Bilgi Yönetiminde En Önemli Kavram Konsolidasyon'dur

Bilgiyi toplamak, depolamak, yaygınlaştırmak, kullanmak ve gelecekteki değişimlere göre bilgiyi uyarlamak sistematik bir bilgi yönetiminin en önemli adımları. Ekonomide ve ticarette yaşanan ilişki, iletişim ve iş yapma biçimlerindeki değişimi düşündüğünüzde bir işletmenin başarılı olabilmek için bilgiyi her alanda konsolide biçimde yönetmesi gerektiğini görüyorsunuz.

Bilgi yönetiminin ucu bir işletmenin ekonomik habitatındaki tüm oyunculara değiyor. Bunun içinde çalışanlar, müşteriler, iş ortakları, hisse sahipleri v.b. tüm unsurlar var. Bu açıdan baktığımızda işletmeler, bilgi yönetiminin tüm safhalarını entegre biçimde yönetebilecekleri teknolojik yaklaşımlara ihtiyaç duyuyorlar. Artık bilgi yönetimi sürecinde tek bir veri tabanı yazılımı, tek başına bir crm çözümü, tek başına bir doküman yönetimi yazılımı yeterli değil. Çünkü bilgi gerek edinimde gerek kullanımda tüm departmanlarda baş rol oyuncusu ve bu departmanlarda oluşan bilgiler biribirinden bağımsız şeyler değil.

Bilgi yönetiminde en önemli kavram artık konsolidasyon, yani bilginin bütünleştirilmesi ve tekleştirilmesi. Bilginin geliştirilmesini ve yaygınlaşmasını tetikleyen en önemli unsur ise internet. Teknoloji dünyası konsolidasyonu ve internet kavramını bir arada barındıran çözümlerle ancak işletmelerin ihtiyaçlarına cevap verebilir. Workcube gibi %100 web tabanlı ve %100 entegre yazılımlar bilgiyi edinmede, depolamada, yorumlamada, yaygınlaştırmada ve uyarlamada tüm işletme birimlerine tek ve ortak bir platform sunarak, işletmeleri rekabette öne çıkaracak konsolide bilgi ihtiyacına tam anlamıyla cevap verebiliyorlar.

İşletmelerde yönetilmesi gereken sayısız bilgi ve bilgi kaynağı var. Kimi işletmeler için bilgi başlı başına bir ürün mesela. Üretilmesi, paketlenmesi ve satılması gereken bir ürün. Genel olarak tüm işletmelere baktığımızda da çeşit çeşit bilgi olduğunu görüyoruz. Üretimden insan kaynakları yönetimine kurumda kullanılan bilgi ve en iyi uygulama pratikleri, müşterinin ihtiyaç ve taleplerinin tespit edildiği bilgi, şirketlerin entellektüel bilgi sermayesini oluşturan patentler, teknolojiler, kural ve işleyiş pratikleri, kurumsal ortak aklın ürünü olan entellektüel uygulamalar ve bilgiler bunlardan bir kaçı. Tüm bu bilgiler işletmelerin kurumsal hafızasının, ortak aklının ayrılmaz birer parçası aslında.

Bilgi yönetimi konusunda işletmeler bir yaklaşım geliştirmek için öncelikle hangi bilginin işleri, gelişimleri ve rekabetteki yerleri için en önemli şey olduğuna karar vermeli, bilgi ihtiyaçları konusunda bir sıralama yapmalı. Bu bilgiyi nasıl ve nerede edineceklerini ve geliştireceklerini tespit etmeli. Denenmiş, denetlenmiş ve doğrulanmış bilginin şirket içierisinde veya şirketin ekonomik habitatı içerisindeki kişi ve kurumlara nasıl yaygınlaştırılması gerektiğini belirlemeli ve bunun için gerekli teknolojik yatırımları yapmalı.

Bilginin yaşam süresi, var olan bilgiyi oluşan değişimlere uyarlama imkanı vermeyen bilgi yönetimi sistemleri için geçerli olabilir. Değişimin inanılmaz bir hız aldığı günümüzde bilginin eskileşmesi de inanılmaz hızlı gerçekleşmektedir.. Bize ve bizim sunduğumuz çözümlere göre bilginin veya dokümanın yaşam süresi diye bir kavram yoktur. Her bilgi her an güncellenebilir, güncellenmelidir. Bilginin yaşadığı değişim ise sistem üzerinde sürekli kayıt altına alınarak bilginin tarihçesi kullanıma sunulur.

İşte kurumsal hafıza dediğimiz şey de burada ortaya çıkar. Bilginiz hem sürekli günceldir, hem de geçmişte olan herşey erişim ve kontrol altındadır. Bilginin güncel değişimlere göre uyarlanması ve paralel olarak yaygınlaştırılması bilgi yönetimi sürecinin en önemli ve ayrılmaz safhalarından biridir. Bu açıdan işletmeler real-time enterprise dediğimiz gerçek zamanlı işletmelere dönüşmeli bunun içinde değişen ve gelişen bilgiyi gerçek zamanlı olarak yaygınlaştıran bilgi sistemlerine yatırım yapmayı seçmelidirler.

Bilgi yönetimi çok farklı safhalardan oluşan bir süreçtir. Doküman ise bilginin ayrılmaz bir parçasıdır. Bu süreci yönetmek için işletmeler farklı farklı teknolojik yatırımlar yaparlar. ERP, CRM, İnsan Kaynakları yazılımları da bilgi yönetimi kavramı içindedir, veri tabanı yazılımları da. Lokal ve internet ağ yapıları, bilgiyi sakladığınız donanımlar, mobil bilgi sistemleri yazılım ve donanımları hepsi gerek edinmede, gerek işlemede, gerek depolamada, gerekse yaygınlaştırmada bilgi yönetiminin birer parçasıdır. O yüzden bu alanda tek başına ölçümlenebilen bir sektör verisinden bahsetmek mümkün değildir.

KOBİ'ler bu güne kadar bilgi yönetimine büyük ölçekli işletmeler kadar ilgi göstermiş veya yatırım yapmış değiller. Bu daha çok, günümüze değin bilgi teknolojilerinin normalin çok üstünde fiyatlarla satılmış olmasına da bağlı bir durum.

Bir tek projede milyon dolarların bahsedildiği bir alanda herhangi bir kobinin kolayca yatırım yapması beklenemez. Ama artık yeni nesil bilgi sistemlerinin sunduğu maliyet düşürücü avantajlar ve teknolojik imkanlarla bilgi sistemleri pazarı da demokratikleşmektedir. Bilgi demokratikleşmektedir. Bilgiyi üretmek, yönetmek, paylaşmak sadece milyon dolarları harcayabilen büyüklerin değil pek çok KOBİ'nin de harcı haline gelmiştir. Global pazarda KOBİ'ler de hızla yerlerini almaktadır.