ERP sihirli bir dokunuş değildir!

ERP vitrini denebilecek birkaç kurum yanında birçok yönetici ise yaşadıkları kötü tecrübeleri dile getiriyorlar. Yeni bir ERP sistemi yerleştirmenin meşakkatli ve tehlikeli sürecinde birçok yönetici kurumlarının acz içinde diz çöküşünün sıkıntısını yaşıyor. Birçok yayın organında ERP uygulamalarının başarısızlıkları ve yolaçtığı olumsuz sonuçlar yer alıyor: Örneğin, ERP uygulaması yerleştirilen bir kurumda “... ikinci çeyrek gelirleri geçen yılın %40 altında gerçekleşti; büyük ölçüde süregiden sistem problemleri yüzünden... sistem sorunları siparişlerin karşılanabilmesinde gecikmelere yol açtı ve sonuçta kuruma 50 m USD satış kaybına maloldu.”

Kurumların çoğunda ERP yerleştirme projeleri yatırımdan beklenen belirgin faydayı sağlamak bakımından akamete uğradı (bazı iddialara göre %90'ınından fazlası). Tüm bu kurumların hepsinde yaşanan ortak tecrübe; o kadar uzun, sancılı ve kaynak tüketen bir süreç sonunda yaşanan şu sürpriz sonuç: iş performansı artmadı. Bazıları için ise ERP yerleştirme umudu ve rüyası kabusa döndü. Yanlış bir şey olduğu kesin!

Ilk olarak ERP yerleştirme başarısızlığını tanımlayalım:

ERP'nin asla gerçekten yerleştirilmediği ortak tespitini yapabiliriz; bunun sonucu yerleştirme de tamamen yanlış olarak kategorize edilmelidir. Bir de yanlışın dereceleri var. Çoğunlukla yeni yazılım bilgisayarda koşuyor, çalışanlar da çeşitli işleri görmek için uygulamayı kullanıyorlar ama üç sebepten dolayı sistemin tüm işlevselliği kullanılmıyor:

1. Veri tutarsızlıkları ve satış-operasyon planlaması problemleri beklentinin altında düşük ERP çıktısının en yaygın sebebidir;
2. Yeterince eğitilmemiş kullanıcılar başarısızlığın bir diğer sebebidir; kadrolar; kim, nasıl, ne zaman, ne ve niçin etkin kullanıcı olmaları gerektiğini bilmelidirler;
3. İş süreçleri ardında yatan temeldeki yetersizlikleri düzeltmek için yönetimin ERP bilgi teknolojisini bir çözüm olarak görmesi başarısızlığın bir diğer sebebidir.

Eski süreçlerle aynen devam ettiğiniz sürece aynı eski sonuçları alacağınız kesindir. İşbu nedenlerden biri veya bir kaçı para, zaman ve kaynak israfı anlamına gelmektedir ve yatırımınızın geri ödemesi mümkün olmayacaktır; halbuki bu felaketlerden sakınmak mümkündür.
Yeni ERP bilgi teknolojisi edinmek ve kurmak gerçek test değildir. Kurumlar yılların birikimi - çoğunlukla başka türlüsü düşünülmediğinden- sorgulanmadan kabullenilen; yordamlar, görgüler, prosedürlerle tıka basa doludur. Bunların çoğu başlangıçtaki varoluş nedenini çoktan kaybetmiş verimsiz yöntemler olarak kurumun günlük koşuşturmasında yaşarlar. Yönetimin asıl başa çıkması gereken test buradadır: kurum boyunca, her seviyede yeni bir düşünce seti teşkil ederek tüm bu verimsiz süreçleri tasfiye etmek. Ancak bu şekilde yeni iş süreçleri tanımlanıp yerleştirilerek örgütün performansı arttırılabilir. ERP projelerinden yaka silken üst yönetimlerin çokluğu bir temel soruyu gündeme getiriyor:

ERP'den beklentilerle ilgili bir yanlış mı var ?

Her ne kadar beklentiler doğruysa da bu beklentilerin karşılanamayışının arkasında şöyle bir problemin varlığı da inkar edilemez: ERP vasıtasıyla edinilen bilgi teknolojilerini kurumun tüm iş performansını arttıracak “çekirdek yetenek”leri arasında saymak. ERP, bir performans kaynağı olarak görülmek yerine daha iyi iş süreçleri gerektiren bir destek olarak görülmelidir.

Talep ve Arz

Gerçekçi olmak gerekirse ERP haddizatında arz-talep çizelgesini dengelemeyi amaçlar. Hangi bilgi teknolojisi kullanılırsa kullanılsın üretim ve boydan boya tedarik zincirinin kaotik bir durum arzettiği bilinmektedir.

Herhangi bir ERP sisteminin kurumsal gereksinimlere uygun olarak konfigürasyonunun gerektirdiği para, zaman ve gayret bir çok kurumun takatini aşmaktadır. Birkaç başarılı uluslararası ERP projesini incelediğimizde değil milyonlarca yüzmilyonlarca dolar harcandığını, değil onlarca yüzlerce – bazen binlerce- kişi ve danışmanın projede binlerce adam/gün çalıştığını ve yıllarca sürdüğünü ve -bin günlerce proje takvimleri ile- tamamlanabildiğini görüyoruz. Bunlar dışında başarı hikayesi de yok zaten.

Sonuç olarak “best practice” süreç şablonları, ERP yerleştirme süreci hızlandırmakta popüler çıkış yolu olarak pompalanmaktadır. Fakat herkesin aynen uyguladığı önceden konfigüre edilmiş süreçlerle aynılaşan yapılar sonucu, kurumlar arasındaki rekabetçi avantajların kaynağı özgün iş süreçlerinin kaybını göze almak ne kadar doğrudur ?

Hani bu işe rekabet avantajı sağlamak ve performansı arttırmak için girişilmişti ?

ERP'deki önceden belirlenmiş sevkiyat sipariş emri süreci kurumun yapması gerekeni yansıtmıyorsa, o zaman sistem aşırı bir uzlaşma anlamına gelmez mi? Daha da yakıcı soru şudur:

Haydi diyelim ki sistemde yer alan önceden belirlenmiş sevkiyat sipariş emri sürecine minör uyum sağlama çabaları göze alınabilir; ama, tanımadığımız birinin “best paractice” olarak yaftalanmış süreç mantığını benimsemek, kurumunuzun kendi tecrübesinden süzdüğü “en iyi olması gereken” sürecine uymazsa ne olacak ?

Gerçekten de ERP sistemlerinde, önceden belirlenmiş sevkiyat sipariş emri süreç mantığına gömülmüş bir dizi kaçınılamayan tasarım açmazları vardır. Her ne kadar ERP sistemleri konfigüre edilebilseler de bir çok sineye çekme ve razı gelme mecburiyetini de bünyelerinde barındırırlar. Bu açmazların işe müteallik etkilerinin değerlendirmesi, stratejik hedefler ve gündelik operasyon sonuçlarına etkisinin önemini tayin etmek üst yönetime (BİM'e değil) düşer.

Keskin sirkenin küpüne zararı
ERP almazdan ve kurup yerleştirme taahhüdünden önce planınızı değerlendirmek için makul bir zaman ayırın! Işi bir kerede doğru yapmak esastır. Aşağıdaki sorular her ne kadar imkanların oluşturduğu kontenjanın tümünü kapsamıyorsa da düşünmeyi, tartışmayı ve doğru eylemi tetikleyebilir:

1. İşimizi nasıl yürütmeyi istiyoruz?
2. Hangi iş sorunlarımızı çözmek gerekiyor?
3. Önceliklerimizi anlayıp tanıyor muyuz?
4. "Mevcut durum”umuzla “olması gereken”i tam olarak anlayıp karşılaştırabiliyor muyuz?
5. Ön yerleştirme faaliyetini kapsayan eylem planımızı dikkatli bir şekilde tanımladık mı?
6. Hangi görevler ne zaman başarılacak?
7. Seçtiğimiz yazılımın “kayıp bağlantılar”ı ve arayüzleri neler?
8. Gerçek maliyetler, yararlar ve zaman çizelgesi ne?
9. Icra seviyesinde, üst yönetimle gerekli bağlantıyı yürütebilecek bir ERP şampiyonunuz var mı?
10. ERP'yi kim yerleştirecek ve çalıştıracak?

Parçalanmış bütünlüklü bir mantığa sahip olmayan sistemleri, her bölümün hatta her çalışanın kendi çözümünü kullandığı kurumlar için yeni nesil ERP'leri, kaosla başaçıkabilmek için gümüş tepside sunulan hazırlop fırsatlar olarak görmek kolaydır. Bilgi teknolojilerinin yılların birikimi sorunları sihirli bir asanın dokunuşu gibi çözeceği batıl inancının değişmesi için bir an önce ERP'nin ne olup olmadığını anlamak şarttır. Ne kadar erken o kadar iyi! Yoksa ödeyeceğimiz çıraklık parasının haddi hesabı olmaz!

ERP başarısı ve başarısızlığı, yerleştirme öncesi kritik hazırlık çalışmasına bağlıdır. MRPII zamanlarında edinilen onca acı tecrübeye rağmen yerleştirme ön gerekliliklerini umursamamaya devam edilmektedir. Doğru konulara, özellikle temel ön koşullara, öncelik ve önem vermek gerek.
Ön gerekliliklere riayet edilmeksizin başlanan ERP yerleştirme süreci hüsranla sonuçlanmaya mahkumdur. Machiavelli'nin özlü sözü de buna işaret ediyor: “Hiçbirşey başarı konusunda yeni bir sistemin yerleştirilmesi kadar tehlikeli ve şüpheli değildir.”

Mike Donovan
R.Michael Donovan & Co., Inc.