ERP’nin Yaşam Döngüsü

Günümüzde işletmeler tüm süreçlerini kontrol altında tutmak, birimler arasında oluşan iletişim problemlerini çözmek, oluşacak verilerin sonucunda doğru raporlar elde etmek ve doğru analizler yapabilmek için tercihlerini, ihtiyaçlarını tek bir yazılımdan yönetebilecekleri ERP yazılımlarından yana yapıyorlar.

Bir ERP’nin yaşam döngüsü yazılımın tercih edilmesiyle başlıyor... Kurulum, analizler, implementasyon, testler ve ERP’nin şirket içerisinde devreye alınmasıyla devam ediyor. ERP’nin yaşam döngüsünün istendiği şekilde gitmesi, satış ve satın almadan başlayarak, depo ve sevk yönetimine, varsa üretim planlama ve üretim aşamalarına, sonrasında ise fatura, finans, muhasebe aşamalarının doğru tanımlanması ile sağlanabilir.

İşletmenin yapısına göre ilk yaşam döngüsü diyebileceğimiz bu süreç 6-18 ay arasında değişiyor. Bir sonraki aşama ise doğru verilerle raporlar oluşturup, bu raporlara bağlı olarak planlamaların başarısını, hedefledikleri yatırım planlarını ve bunların fizibilitelerini doğru kurgulayabilmekten geçiyor.

Tüm bu sürecin doğru ve başarılı yönetilebilmesi için öncelikle işletmenin tüm ihtiyaçlarının, dinamiklerinin ve yapılacak uyarlamaların iyi analiz edilmesi gerekmektedir. Tercih ettiğiniz yazılım, sizin ihtiyaçlarınızı %100 karşılamıyorsa size özel kodlar ve ekranlar geliştirilmesi gerekecektir. Bu nedenle tercihinizi yapmadan önce karar vereceğiniz yazılımın bu konuda ne kadar yetkin olduğunu bilmeniz faydalı olacaktır.

Proje ekibini belirlerken bu konuda hem şirket hem de danışmanlık kısmına çok büyük görev düşmektedir. Uyarlamalarda öncelikle, proje ekibindeki anahtar kullanıcıların bilinçli ve istekli olmaları gerekmektedir. Bu anahtar kullanıcıların yönetimini yapabilecek testler, eğitimler ve destek tarafında tam donanımlı proje liderlerine ihtiyaç duyulmaktadır. Diğer yandan danışmanlık tarafındaki yazılımın desteğini sağlayabilecek, hızlı çözümler üretebilecek deneyimli bir ekip bulunmalıdır. Proje ekiplerindeki kişilerin istekli ve aynı frekansta olmaları, sistemin aksamadan kurulumu için önemlidir. Çünkü bu süreçte zaman zaman tıkanmalar yaşanacak, bunları çözmek için çok farklı yöntemler denenecek ve hesapta olmayan zaman kayıpları yaşanacaktır.

Danışmanlık tarafındaki deneyimler ve yetenekler hatalı bir proje oluşumundaki risk oranını minimuma indirmek için çok büyük bir önem taşımaktadır. Proje ekibinin hedefleri ve beklentileri firmayla aynı doğrultuda olduğu sürece sistemin başarılı olmaması için hiçbir neden bulunmamaktadır. Tüm bu süreçlerin esas amacı işletmeyle ilgili doğru raporlar çıkarmak, bu raporları kullanarak gereken analizleri yapabilmektir. Dolayısıyla sistemden alacağınız raporlar mümkün olan en çok veriyi içermeli, kullanıcı ara yüzleri kolay olmalı, sonuçlara kolay ulaşılabilmelidir.

Gelişen teknoloji ve internetle birlikte ERP çözümleri tedarikçi ve müşteriyi içine alacak şekilde genişlemiş, bilgiye ulaşımı kolaylaştırmıştır. Ancak bu da bilgi güvenliğini çok önemli hale getirmiş, proje sürecinde bilgi güvenliği ve çalışmalarını zorunlu kılmıştır.

Sonuç olarak iyi ve başarılı bir ERP projesi için süreçlerinizin analizini iyi yapmalı, ne istediğini bilen doğru proje ekibine sahip olmalı ve bünyenize uyacak en doğru yazılımı tercih etmelisiniz.