Zorlukları ve Kriz Sürecini Nasıl Yöneteceğiz?

Yeni bir yapı gelişti ve bizlerde “yeni düzenin düzenine” alışmak için tutum ve davranışlarımızı değiştirmek zorundayız. Asla ve asla bu süreçte kaybetmememiz gereken en önemli özelliğimiz cesaret! Cesaretle yapacağımız yeni girişimler ve çözümler bizi bambaşka bir sürece hazırlayacaktır. Ayakta kalmak ve rekabet etmek için de başka bir şansımız yok!

Dünyada bu tür bir salgının ilk öncülleri aslında EBOLA, SARS, HIV gibi virüsler ile verilmişti. Ancak hiç kimse buradaki gelişmeleri ve süreçleri dikkate almadı. Yaklaşık 10.000 kişinin öldüğü EBOLA virüsü ile ilgili gerekli dersler alınmadı.  Dünya bugünlere hazırlanmadı.  Ders çıkarılmış olsaydı sanırım bugünkü tehdidi daha hızlı bertaraf etme şansı olurdu.

Bu süreçte bütün ülkelerin yeni tehdit ve risklere karşı, kendilerini korumak için gerekli altyapı ve örgütlenmelere yatırım yapması gerekiyor. Ortaya çıkacak her türlü virüs ve bio-tehdide karşı gerekli insan kaynağı, teknoloji, dijitalleşme (AI) yatırımlarını yaparak hazır olmaları büyük önem taşıyor. Hazırlıksız yakalanmanın ekonomik, sosyal ve yapısal birçok maliyetinin olduğuna hep birlikte şahit olduk.  Sonrasında geleceğe daha doğru bir strateji ile hazırlanmamız gerekiyor!

Uzaktan Çalışmanın Beraberinde Getirdiği Tehditler ve Zayıflıklar Neler?

Geleneksel çalışma ortamları ve biçimlerinden sonra özellikle yöneticiler için uzaktan çalışmayı yönlendiren faktörleri değerlendirmek ve yeni sistemler kurmak hiçte kolay değil. İşin içinde anlaşılması gereken birçok faktör var. Bu süreçte yüksek performanslı ve verimli çalışanların iş performanslarında gerileme olabilir. Bu durumun yönetimi ve analizi yeni bir yönetim yaklaşımı gerektiriyor. Workcube ERP ve bütünleşik dijital platformu sayesinde işletmeler bu yeni normalle başa çıkabilecek araçlara sahip oluyor.

Yöneticilerin desteği
Çalışanların ve işlerin denetiminde hem yönetim hem de çalışanlar açısından fiziksel olarak aynı ortamda olmamanın zorlukları var. Yönetim, genel olarak çalışanların uzakta olmalarının özellikle yüksek performans ortaya koymada sorunların olduğunu ifade etmektedirler. Çalışanlar ise yönetim desteğinin olmayacağını düşünüyor. Fiziksel olarak ulaşılabilir olamamanın sıkıntıları taraflarca sürekli olarak ifade ediliyor. 

Ortak bilgi paylaşımı 
Uzaktan çalışmanın çalışanlar arasında bilgi paylaşımı ve geribildirim konusunda yetersizlikler oluşturduğu ifade edilmekte. Araştırmalar uzaktan çalışmanın ortak bilgi paylaşımında en düşük seviyede gerçekleştiğini ortaya koymakta.

İşletmeye olan aidiyet
Sosyal yapıdan ve sistemlerden uzaklaşma yani yalnızlık uzaktan çalışmanın en önemli zorluluklarından biri olarak görülüyor. Çalışanlar iş ortamında enformel olarak sahip oldukları sosyal etkileşim olanağını yitiriyor. Bu nedenle özellikle uzun vadeli olarak çalışanların uzaktan işlerini yürütmeleri iş yerine ve şirkete ait olma duygularını zayıflatacağı için işten ayrılma riskini yükseltiyor. Özellikle uzaktan çalışmanın takım çalışması ve kurumsal bilincin zayıflaması üzerinde etkilerinin olacağını unutmamak gerekir. Yöneticilerin bilinçli şekilde çalışanlara destek vermesi ve süreçleri yönlendirirken bu tür faktörleri dikkate alması gerekiyor. 

Ev ortamının zorlukları
Bir çalışanın ev ortamında koltukta oturarak aile ortamında iş yapmaya çalışması sıkıntılı bir durumdur. Uzaktan ya da sanal olarak bir çalışan, işlerini düzgün bir şekilde yürütebilmesi için çalışma alanına ve aile ortamından uzaklaşmasına ihtiyaç duyar. Bu tür durumlarda evin olası talepleri ile işin gerekleri arasında paradokslar oluşabilir. 

Uzaktan Çalışma Modelinde Yöneticilere Çok İş Düşüyor

Uzaktan çalışma dönemiyle gelen zorlukların içerisinde yöneticilerin hızlı ve düşük maliyetli olarak çalışanları destekleyebilecekleri ucuz ve etkin yöntemler de var.

Günlük izleme ve değerlendirme mekanizmalarının kurulması
Birçok uzaktan başarılı yönetici çalışanları telefonla tek tek ya da grup-takım çalışması gerekli olan durumlarda ise toplantı formatında telefon araması yaparak işleri ve süreçleri etkin şekilde takip etmektedir.  Ayrıca bu yaklaşım süreçlerde çalışanların soruları veya konu ile ilgili problemlerini dinlemek ve öğrenmek için de fırsat oluşmaktadır. 

İletişim teknolojileri ve iletişim kanallarının güçlendirilmesi
İş yaparken sadece e-mail tek başına yeterli bir iletişim aracı değil. Çalışanlar ile daha güçlü ve etkin, zenginleştirilmiş kanallar ile iletişim kurmak gerekiyor. Bu nedenle video-konferans ve benzeri araçların kullanımı çok önemli. İşletmenin görsel iletişim altyapısı eksik ise bunun bir an önce tamamlanmasına yönelik aksiyon alınmalı ve şirket içerisindeki iletişim kanallarının zenginleştirilmesi sağlanmalı.

Beklenti ve hedeflerin netleştirilmesi
Yöneticiler uzaktan çalışmanın daha etkin ve tatmin edici olması için beklentilerini, yöntemlerini ve iletişim zaman planını net bir şekilde ortaya koymalı. Özellikle çalışanların ve birimlerin yaşadığı problemlere karşı yöneticilerle kurulan iyi iletişim ve süreçlerdeki netlik iş verimliliğini arttırır. 

Sosyal etkileşimin arttırılması
Yöneticilerin, çalışanların dijital ortamda mutlaka enformel iletişim kurmalarına olanak sağlaması lazım. Bu yaklaşımın verimlilik ve motivasyon üzerindeki etkisi oldukça yüksektir. Ayrıca bu süreçte yöneticilerin çalışanlarını iş dışında da arayarak özellikle sağlıklı bir iletişim ve bilgi akışı oluşturması önemlidir. Bunun çalışanlar üzerinde ki etkisi muazzamdır. Sanal ortamda ortak yemek düzenlenmesi, bunların video konferans ile iş ortamında paylaşılması özellikle çalışanların kendilerini iş ortamına ait hissetmelerinde oldukça etkilidir. 

Enformatik omurga üzerinden yönetim 
Şirketler enformatik omurga üzerinden yönetim için büyük çaba harcamaktalar. Bunun yönetim süreçlerine yatırım yapan birçok şirket var! Bugün ihtiyaç daha da şiddetli hale geldi. Artık şirketler kaçınılmaz bir şekilde yönetim sistemlerini Workcube gibi güçlü, web tabanlı, kolay ve bütüncül yönetim yapan sistemler üzerinde taşımak zorundalar. Workcube yönetim algoritması şirketleri piyasa koşullarına hazırlarken aynı zaman da birçok süreçte daha çevik olmak fırsatı oluşturmaktadır. Bu süreçte artık her şirketin mutlaka yatırım bütçesine alması gereken bu yönetim modeli “olmazsa olmaz” haline geldi!
 

Covid-19’a Meydan Okuyan Gerçek Liderlik

Küresel olarak karşı karşıya kaldığımız bu sağlık krizinde, hastanelerin, okulların, şirketlerin neye ihtiyacı var diye sorduğumuzda “gerçek liderlik” ifadesinde bulunmuşlardır. Liderler, bireylerin umutsuzluklarını, karşı karşıya kaldıkları problemi, zor durumlar karşısında harekete geçirme ve etki oluşturma gücüne sahiptir. 

Bu dönemde en büyük tehdit insanların yaşadığı korkudur! Korku insanların girişimci ruhunu ve üretkenliğini kısıtlar ve çözüm geliştirmesini engeller. Liderin bu süreçte içinde bulunduğu zorlukları çalışanlarla paylaşarak, zorluğu ve fırtınayı atlatmak için çalıştığını göstermelidir. 

Buna güzel bir örnek verirsek;

1914 yılında İngiliz denizci Antarktika bilim ve araştırma gezisine başlar. Endurance isimli geminin kaptanı Ernest Shackleton liderliğinde başlayan araştırma ve keşif yolculuğunda gemi buzlara saplanır ve kontrolsüz şekilde sürüklenir. Gemi Antarktika’da buzların ve zorlu kış koşullarının arasında mahsur kalır. Herkesin umudunu yitirdiği anda Kaptan Shackleton yanına dört adamını alarak filika ile gemiyi ve ekibini kurtarmak için 800 mil yolculuk yapar. Gemide kalan ekibe de görev vererek bilim insanlarının veri toplamaya devam etmesini ister, diğer elemanlara da avlanarak olumsuz kış koşullarında ayakta kalmaları talimatı verir. Kaptan Shackleton 4 ay sonra yardım bularak geri gelip bütün mürettebattı kurtarır ve herkesin evine sağ salim dönmesini sağlar. 

Bu örnek gerçekten zorlu koşullarda ayakta kalmak, ekibin çalışmasının devamını sağlamak ve gerekli kararları vererek  koşulları yönetmek adına çok güzel bir örnektir. Burada kaptan Shackleton olmasaydı belki hiçbir mürettebat kurtulamayacaktı. Ancak kaptanın liderliği, cesareti ve zor koşullarda doğru karar alarak gerekli çalışmaları başlatması günümüzdeki zorlu koşullar açısından gerçek liderliğe güzel bir örnek oluşturmaktadır. 

Kaynaklar:

1-Gates, Bill “Bir sonraki salgına hazır mıyız?” Ted Konuşması, Nisan, 2015.
2- Barbara Zepp Larson, Susan R Vroman, Erin E. Makarius, “A Guide to Managing Your (Newly) Remote Workers” HBR, Web Makalesi, Mart, 2020.
3- Nancy F. Koehn, Erica Helms, Phillip Mead “Leadership in Crisis: Ernest Shackleton and the Epic Voyage of the Endurance”HBR Case. Aralık, 2010.