ERP Projelerinde Tedarikçi Referanslarını Ararken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Referanslara Şu Soruları Sorun:

• Tam olarak yazılımın hangi modül ve fonksiyonlarını kullanıyorlar?
• Referans, yazılımdan umduğu temel amaç ve hedeflere ulaşabilmiş mi?
• Yazılım implemente edildikten sonra elde ettikleri en önemli getiri (fayda) ne olmuş?
• Seçim sürecinde ön göremedikleri sürprizlerle karşılaşmışlar mı?
• Proje ve destek hakkındaki memnuniyetleri nedir?
• Seçim sürecinde ön görülen zaman ve bütçe ile proje tamamlanabilmiş mi?

Projede Aktif Rol Almış Kişilerle Görüşün:

Projelerin başarılı olması için, kurum içerisindeki yöneticilerin özellikle yazılımı kullanacak farklı departmanların yöneticilerinin seçim sürecin bir parçası olması şarttır. Referans görüşmelerinde mutlaka proje lideri veya proje yönetim ekibinde yer alan kişiler ile veya üst yönetim ile görüşmeye gayret etmelisiniz.

Kullanıcıların Sizi Yanıltmasına İzin Vermeyin:

Özellikle seçim süreci kendisi dışında gelişmiş ve tepeden inme bir şekilde artık bu yazılımı kullanıyoruz diyerek eski alıştıkları yöntemlerden uzaklaştırılan ve rahatları kaçan kullanıcıların yazılımı direk olarak kötülemeleri olasılığı çok yüksektir. Kendi eski alıştığı ve çok sevdiği yazılımdan ayrılan veya yeni sistem yüzünden yaptığı her şeyi kaydetmek için başına bir sürü iş açılan!! kullanıcı, yazılımı sadece kendi gerçeklerinden yola çıkarak değerlendirecek, yazılımın şirketin bütününe kattığı değeri bilemediği için size de ifade edemeyecektir.

Normal şartlarda tüm yazılımlar hakkında referanslardan olumlu sözlerin yanında sıkıntı yaşamış oldukları bazı konuları da duyabilirsiniz. Eğer Referans Size Yazılım Hakkında negatif his uyandıracak tek bir söz bile söylememişse ve çok övgü ile bahsetmişse işte o zaman yazılımdan şüphe duyabilirsiniz. Referansın bu işten bir faydasının!! olması olasılığı yüksektir.

En Az 2 Yıldır O Yazılımı Kullanan Referanslarla Görüşün:

Referans aramalarını yaparken en az 2 veya daha fazla süredir o yazılımı kullanan referansları aramanız daha doğru geri dönüşler almanızı sağlar. Özellikle yeni sisteme geçilen ilk yıl işletmelerde sorunların yüksek olduğu, veri aktarımından, eğitim eksikliklerinden, kullanıcı hatalarından kaynaklı sorunların ve alışkanlıklardaki değişimden kaynaklanan rahatsızlıkların hat safhada olduğu yıldır. Bu açıdan projesi daha yeni bitmiş bir referanstan, yazılımın sağladığı verim ve faydalar üzerine bilgi alma olasılığınız çok daha düşüktür. Ancak 2-3 yıldır yazılımı kullanan, sistemini oturtmuş ve getirisini veya götürüsünü iyi ölçebilmiş referansların değerlendirmeleri daha objektif ve gerçekçi olacaktır. Bu yüzden tedarikçinizden 2 yıl veya daha uzun bir zamandır o yazılımı kullanan referanslarını paylaşmalarını isteyebilirsiniz.

Birden Çok Referans ile Görüşmek Yerine Bir Referansta Birden Çok Kişi ile Görüşmeyi Tercih Edebilirsiniz:

Genel olarak sizin endüstrinize ve iş alanınıza uygun iş yapan bir referansı arayarak o referansta proje ekibinde yer almış orta ve üst kademe yöneticiler ile iletişime geçmek yazılımı daha bütünlüklü olarak değerlendirmenize katkı sağlayabilir. Sonuçta o şirketin üst yönetimi sistemi çok beğeniyor ve katkısını iyi ölçebiliyorken alt kademeden bir kişinin olumsuz yorumu sizin değerlendirmenizi daha objektif yapmanızı sağlar.

Kurumsal yazılımların en temel hedefi tepe yönetime ve karar vericilere doğru zamanda doğru raporlar vermek ve doğru aksiyonlar almalarına katkıda bulunmaktır. Alt kademelere düştükçe veri kaydetmekten, yaptığı her işin takip edilmesinden, kaydettiklerinin denetlenmesinden ve yönetilmesinden rahatsız olan kullanıcı sayısı artar.

Referans Ziyaretlerini Yaparken Dikkat Edin:

Ziyaret ettiğiniz referansın bunu size bir yardım olarak kabul ettiğini ve size ayırdığı zamanı kendi işinden çalarak verdiğini ve bu işten hiçbir çıkarı olmadığını unutmayın. Amacınız yazılımın canlı olarak nasıl kullanıldığını görmek. Kendi implementasyonunuzu orada yapmak değil. Bu yüzden çok ince detaylara inmemeye, referans şirketteki ziyaretinizi bir kaç saat ile sınırlı tutup tüm güne uzatmamaya dikkat edin.

Yazılım Hakkında Olumsuz Duyduğunuz Sözleri ve Yorumları Tedarikçiniz ile Tartışın:

Şikayetin veya olumsuzluğun sebeplerini bir de tedarikçi açısından dinleyin. Ödemesini uzun süredir yapmadığı için desteği kesilen bir referans size işin bu kısmını anlatmadan destek veremiyorlar, destekleri çok kötü yorumunu yapabilir. Tedarikçiniz ile bu konuda yapacağınız görüşmeler bile size tedarikçi ve müşterileriyle ilişkileri hakkında pek çok bilgi sağlayacaktır.

Her hikayede mutlaka en az iki taraf vardır. Sadece bir tarafı, yani referansın dediklerini dinleyerek tedarikçinizi doğrudan yargılamamanız gerekir. Ancak her iki tarafı da dinleyerek gerçeğin ne olduğunu bulabilirsiniz.