İş süreçleriniz ne kadar dijital?

İş süreci, bir kurumda çalışan insanların belirli bir sonuç elde etmek için iş gücü, para, malzeme, teknoloji, iletişim gibi kaynakların kullanılarak, sonuçta fayda, ürün, hizmet, bilgi ve karar gibi değerleri müşteriye sunmak için gerçekleştirilen işlemler topluluğudur.

Süreçlere geçilmesi, müşterinin ilk sırayı alması, takım halinde çalışma, kişisel sorumluluğu kabul etme ve değişimi kabul etme becerisini gerektirir. Bu nedenle söz konusu prensiplere değer veren bir organizasyon kültürünün yönetim tarafından oluşturulması gerekmektedir.

Süreçler birden fazla departmanın kesişim kümesidirler ve müşteriye değer katan hizmetler bu departmanların orkestrasyonuyla oluşturulmaktadır. Bu kapsamda çalışanlar kişisel özelliklerinden ziyade, büyük bir oluşumun parçası olduklarını farkederlerse, departmanlar arası işbirliği artar ve bu sayede süreçlerin verimliliği de arttırılmış olur.

Organizasyonların başarılarını ve üretkenliklerini iyileştirmek için yapmaları gereken en önemli şey, iş süreçleri analizinin yapılarak, iyileştirme çalışmalarının yapılmasının sağlanmasıdır. Süreçlerin iyileştirilmesi ile birlikte, maliyet, zaman, kalite ve üretkenlik gibi unsurlar da optimize edilmiş olacaktır.

Süreç yönetimi aşağıdaki çalışma adımlarını kapsamalıdır;

• Mevcut durum analizinin yapılması,
• Hedeflenen yapının tespit edilmesi,
• Mevcut durumla, hedeflenen yapı arasındaki farklılık analizinin çıkarılması,
• Tıkanıklıkların ve darboğazların tespit edilmesi,
• İyileştirilmiş süreçlerin tasarlanması,
• Görevlerin, sorumlulukların ve yetkilerin belirlenmesi,

Etkin, verimli ve çevik süreçlerle organizasyonlar, maliyetlerde düşüş ve gelirlerde yükseliş gibi finansal kazanımlara sahip olmasının yanı sıra, çalışanların kendilerini daha iyi ifade edebildikleri ve mutlu çalışma ortamlarının oluşturulmasını sağlamış olurlar.

İş süreçlerinin dijitalleşmesi var olan manuel süreçlerin bilgi sistemi üzerine taşınmasından daha öte bir paradigma değişikliği gerektirir.

İş süreçlerinin dijitalleşmesi otomasyondan ya da dijital teknolojileri iş akışına sokmaktan çok daha fazlasıdır. Çalışanların manuel ve tekrarlayan görevlerini çalışanlardan almak ve onların makinelerin yapamayacağı daha önemli işlere odaklanmalarını sağlamaktır. Daha ileri seviyede ise iş süreçlerinin dijitalleştirilmesi, çalışanlar arasındaki işbirliğini geliştirmek, verimliliği artırmak, işimizi çevresel değişikliklere hızlı uyumlanabilecek bir yapıya kavuşturmak ve tüm bunların ortak sonucu olarak da tüm paydaşlar için daha büyük bir değer yaratmakla ilgilidir.

İş süreçlerinizin dijitalleşmesi operasyonel maliyetlerinizi de önemli ölçüde azaltır.

Workcube süreç bazlı bir uygulamadır. Organizasyonunuzda yer alan tüm iş süreçlerini uçtan uca kapsayacak şekilde tasarlanmış bir bilgi sistemidir. Organizasyon içerisindeki tüm departmanları, müşterileri, tedarikçileri ve iş ortaklarını aynı havuz içerisinde toplayarak, ortak iş akışları üzerinden, tamamen konsolide bir yapı içerisinde ve ortak veriler ile çalışmalarına imkan tanır. Sistemin herhangi bir ekranından girilen bilgi organizasyonun bütünündeki herkes tarafından yetkileri ölçüsünde erişilebilir, güncellenebillir, üzerinde işlem yapılabilir hale gelir. Tekrarlayan kayıtlar ve süreçler sona erer.

Workcube içerisinde yer alan İş Süreçleri Yönetimi (BPM) aracı hali hazırda işleyen fiziki durumdaki iş akışlarının sistemde tanımlanabilmesine, organizasyonların iş süreçlerini sürekli denetleyerek ve izleyerek iyileştirmelerine, iş dünyasında veya rekabette yaşanan değişime göre hızla güncelleyerek anında sistemde işler hale getirebilmesine imkan sağlar.

Workcube'de Süreç Yönetimi

• Workcube, iş süreçlerinizi başarıyla yönetebilmeniz için özel süreç tasarımcısına sahiptir.
• Workcube'de süreçlerinizi en ince detayına kadar aşama aşama planlayabilirsiniz.
• Her aşamada ve işlemler üzerinde kişilere özel yetkilendirme, yaparsınız.
• Aşamalarda tanımladığınız zamanlı onay ve uyarı mekanizması ile süreçlerinizin istenen akışında ve tam zamanında gerçekleşmesini sağlar, ilgili kişileri haberdar eder ve süreçteki rollerini yerine getirmeleri için uyarır. 
• Workcube'de sistem üzerinde zaman ayarlı görevler tanımlayarak belli süreçlerinizi otomatize edebilir ve denetleyebilirsiniz. Örneğin sipariş esnasında sistemin otomatik müşteri risk kontrolü yaparak belli miktarın üzerinde borcu olan müşteriden sipariş almayı engellemesini sağlayabilirsiniz. 
• Süreçlerinizi istediğiniz an değiştirebilir, yeniden planlayabilir, farklı kişileri süreçlere dahil eder veya çıkarırsınız. Değişen dünyaya ve iş yapma biçimlerine anında uyum sağlarsınız. Süreç yönetimi üzerinde yaptığınız değişiklik anında sistemde aktif hale gelir. 
• Kurumsal iş ortaklarınızı ve hatta bireysel müşterilerinizi süreçlerinize dahil edersiniz.
• Kişilerin sadece çalıştıkları departmanlara göre değil, iş süreçlerinde üstlendikleri aktif fonksiyonlara göre, Workcube'de kişiye özel menüler tasarlar, çalışanlarınızın iş süreçlerindeki rollerini daha hızlı ve etkin yönetmelerini sağlarsınız.