ERP Çözümü Seçerken Alınan Tekliflerde Nelere Dikkat Etmeniz Gerekir?

Karşılaştırma Yaparken...

Fiyat tekliflerini birbirleriyle karşılaştırırken ortaya çıkan son rakamın nelerden oluştuğunun ve projede yapılması öngörülen ek hizmetlerin kalem kalem karşılaştırmalarının yapılması çok önemlidir. 

Lisans bedeli hangi modülleri kapsıyor?

Lisans bedeli çok daha ucuz gözüken bir teklifte şirketiniz için çok önemli olabilecek bir modül veya fonksiyonlar kümesi eksik olabilir. Bu konuya çok dikkat etmeli, teklifte aklınıza takılan bir konu var ise mutlaka tedarikçi firmaya sormalı, gerekirse her modülün fonksiyonlarının tek tek listelenmesini isteyebilirsiniz. 

Lisanslama server bazlı mı kullanıcı bazlı mı? 

Yazılım dünyasında lisans ücretleri çoğunlukla kullanıcı bazlı olarak fiyatlandırılırlar. Lisanslamada bir diğer yöntem ise Workcube'un de müşterilerine ilk günden beri sunduğu server (sunucu) bazlı lisanslamadır ki bu tip lisanslamada altyapının elverdiği ölçüde kullanıcı sınırlaması yoktur. (ERP Lisanslama Modelleri ile ilgili bilgi için bu linkteki makalemizi mutlaka okuyun) Yani kullanıcı sayınız artsa da yazılım tedarikçisine ekstra bir bedel ödemek zorunda kalmazsınız. Client Server mimarisine sahip eski nesil yazılımlar söz konusu olduğunda ayrıca coğrafik olarak işletmenizin her lokasyonuna (şubesine, mağazasına vs.) yazılımı ayrıca kurmak ve bunun için de ekstra lisans ve proje bedeli ödemek zorunda kalabilirsiniz. Ancak sunucu bazlı lisanslama yapılan Web tabanlı yazılımlarda her bir şubeniz sadece İnternet bağlantısıyla sisteme erişerek işlerini yapar. Bu açıdan ilk bakışta kullanıcı bazlı düşük fiyattan yüksek gibi görünen sunucu bazlı lisans bedeli, tüm şubelerinizi ve şimdiki ve gelecekteki kullanıcı sayısını göz önüne aldığınızda çok daha avantajlı olabilir.

Bu her iki tip lisans bedelini karşılaştırırken belli bir kullanıcı sayısını ve şubelerinizi göz önüne alarak verilen teklifleri ona göre eşitlemeniz faydalı olacaktır. Kullanıcı bazlı fiyat veren tedarikçiler genellikle her bir ek kurulum ve kullanıcı için de talep edecekleri bedeli tekliflerine yazarlar. Buradan hesaplama yapabilirsiniz.

Proje adam gün süresi gerçekçi mi?

Bir teklifte ERP projeniz için 50 adam/gün ön görülmüşken bir diğer teklifte bu bedel 20 adam/gün üzerinden hesaplanmış ise ortada ciddi bir fiyat farkı olması kaçınılmazdır. Burada aslolan projenizin sizin de tahminleriniz doğrultusunda kaç adam/gün üzerinden yürütülebileceğini iyi ölçmektir. Süresini çok az bulduğunuz tedarikçiden projenin time table'ını detaylı biçimde dökmesini isteyebilirsiniz. Gerçekçi bulmadığınız süreleri revize etmelerini isteyebilirsiniz.

Ürünün toplam sahip olma maliyeti ne?

Genellikle yazılım seçiminde yazılımın lisans ve proje maliyeti belirleyici bir kriter olarak en başa yerleşir. Oysa bakılması gereken toplam sahip olma maliyetidir. Toplam sahip olma maliyeti içerisinde iki kalem yer alır. 1-İlk Yatırım Maliyeti 2- Yaşatma Maliyeti.

İlk Yatırım Maliyeti: Sizin satın almayı düşündüğünüz yazılımın lisansı ve projelendirmesi için ödeyeceğiniz tutarın yanı sıra bu yazılımı işletmenizde işler hale getirmeniz için sağlamanız gereken tüm diğer altyapı maliyetlerini de kapsar. Bunun içerisinde donanım yani sunucu, network bağlantıları vb. maliyetler ile yazılımın üzerinde koşacağı veritabanı yazılımları, uygulama sunucuları, işletim sistemi gibi yazılım yatırımları yer alır. Bu tip yatırımlarda aslolan satın aldığınız yeni kurumsal yazılımın elinizde var olan altyapı donanım ve yazılımlarını destekleyebilecek yapıda olması yani size bu konuda ek masraflar çıkarmaması olmalıdır. 

Yaşatma Maliyeti: İşletmelerin yatırım yaparken en çok gözden kaçırdıkları maliyet türüdür. İçerisinde ileride işletmenizin operasyon ve kullanıcı volumünün veya yaygınlığının değişimine göre yazılımın size getireceği ek masrafları, bakım destek maliyetlerini, ek geliştirim ve danışmanlık maliyetlerini ve upgrade bedellerini kapsar. Bu gün 5 kullanıcı ve genel merkezinizde kullanmak üzere aldığınız yazılıma yarın yeni kullanıcılar eklemek veya yeni açılan şubelerinizin serverlarına da bu yazılımı kurmak için hiç hesapta olmayan yüksek bedeller ödemek zorunda kalabilirsiniz. Veya yazılımın desteklenmesi ve upgrade edilmesi için ödemeniz gereken bedeller yazılımdan yazılıma değişkenlik gösterir. Bu açıdan önerimiz yazılım seçimi yaparken en az 5 yıllık bir yaşatma maliyetini de ön görerek hesaplamalarınızı yapmanızdır. ('Toplam Sahip Olma Maliyeti Nedir?' başlıklı makalemizi bu linkten okuyabilirsiniz.)

Upgrade veya Yenileme Paketi bedeli teklifte yazılmış mı?

Yazılım şirketleri genellikle periyodik olarak yazılımlarının yeni versiyonlarını çıkarırlar. Yasal güncellemelerin ve ek geliştirimlerin yer aldığı bu yeni versiyonlara geçmek için yazılım şirketlerine upgrade (Yeni versiyona yükseltme) bedeli ödemeniz gerekir. Bu bedelin dünya ortalaması genel olarak satın aldığınız lisans bedelinin %17'si kadardır. Her tedarikçi bunun üzerinde veya aşağısında bir bedeli teklifinde yazılı olarak ifade eder. Yazılım şirketlerinin pek çoğu yeni versiyonları çıktıkça 2 veya 3 yıl önceki versiyonları desteklemeyi keserler. Bu yüzden düzgün ve düzenli destek alabilmek için mutlaka yeni versiyonlara geçiş yapmanız gerekecektir. Bu da upgrade bedelini, yazılım yaşatma maliyeti içerisinde ciddi bir kalem olarak değerlendirmenizi gerektirir.

Destek bedelleri ve kapsamları teklifte yer alıyor mu?

Satın aldığınız ve projesi biten yazılımınızı kullanırken oluşabilecek her tülü problemin ve ihtiyacın (kullanım hataları, ek geliştirim ve rapor ihtiyaçları, sistemde yaşanan türlü teknik aksaklıkların ve tıkanıklıkların giderilmesi, veri büyüklüğüne göre ek alt yapı gereksinimlerinin tespit edilmesi vb.) giderilmesi ve yazılımı başarı ile kullanabilmeniz için yazılım/danışmanlık şirketinden destek almaya devam etmeniz çok önemlidir. Destekler genel olarak aylık bedeller ile yıllık sözleşmeler üzerinden verilir. Yazılım şirketleri proje tekliflerinde proje bitimi sonrası aylık bakım destek ücretlerini ve bu ücretlere karşılık verdikleri desteklerin kapsamlarını da net olarak belirtirler. Bu konuda da teklifler arasında karşılaştırma yaparken destek kapsamında verilen hizmetlerin neler olduğunu net olarak bilmeniz önemlidir. Destek bedelleri de yazılım yaşatma maliyeti içerisindeki en önemli kalemlerden biridir.

Kullanıcı eğitim bedelleri teklifte yer alıyor mu?

Yazılımın şirketinizde başarısı için kullanıcıların eğitim oldukça önemlidir. Genel olarak proje bedeli içerisinde proje süreci boyunca ve ilgili modüllerin implementasyonları ile doğru orantılı olarak kullanıcıların, poweruser'ların ve sistem yöneticilerinin eğitimi de dahildir. Ancak proje bittikten sonra şirketinize yeni katılan kullanıcılar veya yeni versiyonlardaki ek modül ve fonksiyonlar için ileride tedarikçi firmadan eğitim almanız gerekebilecektir. Bu açıdan ileride ihtiyaç olması halinde alacağınız eğitimlerin bedelini de ilk aşamada teklifte ayrıca belirtilmesini istemenizde fayda vardır. Bu konuda doğru yaklaşım proje süresi boyunca şirketinizde eğitim verecek seviyede eğitimciler tespit etmeniz ve tedarikçi firmadan bu eğitimcilerin eğitilmesini istemenizdir.

ERP Seçimi Yaparken Nelere Dikkat Etmeli? 

Tüm aşamalarıyla ERP seçim süreciniz için faydalı bilgileri bu dosyada bulabilirsiniz.