ERP'de Ayak izi

Kurumsal firmalar gelişen teknoloji ile birlikte iş takiplerini, yazışmalarını ve en başta da süreç yönetimlerini online olarak yapmaya başladılar. Başta büyük ölçekli firmalar olmak üzere orta ölçekli firmaların da rağbet ettiği bu sistemler yönetim kolaylığı sağlamanın yanı sıra başka avantaj ve gereksinimleri de beraberinde getirdi.

Bir firmanın ihtiyaca yönelik çalışanına araç tahsis ettiğini varsayalım. Firma bu aracın önce yakıtını, sonra km sini kontrol eder. Bugüne kadar takibin bu yönde yapılması hem tasarruf sağlamak hem de çalışanı kontrol altında tutmak içindi. Şimdi ise GPS sistemleri sayesinde aracın anlık olarak kullanımda olup olmadığı, konumu, hızı gibi daha detaylı bilgilere sahip olunabiliyor. Böylece çalışanın mesai saatleri dışında ve iş çevresi dışında şirketin kaynaklarını kullanmaması sağlanıyor. Bu da firmalara yatırım – dönüşüm endeksi hesaplamada yardımcı oluyor.

Aynı şekilde yine sahibi olduğunuz bir web sitesinin de takibini yapabilirsiniz. Ücretsiz olarak sunulan birçok uygulama ile beraber sitenizdeki hareket yoğunluğunu, ziyaretçinin bilgilerini; hangi siteden geldiğini, sitede durma süresini ve ziyaretçiye ait tüm etkileşimlerini takip edebilirsiniz. Bu bilgilere sahip olmanız size müşterinizi daha yakından tanıma fırsatı sunarken, sitenizi de daha verimli kullanmanıza olanak sağlayacaktır. Buradan hareketle oluşan veri ve raporlara bakarak site menüsü, banner ve reklam çalışmalarınızı yeniden düzenlemenize ve gözden geçirmenize yardımcı olacaktır.

İş intranet uygulamalarına geldiğinde, sizce de bu konu biraz mahremiyet kazanmıyor mu? Kullanmış olduğunuz ERP yazılımının bu ve benzer detay bilgileri üçüncü bir firma aracılığıyla yönetmek işletmeler için her zaman kuşkulu ve sıkıntılı bir ortam doğurmuştur. Ayrıca birçok sistem hali hazırda bu uygulamaları da desteklemezken…

İşte bu noktada ERP’nin ayak izleri başlıyor.

Yukarıda örneklemelerini yaptığımız online işlemlerin güvenlik sorgulaması ERP’nin ayak izleri sayesinde sıkıntı olmaktan çıkıyor. ERP’nin bugün geldiği noktada firmada kaç kişinin hangi işletim sistemini kullandığını, hangi tarayıcıyla sisteme giriş yaptığını (web tabanlı sistemler için), hangi sayfaların veya raporların daha fazla ziyaret edildiğini, trafik yoğunluğunu, query veya fonksiyon kullanım sıklığını kolayca takip edebilirsiniz.

Esnek ve güçlü oluşturulmuş bir ayak izi sistemi ile trafik verilerinizi tamamen farklı ve hızlı bir biçimde görerek, analiz edebilirsiniz. Bu sayede yoğun kullanılan sayfalara kısa yollar verebilir, sık ziyaret edilen raporları hızlandırmak ve daha anlaşılır kılmak için revize edebilir, kullanıcılarınızın kullandığı tarayıcıya göre Script’leri ve CSS’leri gözden geçirebilir, düzgün ve anlaşılabilir bir site haritası oluşturabilirsiniz.

Yine bu sayede yazılım üzerinde kullanıcılar tarafından kullanılmayan sayfalar ve özellikler varsa bunları tespit edebilir, neden kullanılmadığını analiz edebilir, sonuçlara bağlı olarak ilgili sayfalarda iyileştirme mi yoksa eğitim mi vermeniz gerektiğini saptayabilirsiniz.

Kullanıcılarınız için veri girişi yapmakta zorlandıkları kısımları düzenleyebilir; onlara hızlı ve anlaşılabilir ön ekranlar sunabilirsiniz.

Buraya kadar anlattıklarımız genelde “ERP Ayak İzi” sisteminin genel sisteme katkıları üzerineydi.

Bir de bu işin insan boyutu var. Bu boyutta çalışanların yayınlanan içerikleri ve kampanyaları takip edip etmediğini, bir içeriği gerçekten okuyup okumadığını, oluşturması ve takip etmesi gereken rapor ve ekranları ziyaret sıklığını, işlem yapma hızını, işlemleri doğru ve tutarlı yapma durumunu da takip edebilir, bununla ilgili uyarı ve eğitim sistemleri geliştirerek çalışan verimliliğini ve kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Çalışanların sistem üzerinde girdiği her sayfanın, aradığı her kelimenin, geçirdiği her saniyenin takipte olduğunu bildiği için oto kontrol ile daha verimli ve yararlı aynı zamanda da işleyişe tam bağlı hale gelecektir. Ayrıca bu sistemi görsel objeler, grafikler ve raporlar ile destekleyerek verimlilik sunumları; yapılması ve izlenmesi gereken yöntemleri ile ilgili sunumlar hazırlayabilir ve bu sunumdaki verilerin doğruluğundan emin olabilirsiniz. Bu bilgi firma kaynakları ve teknoloji zenginliği açısından çok önemli olmakla birlikte gelişen teknolojiyle beraber klasik performans ölçüm sistemlerinden daha gerçekçi ve kabul edilebilir ölçüm sistemlerine geçiş yapmanıza olanak sağlar.

Buraya kadar anlattıklarımız genelde “ERP Ayak İzi” sisteminin genel sisteme katkıları üzerineydi. Bir de bu işin insan boyutu var. Bu boyutta çalışanların yayınlanan içerikleri ve kampanyaları takip edip etmediğini, bir içeriği gerçekten okuyup okumadığını, oluşturması ve takip etmesi gereken rapor ve ekranları ziyaret sıklığını, işlem yapma hızını, işlemleri doğru ve tutarlı yapma durumunu da takip edebilir, bununla ilgili uyarı ve eğitim sistemleri geliştirerek çalışan verimliliğini ve kontrolünü sağlayabilirsiniz.

Son olarak bu verileri Uluslar arası denetim ve raporlama sistemleri ile paylaşabilir ve profesyonel destek ile üretkenliği artmış bir firma haline dönüşebilirsiniz.

“ERP'de Ayak İzi” uygulaması tüm bu faydalar dikkate alındığında teknoloji kullanan ve üreten firmalar için olmazsa olmaz bir özelliktir. Ne kadar iyi yazılım yazarsanız yazın, yazılımı ve özelliklerini iyi kullanamadığınız sürece tam olarak verime ulaşmış olamazsınız. Sahip olduğunuz ERP sisteminin takibi ve ölçeklendirilebilmesi yazılımın kalitesini direk olarak etkiler ve yazılımı rakiplerinin bir adım daha ötesine taşıyor.