Neden “Konsolide Bir Proje Yönetimi”ne İhtiyacımız Var?

Proje yönetimi kavramı deyince aklımıza öncelikle birbiri ardına sıralanmış işler ve bunların oluşturduğu gantchart geliyor. Bundan doğal bir şey de yok diyebiliriz çünkü proje kavramı kendine bağlı işlerden oluşmuş bütünsel bir iş topluluğu. Projemizi yönetmek için de kompakt bir proje yönetim aracına ihtiyacımız var diyoruz ve sadece işlerimizin zamanlamasını ve görevlilerini takip ettiğimiz bir araca sarılıveriyoruz. Proje kaydımızı yaparak işe başlıyoruz ve minik bir soruyla karşılaşıyoruz. Bu projeyi kim için yapıyoruz?

Aklımıza dahiyane bir fikir geliveriyor; projenin başlığına kim için yaptığımızı yazıveriyoruz. Açtığımız projeyi müşteriyle ilişkilendiremedik ve proje yapan firma olarak hangi müşterimize ne hizmetler vermişiz artık anlamlı bir bilgi havuzunda tutamıyoruz. İşimizi yapmaya devam edelim, iş planlarımızı standartlarımıza uygun olarak açacağız ama standartlarımız nerede? Standartlar da masaüstü bir belgede deyip ona göre iş planımızı oluşturuyoruz. Şimdi koca bir soruyla karşı karşıyayız. Standartları yürütmek için kullanacağımız iş akışlarını soft ortamda nasıl takip edeceğim ve yöneteceğim? Artık aklımıza fikirler gelemiyor. Çaresiz kağıtlarda yazılı-çizili iş akışlarını takip edeceğim.

İş planlarından sonra hizmet sektöründe yer alan bir firma olsam bile işlere ait malzeme planlarını yapmam gerekiyor. İşlere ait malzeme planlarını oluşturacağım ama ürünlerime (stoklarıma/pozlarıma) nereden ulaşacağım?  Bunlar da muhasebeyi takip etmek için kullandığımız muhasebe programında veya masaüstündeki dosyalarda. Projede kullanacağımız ürünleri projemizden bağımsız olarak takip etmeye çalışacağız. Tabi ki ürün planlarına bağlı olarak iç talep, sevkiyat vs. operasyonları gerçekleştiremeyeceğiz.

Tüm bu çabalarımız sonunda hak edişlerimizi nasıl hesaplayacağız? Projemizi yönetirken geçici çözümlerle yapmaya çalıştıklarımız, sonunda ulaşmak istediğimiz en önemli kavramdan bizi uzaklaştırdı. Hak edişler de babadan kalma metotlarla yapılmaya çalışılacak ve hak ediş geciktiği için bunlardan elde edeceğim kazançlar bana geç ulaşacak. Tüm gecikmelere ve ilkel metotlara rağmen bunu da aştığımızı düşünelim.

Peki bu projenin bize maliyeti ne oldu ve ne kadar kazandık? Şimdi yine başka ortamlardan almaya çalışacağımız bilgilerle hesaplar yapmaya çalışacağız. Çalışacağız diyorum çünkü başından beri yapamaya çalıştıklarımızla maliyet hesaplarında gerçeklere ulaşmamızı neredeyse imkansız hale getirdik. Çünkü masraflarımızı veya harcamalarımızı projeye bağlı olarak kayıt altına alamadık ve hiçbir finansal verinin projemizle bağlantısı yok.

Birçok kanaldan oluşturmaya çalıştığımız farklı ortamlardaki verilerin içinde boğulduk. Şimdi bütün bu yapamadıklarımızın yanında proje yönetimi kavramını daha ileriye götürecek bir soru soralım. Proje yaptığımız kişiye iş planlarımızı, toplantı kayıtlarımızı, dijital arşivlerimizi vs. online bir sistemde görmesi gerekenlerle önüne sunabilir miyiz? Alışılagelmiş proje yönetimi araçlarıyla sorunun cevabı tabi ki; hayır.

Bütün bu sorular bizi nedenini açıklamaya çalıştığım konunun aynı zamanda cevabına götürüyor. Tüm bu yapamadıklarımız için, dünyanın bizi zaruri olarak içine ittiği web’in getirdiği avantajları da kullanabilmemizi sağlayacak, bütün bunları tek ortamda bize sunabilecek ve böylece gerekli konsolidasyonu sağlayabilecek bir araca ihtiyacımız var.

İşte bu noktada Workcube, gerek konsolidasyon gerekse %100 Web tabanlılık özellikleriyle işletmelerin proje yönetiminde karşılaştığı bu sorunlara çözüm getirebiliyor. Workcube ERP, CRM, SCM fonksiyonlarıyla %100 bütünleşik proje yönetimi imkanı sunuyor. Bu bütünlük, projelerin özellikle planlanan ve gerçekleşen gelir ve gider karşılaştırmalarını anlık olarak takip etmeleri ve projenin kaynaklarını daha etkin yönetmeleri açısından büyük önem taşımakta.

Ayrıca %100 Web tabanlı proje yönetimi çözümü sunan Workcube, projenin içerisinde yer alan tüm oyuncuları, yani hem çalışanları, hem bayi, taşeron gibi iş ortaklarını ve müşterileri bir arada iş yapabilir hale getirerek farklı coğrafyalardaki kişi ve kurumların bir arada iş yapabilmesine olanak sunuyor.

Bir projenin başarısında proje ekibinin etkin işbirliği ve iletişim içerisinde olmasının projeyi yönetmedeki payı düşünüldüğünde, herkesin bir arada iş yapabilmesine olanak sağlayan Workcube gibi Web tabanlı proje yönetimi araçlarının önemi daha net ortaya çıkıyor.