ERP Proje Yönetimi

Başarısız deneyimlerimiz daha iyisini yapmak için bize yol gösterir. Ancak bu deneyimin yüksek bir bedeli varsa çok daha dikkatli davranmamız gerekir. Kurum kültüründe ve iş yapma tarzında değişiklik hedefleyen tüm projelerde olduğu gibi ERP’de başarı ve başarısızlık bazı temel tercihlerimizden kaynaklanır.

Kurumsal kaynak planlama (ERP) yazılımları, şirketlerde üretimden finansa bütünleşik ve kesintisiz çalışması arzulanan uygulama altyapılarıdır. Teknoloji tarihinde birçok ürünün olgunlaşma sürecinde yaşanan sıkıntılar, yazılım endüstrisi için de geçerlidir. Her yeni teknoloji gibi ERP de iş dünyasında büyük heyecanlarla gündeme geldi. Çeşitli endüstrilerde o güne kadar doğrudan insan gücüyle yapılan birçok iş artık otomasyon ortamında gerçekleşecek, kaynaklar daha verimli kullanılabilecekti. Artık makinelerin makinelerle konuştuğu günümüzde bunlar olağan talepler olarak görülebilir. Ancak ilk denemeler her zaman başarılı değildi. Eğer bugün olgun ve standartlara uygun bir ERP ortamına sahip isek bu olumsuz deneyimlere çok şey borçluyuz.

“Dünyada multimilyon dolarlık ERP projeleri uygulanırken, bazen hatalı teknoloji tercihleri, bazen altyapı yetersizlikleri, bazen süreci, bazen de endüstrinin gereksinimlerini doğru anlayamamak gibi daha birçok nedenle büyük şirketlerde tanınmış markalarla ciddi yol kazaları yaşandı. ERP’de başarısızlığın kaynağı konusuna bakmadan önce başlarda yaşanan sorunların neler olduğunu doğru tanımlamakta fayda görüyoruz.”

İşe önce teknoloji açısından bakmak gerekirse, günümüzde kullandığımız endüstri standardındaki donanımların ve yazılımların olgunlaşması sadece ve sadece son 15-20 yılın öyküsüdür. ERP yazılımları başlangıçta geçmişin mirası olan kendine özgü donanımlar, kısıtlı olanaklara sahip yazılım mimarileri ve veritabanı standartlarıyla donanmış bilgi işlem altyapısı ile yetinmek zorundaydı. Teknoloji boyutu bir kenara iş yönetimi yaklaşımı içinde ERP olanaklarını sadece sıradan bir iş yazılımı olarak değerlendirmenin sakıncaları ise zaman içinde ortaya çıktı.

Artık ERP’ye Geçmemiz Lazım!

ERP, şirketlerin kurumsal kültürleri ve iş yapış tarzlarını etkileyen bir teknolojidir. Kurumlar genelde ERP seçimlerini, bazı temel iş ihtiyaçlarından hareketle yaparlar. Örneğin, piyasadaki taleplere daha iyi yanıtlar verebilmek, işgücü ve fiziksel diğer varlıkları gibi mevcut kaynaklarını daha etkili ve verimli kullanabilmek, ürün sürecini iyileştirebilmek, yenilikçi olabilmek, geleceğe ilişkin projeksiyonlarını yapabilmek gibi daha birçok neden, ERP yatırımlarının tetikleyicisidir.

ERP projelerinin başarılı olabilmesi için proje hedeflerinin doğru tanımlanması; proje için yeterli bütçe, teknik altyapı ve destek ekibi gibi kaynakların ayrılması; yöneticiler, çalışanlar, tedarikçiler gibi kurum paydaşlarının sürece katkısı; birçok iş sürecini kapsayacak bir proje ise modüllere geçiş aşamalarının iyi analiz edilmesi ve planlanması; her şeyden önemlisi, bütün bu işler için iş zamanının ve kaynakların doğru şekilde yönetimi gereklidir.

“ERP uygulamaları, iş süreçleri arasında entegrasyon sağlar, şirketin büyüme ve karlılık hedeflerine uygun olarak çalışanlar arasında işbirliği ve paylaşımı özendirir, bazen alışageldik çalışma tarzlarını zorlayarak kurumu verimlilik ve üretkenlik doğrultusunda bir değişime zorlar. Bu profesyonel anlamda yönetilmesi fazla dikkat gerektiren ve zorlu bir süreçtir. Buna karşılık doğru yönetilen bir ERP projesi, genelde şirketlerin kaybettiği yılları belli bir sürede çeviklik ve kârlılık olarak geri öder.”

Artık işlerin farklı bir şekilde yönetilmesi gerektiğini düşünen birçok yönetici bu yönde ERP’ye geçiş kararı verebilir. Başarılı olmak isteyenler; yukarıda saydığımız konular çerçevesinde belli noktalara özen göstererek yeni bir dünyaya adım atabilirler. Ancak kötü bir şaka gibi görünse de bir ERP projesinde başarısız olmanız için fazla bir çaba harcamanıza yoktur.

Dün akşam sohbet ediyorduk, birden aklımıza geldi!

Tabii ki, profesyonel yöneticiler için böyle bir dünya yok. ERP kararları öyle birkaç günde verilmiyor. Buna rağmen ERP projeleri başarısız olabiliyor. Nedenlerini birlikte sorgulayalım;

Proje Hedefinin Doğru Tanımlanmaması

ERP projesinin motivasyonu olan gereksinimi doğru tanımlamak önemlidir. Belli bir ya da birkaç iş sürecinin iyileştirilmesi mi hedeflenmektedir yoksa genel bir dönüşüm mü söz konusudur? Eğer bu konularda bir açıklık varsa buna ilişkin ayrıntılı ihtiyaç analizleri yapılmış mıdır? Mevcut sistemde ihtiyaçları karşılamayan hususlar nelerdir? Çünkü kurumlar, ERP sistemlerine uzun bir döngüde bir kez karar verir, ürünün olgunluğu ve ömrüne bağlı bu iş uygulamaları, kurumun omurgasını daha çok uzun bir süre kendi üzerinde taşıyacaktır.

Beklenti ve Kaynak Dengesinin Kurulamaması

Ne istediğimizi biliyoruz, yapacağımız yatırımın uzun soluklu olmasını istiyoruz ancak kaynaklarımız hakkında yeterli bilgi sahibi değiliz. ERP’nin kurumlara maliyeti sadece yazılıma ödenen lisans, destek ve bakım parası değildir. Belli bir teknoloji altyapısı ve bilgi işlem destek ekibinin yanı sıra zaman içinde eğitim ve insan gücü gerektirebilir. Bu işin maddi boyutunu oluşturur. Ayrıca özellikle de kurulumun başlangıç aşamalarında üst düzey yöneticilerin de dahil olduğu ekiplerin projeye zaman ayırmasına ihtiyaç duyar.

Teknik anlamda proje ekiplerinin konu hakkında bilgili ve çalışanla iletişim açısından yetkin olmaları beklenir. Çünkü ERP projeleri yeri geldiğinde kurumlardaki rutini baştan aşağı değiştirir ve çalışanlar bazı değişikliklere direnç gösterebilir. Bu anlamda yeterli bir teknik kadromuz var mı? Proje yöneticilerimiz bu işe gereken zamanı ayırabilecek mi, yoksa, kendi asıl rollerinin önemine bağlı olarak projeyi “zaman buldukça” mı yönetecek? Tüm bu görünür ve görünmez maliyetler dikkate katılmadan yapılacak bir ERP tercihi işin gidişatını da belirleyecektir.

İş Modelini Değiştirmede İsteksizlik

Endüstri standardında geliştirilen tüm iş uygulamaları gibi ERP yazılımları da kendi içlerinde çeşitli sektörlere yönelik uzmanlıkların yanı sıra iş yönetimini daha etkili hale getirecek bazı metodolojiler taşır. ERP, dünyaca kabul edilmiş olan proje yönetim standartları ve iş akış modellerinin bir anlamda teknolojiye tercümesidir. Dolayısıyla kurumlarda verimlilik, üretkenlik ve rekabetçi olmayı özendiren bir dönüşümü hedefler. Zaten profesyoneller de mevcut iş modellerini değiştirmek ve daha etkili hale getirmek için ERP tercihlerini yaparlar. Eğer işlerin aynı şekilde yürümesini istiyorsanız böyle bir yatırımı yapmanıza da açıkçası gerek yoktur. Yine de kurumları bu günlere taşıyan mevcut sistemlerde de mutlaka iş değeri taşıyan özellikler bulunur. Dolayısıyla eski iş modeli içinde işleyen doğru parçaları ERP projesi çerçevesinde değerlendirmek ve yeniden yorumlamak mümkündür.

Uzay Mekiği Arayışı

Araçlar sunduğu fayda doğrultusunda değer kazanır. ERP de iş gereksinimlerini karşıladığı ve gelişmeye açık bir teknoloji sunduğu oranda doğru bir yatırımdır. Örneğin, işletmelere uçtan uca çözümler sunan Workcube, 64 farklı modül, 4.500’den fazla iş fonksiyonu ve iş nesnesine sahip yüzde 100 web tabanlı Workcube ERP, yüzlerce kurulumdan edindiği deneyimle yalın ve kullanıcı dostu bir iş ekosistemini hedefleyen yöneticiler için ideal bir üründür.

Temelde ERP uygulamaları, kurumların sürekli iyileştirme çabalarının taşıyıcı platformudur. İş faydasının zaman içinde değişen doğası nedeniyle ERP bir kez alınıp bir kenara konulacak ultra bir yazılım olarak düşünülmemelidir.

“ERP şirketinizi uzun ve zorlu bir rotada konfor ve güvenle taşıyacak bir iş aracıdır. Bu nedenle ERP seçiminizi yaparken öncelikle işinizin isterlerini göz önünde bulundurmalı, üründen sadece elde etmeyi amaçladığınız faydaları sorgulamalısınız.”