ERP Nedir?

ERP Hakkında Tüm Merak Ettikleriniz

İş ve endüstri dünyasının daha bilgisayar gibi dijital araçlar keşfedilmeden önce dahi iş süreçlerini yönetmek ve birbiri ile entegre etmek için çeşitli sistemler kullandığı bilinmekte. İsterseniz ERP nedir sorusunun yanıtından önce bu sürece nasıl gelindiğine özetle bakalım. 1900’lü yılların başında Ford Whitman Harris geliştirmiş olduğu, EOQ olarak bilinen yöntem ile bir üretim yönetim sistemi geliştirir. 1960’lara gelindiğinde bilgisayarlar ile buluşturulan bu manuel sistem, hızla büyüyen endüstrinin ihtiyaçlarına yanıt olarak MRP adı ile otomatik sistemlere dönüştürülür. Bundan sonraki otuz yılda sürekli gelişen teknoloji ile birlikte kurumsal kaynak planlama sistemleri giderek daha popüler hale gelmeye başlar. 1990’lara gelindiğinde ERP, iş faaliyetlerini yönetmek için 21.yy’ın sistemi olarak yaygın bir şekilde benimsenir. Günümüz dünyasında ise internetin amansız yükselişi ve organizasyonların bu dijital dünyaya ayak uydurma zorunluluğu, bulut ERP sistemlerini ortaya çıkarır. Şimdi gelin ERP nedir nasıl kullanılır, ne işe yarar, faydaları nelerdir sorularına birlikte yanıt arayalım.

ERP Nedir?

ERP açılımı, Enterprise Resource Planning, Türkçe karşılığı ile “Kurumsal Kaynak Planlama” olarak ifade edilir. 21. yüzyılın çağdaş yönetim uygulamaları arasında gösterilen ERP, bir kurumun iş süreçlerini bir arada ve birbiri ile entegre yönetmek demektir. ERP programları ise işletmelerin tedarik zincirinden proje yönetimine, satın almadan muhasebeye, insan kaynakları yönetimi süreçlerinden müşteri ilişkilerine kadar farklı iş ve faaliyetleri yönetmek ve bu süreçlerin birbirleri ile olan entegrasyonunu sağlamak için kullanılan yazılımları ifade eder.

Başlangıçta imalat şirketleri için tasarlanan ERP yazılımları, günümüze gelindiğinde ise işlevselliği ile farklı sektörlerde hizmet veren birçok kuruluşun dikkatini çekmiş, firmaların sıklıkla ERP sistemi nedir sorusunu sormalarını sağlamıştır. Esnek çözümler sunan ve bir organizasyonun çok çeşitli gereksinimlerini karşılayan ERP uygulamaları; enerjiden imalata, eğitimden finansal hizmetlere, yazılım ve teknolojiden sağlık hizmetlerine, medya ve yayıncılık hizmetlerinden nakliye ve lojistik hizmetlerine kadar birçok farklı sektörde kullanılır.

ERP yazılımı bir işletmenin merkezi sinir sistemi görevini görür. Nasıl ki insan vücudundaki duyu organları algıladıkları duyuları beyne gönderir ve beyin bu verilerle belli kararlar alır ve harekete geçer, işte işletmenin tüm birimlerini ve ekosistemini kapsayan bir ERP programı da farklı birimlerdeki çalışanların her birinin kendi işine ait operasyonları yönetebildiği, ancak verinin baştan sona organizasyon bütününde aktığı ve bu sayede bir birimde oluşan bilginin diğer birimlerce verimli şekilde erişilip kullanılabildiği ve yöneticilerin geleceğe ilişkin tahminler yapıp karar vermesini kolaylaştıran raporlara dönüştüğü bilgi sistemidir.

ERP Ne İşe Yarar?

Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) geçmişte çok uluslu üretim şirketleri tarafından yaygın olarak kullanılırken günümüze gelindiğinde ise farklı sektörlerde, çeşitli büyüklükteki şirketler tarafından da ihtiyaç duyulan entegre bir sistem olarak karşımıza çıkar. ERP, tek bir sistem ile organizasyondaki farklı departmanlardan gelen verileri yönetmek ve yorumlamak için ideal bir yazılım olarak görülür. Bu da sadece uluslararası şirketlerin değil, diğer kuruluşların da ERP nedir ne işe yarar sorusunu gündeme getirmelerine yol açar.

ERP sistemi ile organizasyondan akan verilerin kurum genelinde daha görünür hale gelmesi; verilerin izlenmesi, organize edilmesi ve yönetilmesi kolaylaşır. Bu şekilde organizasyon yöneticileri çok daha kısa sürede güçlü kararlar alabilirler. Birçok uzman tarafından organizasyonun kalbinin attığı yer olarak ifade edilen ERP sistemleri, kullanıcıların istek ve beklentilerini öngörebilmeyi mümkün kılar. Hızlı çıktı alabilmeyi, raporlamayı kolaylaştıran ERP uygulamaları, veri kaybının önüne geçerek işletmenin idari ve operasyonel birçok iş sürecini otomatikleştirir.

ERP Temel Prensipleri Nelerdir?

ERP programı yapısı gereği işletmeye, organizasyonun sahip olduğu sürece, kurum beklentilerine, işletmenin faaliyet gösterdiği sektöre göre farklılıklar gösterebilir. 

Bununla birlikte ERP sistemlerinin temel prensiplerini şöyle sıralayabiliriz:

• ERP yazılımları, farklı sektörlerin farklı ihtiyaçlarına cevap verebilmek için özelleştiriilebilme seçeneğine sahiptir.
• Organizasyon bünyesinde gerçek zamanlı veri erişimine, verilerin depolanmasına imkân tanıyan, analiz ve yönetim işlevselliği olan sistem yazılımlarıdır.
• ERP programları çoklu dil ve para birimi desteği sunar.
• Eğitim, sağlık, havacılık, petrol, kimya, bankacılık gibi kendine özgü birçok sektörü destekler. 
• Organizasyonun yurt içinde ya da yurt dışında, coğrafi olarak farklı sahalarda yer alan birimlerini, bunların tüm fonksiyonlarını, eş güdümlü ve merkezi biçimde yönetmeye imkân tanır.
• ERP, veri tabanı yönetimi, bir işletim sistemi veya ara katman programından ziyade, bir uygulama yazılımı olarak karşımıza çıkar. Bu sistem uygulama, sunucu ve veri tabanı olmak üzere üç saç ayağından oluşan bir sistem mimarisi üzerinde çalışır.

ERP Nasıl Kullanılır?

ERP sistemleri, organizasyonların farklı bölümlerindeki iş süreçlerini ele alıp tek bir bütün oluşturur. Bu bakımdan sistemin kurulum aşamasında ve uygulama safhasında birtakım güçlüklerle karşılaşılabilir. ERP sistemlerinin kurulumlarında ve sürecin işletilmesinde karşılaşılabilecek güçlükleri minimum düzeye indirmek için kurulum sürecinde belirli temel prensipleri takip ediyor olmak, organizasyonlara sağlıklı bir sistem geliştirme için yarar sağlar.

Proje ekibinin seçimi ve eğitimi, ihtiyaç analizlerinin yapılması, sistem seçimi, sistem testleri ve düzeltmeler, kullanıcı eğitimi ve destek süreçlerinin doğru yönetilmesi ERP sistemin canlı olarak kullanılabilme aşamasına geçişi kolaylaştırır. İşletmeler personelin bu yeni sisteme ayak uydurabilmesi için aşamalı geçiş yöntemini benimseyebilir ya da paralel kullanım yöntemi ile eski kullandıkları sistem ile ERP sistemini bir süre eş zamanlı olarak yürütebilirler.

ERP Neden Gerekli? ERP Avantajları Nelerdir?

İşletmeler arasında sürekli kızışan rekabet ortamı, dijitalleşme ile birlikte gelen kurumsal yönetim anlayışındaki değişimler, teknolojik yeniliklerle bütünleşmeyi ve çağdaş yönetim uygulamalarına geçişi zorunlu hale getirir. Bu da ERP nedir sorusunun tekrar tekrar gündeme gelmesine yol açar.  İşletmelerin bu sıkı rekabet düzleminde varlıklarını devam ettirebilmeleri; hızlı ve doğru karar alma, kalite ve verimliliklerini en üst seviyeye çıkarma, maliyetlerini düşürme, kaynaklarını en etkin ve verimli şekilde değerlendirmeyi gerektirir. ERP sistemleri günümüz teknolojilerini kullanarak hızlı karar alma, planlama ve kontrol faaliyetleri, kaynak planlaması süreçlerinin en etkili ve doğru şekilde yapılmasına olanak sağlar. Sistemin başlıca fayda ve avantajlarını sıralayacak olursak,

• Farklı departmanlardan akan verilerin senkronize olmasını sağlar.
• Kurum ve organizasyon içinde sağladığı standardizasyon ile iç ve dış paydaşlarla olan etkileşimi kolaylaştırır.
• ERP neden gerekli sorusunun yanıtlarında birisi de düşük stok maliyetlerinde, satın almada ve üretim maliyetlerinde elde edilen verimlilikler olacaktır. ERP sistemleri operasyonel maliyetleri azaltmakla birlikte kârlılığı arttırır.
• Ürünün hammadde aşamasından kullanıcıya ulaşana kadar geçen süreçte izlenebilirliğini ve kontrol edilebilirliğini kolaylaştırır.   

ERP Nasıl Öğrenilir?

ERP sistemlerinin başlı başına bir uzmanlık alanı haline dönüştüğü günümüzde, çalışanların ERP programı ile ilgili eğitim almadan sistemi kullanmaları elbette çok güçtür. Bu bakımdan ülkemizde ve dünyada birçok firma ERP sistemi kurulumu öncesi ve sonrası, bu sistemi kullanacak olan kişi ve birimlere oryantasyon eğitimleri vererek sistemin işleyişini ve verimliliğini arttırırlar. Günümüzde ERP yazılımı nedir sorusuna o kadar çok muhatap olunmaktadır ki literatürde ERP sistemleri ile ilgili birçok çalışma yer alır. Bu çalışmalar incelendiğinde ise ERP sistemi kurulumu öncesi ve sonrasında alınan eğitimler, sistemin daha etkin ve verimli kullanılmasını sağlarken, aynı zamanda sistemin kurulum amaçlarına ulaşmasına da büyük katkı sağlandığını gösterir.

CRM ve ERP Arasındaki Fark Nedir?

CRM, Customer Relationship Management, Türkçe ifadesi ile “Müşteri İlişkileri Yönetimi” anlamına gelir. Bu anlamdan da anlaşılacağı üzere CRM bir organizasyonda müşterilerle iletişim kurulmasını sağlar ve müşteri ilişkileri sürecinin yönetilmesine imkân tanır. ERP ise yukarıda anlatıldığı gibi “Kurumsal Kaynak Planlaması” olarak ifade edilir ve kurumların tedarik zincirinden proje yönetimine, satın almadan muhasebeye, insan kaynakları yönetimi süreçlerinden müşteri ilişkilerine kadar farklı iş ve faaliyetleri yönetmeyi ve bu süreçlerin birbirleri ile olan entegrasyonunu sağlamak için kullanılan yazılımları ifade eder. Workcube gibi yeni nesil ERP sistemlerinde CRM artık kurumsal süreçlerin ve ERP'nin ayrılmaz bir parçası olarak yer alsa da eskimiş ve eklektik ERP Çözümleri CRM sisteminin yürütüldüğü tüm işlemleri yerine getirmez.

Müthiş bir hızla ilerleyen dijital dönüşüm, her geçen gün yükselen rekabet ortamı şirketlerin hayatta kalabilmeleri ve gelişme gösterebilmeleri için onları teknolojik fırsatlardan yararlanmaya zorlamakta. Bu da ERP yazılımı yatırımını kaçınılmaz hale getirmekte. En önemli ve yenilikçi teknolojik uygulamalardan biri olarak kabul edilen ERP programları, dünyadaki işletmeler ve kuruluşlar üzerinde büyük bir etkiye sahip.

Kapsamı ve içerdiği fonksiyonlar her geçen gün gelişen ERP uygulamaları günümüz dünyasında sadece bir organizasyonun finansal, iş gücü ve fiziki varlıklar gibi iç kaynaklarını yönetmenin ötesinde ekosisteminde yer alan tüm oyuncuları ve bileşenleri kapsayan, müşteriyi, tedarikçileri, bayi ve iş ortaklarını, sosyal medyayı, e-ticareti, üretim makinalarını, IOT cihazlarını da bir kaynak olarak algılayan ve hepsini ortak bir bilgi sisteminde buluşturarak yönetebilen çözümle haline geliyor. Dijital dönüşümün temel enformatik omurgasını oluşturan bu sistemler organizasyonların dış paydaşları ile bağlantıyı sürdürürken aynı zamanda işletme içindeki bütün süreçleri yönetmeye olanak tanıyor.

SONUÇ

ERP kavramı bugüne kadar daha çok dar bir çerçeveyi ifade eden tanımlamalara sahip olmuş olsa da Workcube olarak ilk günden bu yana ERP nedir sorusuna “Bir kurumun bütününde ve ekosisteminde akan tüm bilginin tamamen entegre ve birbiriyle %100 bütünlüklü ve gerçek zamanlı kayıt ve kontrol altına alınmasıdır” cevabını verdik. Workcube sunduğu entegre fonksiyon ve modüllerle  ERP’nin standart tanımındaki kaynak kavramını finans, üretim ve insan kaynakları ile sınırlı tutmaz. Workcube’e göre bir işletmenin müşterileri, tedarikçileri, bayileri, proje paydaşları, taşeronları, dijital varlıkları, fiziki varlıkları, makineleri, sensörleri, hatta sosyal medya takipçileri dahi hepsi birer kaynaktır ve bütünlüklü şekilde yönetilmelidir.

Sizler de işletmeniz'de ERP'nin sunduğu faydaları hayata geçirmek ve dijital dönüşümünüzü bir defada kesin olarak gerçekleştirmek istiyorsanız hemen Workcube ile iletişime geçebilirsiniz.