EDI - Elektronik Bilgi Alışverişi Nedir?

İngilizce Elektronik Data Interchange sözcüklerinin baş harflerinden oluşan bir kısaltma. Türkçesi ise Elektronik veri Alışverişi, ancak bu alışveriş tek taraflı değil, karşılıklı.

EDI nedir?

EDI, belli bir şekilde yapılandırılmış bir format kullanarak, iki şirketin iş bilgilerini elektronik ortamda birbirlerine aktarmalarını ifade etmektedir. Bu kavram 1970'den beri bilinmekte ve satınalma siparişi, fatura gibi geleneksel satıcı-alıcı ilişkilerini otomatikleştirme için kullanılmaktadır. EDI günümüzde hala geçerli ve adeta yeniden doğuyor. Bunun nedeni çok daha geniş alanlara yayılmasında yatıyor. Stok yönetimi ve ürün sevkiyatı gibi farklı alanlar da otomasyona geçtiği için şirketler veya birimler arası veri aktarımı çok daha farklı alanlara kaymakta ve genişlemekte.

EDI nasıl işler?

EDI, iş verilerinin hangi sınıfa dahil olduğunu tanımlayan genel matodlar ve standartlar üzerine kuruludur. Bu şekilde bilgisayar hangi verinin, şirket içerisinde hangi departmana ait olduğunu anlar. İlk dönemlerde pek çok şirket kendi içinde bazı EDI standartları ortaya koyuyordu. Ancak günümüzde EDI'nin büyük önem kazanması sonucu, tüm şirketler belli organizasyonlar tarafından konan standartlar üzerinde görüş birliğine varmıştır. Farklı organizasyonlardaki bilgisayarların, özel olarak inşa edilmiş, kapalı networkler üzerinden birbirleriyle bilgi alışverişinde bulunmalarını sağlayan bu standartlar, şirket satınalmalarında EDI'nin kullanımına ve yaygınlaşmasına öncülük etmektedir.

EDI'nin faydaları nelerdir?

EDI ile uzaktan yakından alakası olmayan bir satınalma işlemi düşünelim. "Müşteri firma 3 kutu kaleme ihtiyacı olduğuna karar verir. Bunun için bilgisayarda bir sipariş düzenler ve bunun çıktısını alır. Bunu faks veya posta kanalıyla satıcıya gönderir. Satıcı aldığı bu siparişi tekrar kendi bilgisayarına işler. Depodaki sorumlu bu sipariş bilgisini alır ve malın müşteriye ulaşmasını sağlar. Bundan sonra satıcı bir fatura düzenler ve bunu posta kanalıyla müşteriye ulaştırır." bu işlemin günler alacağını tahmin etmek hiç de zor değil.

EDI'nin en büyük faydası, satınalma proseslerinde çok büyük bir ölçüde zamandan tasarruf sağlaması. Çünkü elektronik ortamda, dökümanların gönderilmesi sadece saniyeler alır ve teslimatlar genellikle siparişin alındığı gün içerisinde gerçekleşir. Bununla birlikte gelen elektronik sipariş mesajının yeniden farklı bir formata çevrilmesi için uğraşılmaz. Yani gelen mesaj tıpkı gönderildiği formatta, tedarikçi verilerine eklenir ve bu da yanlış giriş yapma ihtimalini ve gereksiz tartışmaları ortadan kaldırır. EDI veri girişi, yönlendirmesi ve dağıtımı işlemlerini azaltarak şirkete önemli ölçüde maddi tasarruf sağlar.

EDI'nin Internetle ilişkisi nedir?

Önceki yıllarda, bir EDI ortamı yaratabilmek için her iki tarafın da bilgisayar ve networking ekipmanlarına ciddi yatırımlar yapması gerekiyordu. Wal-Mart gibi büyük perakendeciler tüm tedarikçilerinin EDI uyumlu olmalarını şart koştuklarında bu, küçük tedarikçileri ciddi bir seçime zorluyordu. Ya bunun için gerekli ağır yatırımı yapacaklardı ya da Wal-Mart gibi büyük bir müşteriyi gözden çıkaracaklardı.

Bu sistemde ayrıca bilgilerin kalitesi, dapolamanın yapıldığı ana bilgisayardaki verilerin ne sıklıkla güncellendiğine bağlıydı. Internetle birlikte EDI platformundaki şirketler çok düşük bağlantı maliyetleri ödemeye başladılar. Buna düşük PC fiyatları ve basit yazılımları da eklediğinizde EDI artık çok pahalı bir yatırım olmaktan çıktı. Geriye kalan tek şey, tüm bunları birleştirip veri aktarımını sağlamak. Bunun üstüne Web üzerinde verilerin paylaşım standardı olan XML, EDI standartlarını belirlemek için bir metod olarak kullanılıyor ve bu şekilde EDI teknolojisi, endüstri için daha anlaşılabilir bir hal alıyor. Ayrıca internet sayesinde EDI ortamındaki tüm veriler anında güncellenerek, kalitesini koruyor.