğru ve etkin işler yapmanın birinci şartı gerçek bilgiye sahip olmaktır. Gerçek bilginin sistematik olarak kullanılması çalışmaların etkinliğini arttırır.

Etkin kararlar veri ve bilgilerin yapılan analizlerine dayanır.

Şirketin bütün kademelerindeki yöneticiler şirketin hedeflerinin karşılanmasını sağlayacak ve şirketin yönüne etki edecek kararlar vermelidirler.    

Kalite Yönetimi neleri kapıyor?

Kalite yönetim sürecini 8 maddeden oluşan standart ışığında yönetirsiniz. Bu maddelerin içerisinde İnsan Kaynakları, Satın Alma-Depo, Bakım-Onarım, Satış - Pazarlama, Üretim, Tasarım ve Kalite Kontrol gibi birimler yer alır ki bu birimlerin izlenebilirliği ve ölçülebilirliği sistem için önem arz etmekte.

Şirketimizde bu bağlamda Workcube devreye girerek izlenebilirliğin ve ölçülebilirliğin kolaylıkla yapılmasını sağlıyor. Tarafıma ISO 9001 kalite yönetim sistemini yazılımla takip edebiliyor musunuz sorusu çok yöneltiliyor.

Yukarıda bahsettiğim kalite yönetimine dahil olan tüm süreçleri elinizdeki yazılımla çok kısa sürede raporlayabiliyor ve takip edebiliyorsanız siz sisteminizi yazılıma aktarmış olursunuz. Kalite Yönetim Sistemleri içerisinde yer alan dokümanların dağıtımı ve kontrolü takibi zor olan işlemlerdir. Dağıtımı yaptığınız personelin doküman kaybetme riski her zaman vardır. Eğer yazılım programınız var ise ki biz artık sistem evraklarını Workcube üzerinden yayınlıyoruz, bu dokümanları ilgili birimlerin görmesini ve izlemesini sağlayabiliyor, revizyonları da yazılım üzerinden yapabiliyorsanız kalite yönetim sürecini yazılıma taşıyarak dış etkenlerden de korumuş olursunuz.

Kalite Yönetiminin önemli bir bacağı olan müşteri memnuniyeti kapsamında istenen anketleri ve geri dönüşleri Workcube üzerinden yapabiliyoruz. İlerleyen dönemlerde çalışmaları devam eden YGG’i (yönetimin gözden geçirme toplantıları) Workcube üzerinden yapar hale gelebileceğiz, nasıl mı? Yönetim kurulunu her an aynı şirket çatısı altında toplamanın ne kadar zor olduğunu bilirsiniz.  Workcube kullanıyorsanız aynı çatıya gerek yok. Çünkü Workcube’ün uygulamaları arasında yer alan Video Konferans ile görüntülü olarak Workcube üzerinden toplantılar gerçekleştirilip, çıkan kararlar ve toplantı tutanakları kayıt altına alınabilir. Workcube Proje Modülü’ndeki arşiv uygulaması ile kalite yönetim sistemine ait tüm dokümanları uzun süreler için arşivleyebilirsiniz.

Kalite Yönetim Sistemini bütünüyle destekleyen Workcube ile kalite süreçlerini sistematik şekilde yönetebildiğiniz gibi, kalite yönetim sisteminin önceliklerinden olacak kayıt altına alma ve sürdürülebirliği de kolayca sağlayabilirsiniz.