ERP’de Toplam Sahip Olma Maliyeti

Nedir? Bileşenleri nelerdir? Nasıl hesaplanır?

"ERP’de Toplam Sahip Olma Maliyeti mi? O da ne?"

ERP veya herhangi bir kurumsal iş yazılımı satın alırken aday müşterilerimize söylediğimiz en önemli şey, yapacakları satın almalarda kendilerine sunulan ilk sahip olma maliyetinden ziyade toplam sahip olma maliyetine bakmaları gerektiği.

Workcube olarak ister yerli ister yabancı olsun rakip çözümler karşısında müşterilerimize sunduğumuz en önemli avantajlardan biri de bu.

Bu makalenin başında yer alan soru ise en çok karşılaştığımız sorulardan biri. İşte bu makaleyi özellikle toplam sahip olma maliyetinin bileşenlerine ve işletmelerin ERP veya herhangi bir kurumsal iş yazılımı satın alırken en az 5 yıllık sahip olma maliyetini nasıl hesaplamaları gerektiğine ayırdık.

Toplam Sahip Olma Maliyeti nedir?

Toplam Sahip Olma Maliyeti (Total Cost of Ownership – TCO) kavramı ilk olarak 80’li yılların ortalarında Gartner tarafından ortaya atılan bir kavram. Temel anlamda ise bir işletmenin bir ERP çözümünün kullanım lisansına sahip olması, o çözümü barındırmak için gerekli altyapıyı sağlaması,  kendi iş ihtiyaçlarına uygun hale getirmesi, işletme bütününde aktif ve sorunsuz şekilde ve yüksek performans ile kullanması ve en az 5 yıl içerisinde ERP yazılımını değişen ihtiyaç ve yapılarına uygun olarak kullanmaya devam edebilmesi için ihtiyaç duyduğu tüm sabit ve değişken ürün, hizmet ve iş gücü giderlerinin bir arada hesaplanması demek.

Biraz karışık gibi gözükse de aslında o kadar karışık değil.

Önce aşağıdaki bileşenleri anlayıp, görüştüğünüz yazılım tedarikçilerinin ürününü satın almanız halinde her bir bileşende hangi avantaj &dezavantaj veya maliyetlerle karşılaşacağınızı tek tek sorgulamanız ve maliyet hesaplamalarınızda her bir kalemi hesap ederek maliyet karşılaştırmalarınızı yapmanız en doğrusu.

Kurumsal İş Yazılımı Satın almalarında Toplam Sahip Olma Maliyeti Bileşenleri Neler?

1- Yazılım (As Is) Lisans Maliyeti

Tüm yazılımların lisanslamaları “as is” yani sadece yazılımın o anki mevcut fonksiyonları için yapılır. İşinize uygun hale getirilmesi için gereken çalışmaları, hizmetleri kapsamaz. Günümüz tipik ERP ya da kurumsal iş yazılımı lisanslamalarında temelde genel kabul görmüş iki model bulunmaktadır. Bunlardan biri genellikle on-premises olarak adlandırılan lisanslama modeli diğeri ise Cloud tabanlı sistemlerle özdeşleşen yazılımın bir hizmet olarak kullanıldığı SaaS (Software as a Service)  lisanslama modelidir.  

2- Altyapı Maliyeti

Eğer On-Premises yani yazılım çözümünü kendi sunucularınızda barındıracağınız bir lisanslama ile yazılıma sahip olduysanız bu yazılımın üzerinde koşacağı sunucu ve gerekli altyapı yazılımlarının (veri tabanı, işletim sistemi, uygulama sunucusu v.b.) maliyeti de yine sizin tarafınızdan karşılanması gereken maliyetlerdir.

Her yazılım tedarikçisi altyapısında desteklediği bu tip yazılım ve donanım gereksinimlerini belli ölçeklere göre sınıflandırarak size satış aşamasından itibaren bildirir.

Cloud Lisanslamada Altyapı Maliyeti Yok!

Bu başlık altında Cloud ERP lisanslamasında tüm bu maliyetlerin ödediğiniz aylık bedellerin içine dahil olduğunu da mutlaka belirtelim. Yazılım tedarikçisi hem yazılımı hem de onun tam performansla çalışması için gerekli altyapı hizmetini size bir arada sunar. Firmalar Cloud ERP Lisanslama bedellerini değerlendirirken çoğunlukla içerisindeki bu en önemli kalemi göz ardı ederek yanlış bir kanıya veya pahalı bulmaya meyillidir. Oysa Cloud ERP lisanslaması sizi hem maliyet hem de sunucu yönetme v.b. dertlerden kurtaracak ful paket bir modeldir.

3- Proje Maliyeti (İmplementasyon ve Özelleştirme)

ERP yazılımlarının tak çalıştır yazılımlar olmadığını hepimiz biliyoruz. Bir ERP çözümünün işletmenizde canlı verilerle kullanılmaya başlanması için ek bazı çalışmalar yapılması gerekir. Satın alacağınız çözümün şirketinizin, süreçlerinizin ve operasyonlarınızın ihtiyaçlarına göre uygulamaya alınması ve özelleştirilmesi için alacağınız hizmetleri için harcanacak efor proje maliyetinde temel belirleyici unsurdur. Bu sebeple proje bedelleri ERP tekliflerinde çoğunlukla Adam/gün süresi X Adam/Gün ücreti olarak size sunulur.

İstatistiklere göre Dünya genelindeki ERP projelerinde 1 birimlik lisans bedeline karşılık 5 birim proje maliyeti (proje yönetimi, implementasyon ve özelleştirme hizmetlerinin toplamı) genel ortalamadır. 

Proje Maliyetlerinde Karşılaştırma Yaparken,

• Yazılım çözümü as is (olduğu) haliyle ihtiyaçlarınızın ne kadarına cevap veriyor (bunun için ihtiyaçlarınızı madde madde yazıp karşılığında fonksiyonu as is olarak sunan çözüme 1 puan vererek bir puanlama ve yüzdesel hesap yapabilirsiniz.)
• Sürçlerinize ve iş yapış şeklinize uyumlanmak için sunduğu (ve sizin tarafınızdan da self-servis kullanılabilen) parametrik yapı ve built-in özelleştirme araçlarının olup olmadığı
• Kod geliştirmedeki esnekliği ve hızı en çok dikkat etmeniz gereken konulardır.

Örneğin satış siparişi gibi karmaşık bir ekranın ihtiyaçlarınıza göre düzenlenmesi bir çözümde 2 saati alırken diğer bir çözümde 2 gün sürebilir. Bu da proje maliyetlerinizi arttırır.  

4- Sürdürme Maliyeti

Projenizi tamamladınız, satın aldığınız ERP’yi canlı veriler ile kullanmaya başladınız. Artık hayatınıza sürdürme maliyeti diye bir kavram girer. Sürdürme maliyeti başlığı iki kavramı kapsar. Bunlardan biri Destek Hizmeti diğeri ise Lisans Güncellemesidir.

Destek Bedeli: Şirketinizin hayati verilerinin yer aldığı bir sistemi sorunsuz şekilde kullanmaya devam edebilmeniz için her zaman başvuracağınız, olası kullanım sorunlarının ve sorularının giderilmesinde aktif olarak rol alacak bir destek ekibine her zaman ihtiyacınız olacaktır. Destek hizmeti çoğunlukla projenizi hayata geçiren çözüm sağlayıcı tarafından size verilen ilk yardım hizmetidir. Bu hizmet içerisinde kullanım yardımı, kullanıma dayalı hataların tespit edilmesi ve birinci elden giderilmesi, kullandığınız çözümün yeni versiyonları ile ilgili bilgilerinizin güncellenmesi, yeni versiyona geçişte yaşanacak problemlerin ve bilgi ihtiyacının giderilmesi gibi hizmetler yer alır.

Lisans Güncelleme: Yazılım geliştirme hiç bitmeyen bir süreçtir. Bu sebeple yazılım markaları sürekli yeni versiyonlar ve sürümler çıkarır. Bu sürümler elinizdeki versiyonda yer almayan ek fonksiyonları kapsayacağı gibi, yasal ve mevzuata ilişkin güncellemeleri, yazılımın yeni teknolojik gelişmelere veya altyapısında yer alan farklı yazılım/donanım çözümlerinin (Örn. veri tabanı, uygulama sunucu, işletim sistemi, browser v.b.) yeni versiyonlarına uyumlanmalarına ilişkin çalışmaları kapsayabilir.

5- Ölçeklenebilme Maliyeti

ERP yazılımı söz konusu olduğunda ölçeklenebilirliği değerlendirmek için şu 2 basit soruyu tedarikçinize sormanız gerekir.
Satın aldığım çözüm ileride işimde yaşanabilecek değişikliklere (kullanıcı sayısı artışı, veri yükü artışı, ek fonksiyon talepleri, süreç değişiklikleri gibi) uyum sağlayabilecek mi? Ve bunun bana maliyeti ne olacak?

3 ana bileşen etrafında ölçeklenme maliyetini hesap edebilmelisiniz.

Fonksiyonalite: İleride ihtiyaç duyacağınız ek fonksiyon veya modülleri satın aldığınız çözüm size sunabilecek mi? Bu ek fonksiyon veya modüllere ileride ne kadar para harcamanız gerekecek?

Kullanıcı Sayısı: Yazılım ölçeklenmesinde bir diğer önemli konu kullanıcı sayısının arttırılabilirliğidir. Elbette kullanıcı sayısını arttırmak neredeyse tüm ERP çözümleri için temel bir özelliktir. Burada çözümleri birbirinden ayrıştıran şey sizin yeni kullanıcılar için katlanmanız gereken ek maliyet ve iş yüküdür.

Kullanım oranı/veri yükü: Yazılımı kullanım oranınız arttığında, depoladığınız veriler hızla çoğaldığında elinizdeki çözüm buna nasıl cevap verecek? Kullandığınız yazılımın mimarisi iş, işlem ve veri hacminiz büyüdükçe gerekli altyapı yatırımlarını sağlayarak, performanstan ödün vermeden yola devam edebileceğiniz şekilde kurgulanmış olmalıdır. 

6- Eğitim Maliyeti

ERP yazılımları birden çok kullanıcının eş zamanlı olarak doğru kullanımını gerektiren kompleks yazılımlardır. Şirketinizdeki anahtar kullanıcıların, sistem yöneticilerinin ve son kullanıcıların eğitime ihtiyaçları olacaktır.

Genellikle, ERP tedarikçileri talep üzerine online veya offline ortamlarda standart saatlik / günlük ücret karşılığında müşterilerinin ek eğitim ihtiyaçlarını karşılarlar. Kurumunuza özel içerik veya ileri seviye uzmanlık gerektiren ihtiyaçlar ortaya çıktığında, bir danışmanın gerekli olduğu zamanlar da olacaktır. Bu açıdan seçim yaparken ERP çözümünün standart fonkisyonlarının kullanımı için sunduğu yardım ve eğitim kaynaklarını incelemeniz tavsiye edilir. Her durumda, satın alma için ERP sistemlerini incelerken, bu ek maliyetleri analizinize dahil etmeniz gerekir.

7- İş gücü Maliyeti

Proje esnasında çözümün şirketinize uygun hale getirilmesi için şirketiniz bünyesinde bir proje ekibi oluşturmanız gerekecektir ve bu ekipte pek çok seviyede çalışanınız görev alacaktır. Uzun süren projelerde, maaş bordronuzda olan ve projeye emek harcayan çalışanlarınızın ve yöneticilerinizin harcadığı zaman, bu projeye vakit ayırırken asıl sorumlu oldukları diğer işlerin aksamasından kaynaklı kayıplar, ciddi ve genellikle göz ardı edilen bir maliyettir.

Ayrıca sadece proje esnasında değil, canlı kullanıma geçildikten sonra da şirketinizde yeni teknik uzmanlıklara sahip çalışanlara ihtiyaç olur.

Satın alacağınız sistemin altyapı ihtiyacı, yönetim kolaylığı, öğrenilebilirliği, kullanılabilirliği gibi etkenler bu uzmanlıkların derinliği ve bünyenizde bulunduracağınız teknik ekibin sayısında belirleyici olur. Bir çözümü sorunsuz ve kesintisiz şekilde sürdürmek ve yönetmek için IT departmanında 4 kişinin çalışması yeterli iken, bir diğer çözümde bu sayı 15’e çıkabilir. Bu sebeple ERP projelerinin en gizli maliyetlerinden biri olan iş gücü maliyetini tam olarak saptayabilmek için aşağıdaki soruları kendinize ve satın alma yaptığınız tedarikçinize mutlaka sormalısınız.

• On-premises bir çözüm kullanıyorsanız çözümün gerektirdiği altyapının (sunucu, işletim sistem, veri tabanı v.b.) yönetimi, 7/24 erişilebilir tutulması, güvenliğinin ve bakımının sağlanması, yedeklenmesi v.b. faaliyetler için hangi yetkinliklerde kaç kişilik bir ekibe ihtiyacınız olacak?
• Kurumsal iş sisteminizi yönetmek için kaç kişilik bir sistem yönetim ekibine ihtiyacınız var?
• Sistemin sunduğu sistem yönetimi araçlarını öğrenmek ve uygulamak ne kadar kolay?
• Satın alacağınız çözümü kendi bünyenizde özelleştirecek misiniz? Özelleştirecekseniz kaç kişilik bir yazılım geliştirim ekibine ihtiyacınız olacaktır.

SONUÇ

Hazırladığınız kısa listedeki kurumsal yazılım alternatiflerini değerlendirirken, mutlaka size 5 yıllık Toplam Sahip Olma Maliyeti’ni gösteren bir bütçe çıkarmalarını talep edin. Özellikle bulut lisanslama, sınırsız kullanıcı opsiyonu v.b. unsurların yazılımları karşılaştırırken hem maliyette hem de yatırımın geri dönüşümünde (ROI) çok büyük farklılıklar yarattığını göreceksiniz.

Workcube Çözümler hakkında daha ayrıntılı bilgileri aşağıdaki linklerde bulabilirsiniz.

Workcube Çözümleri