ERP Seçmeden Önce Hazırlık Yapın

Kurum Olarak ERP Seçim Sürecine Hazır mısınız?

Herhangi bir yazılım şirketiyle görüşmeye başlamadan önce kurumsal bilgi sisteminden (bu Bütünsel ve geniş kapsamlı bir bilgi sistemi veya tek başına bir ERP çözümü, CRM çözümü, İK çözümü vb. olabilir) kurumsal ihtiyaç ve beklentilerinizi belirlemek için pek çok sorunun cevabını bulmanız gerekir. Aşağıdaki sorulara vereceğinizi cevaplar hem seçim hem de proje aşamasında hangi uygulamalara ve ne tür fonksiyonlara ihtiyaç duyduğunuzu belirlemenizde size yardımcı olacaktır.

UNUTMAYIN: Dünyada başarısız olmuş ERP projelerinin pek çoğunun temelinde proje öncesi, kurumun yeterli hazırlığı ve süreç tasarımı çalışmalarını yapmamış olması yatmaktadır.

Kurumunuzun üst yöneticileri ERP proje sürecini destekliyor mu?

Seçim, implementasyon ve proje başarısının değerlendirilmesi sürecinde üst yönetimden kim veya kimler rol alacak? Projelerin başarılı olması için, kurum içerisindeki yöneticilerin özellikle yazılımı kullanacak farklı departmanların yöneticilerinin seçim sürecin bir parçası olması şarttır.

Uygulamaya alınacak yazılımın modüllerinin kendi departmanlarına ve işlerine uygunluğunun belirlenmesinde hangi profesyoneller sorumlu olacak?

IT departmanının ötesinde diğer kurumsal departmanların projeyi ve başarısını sahiplenmesi çok önemlidir.

ERP Proje yöneticiniz kim olacak?

ERP veya başka bir yazılım seçim sürecinde bir kişi (dışarıdan bir danışman veya bir kurum çalışanı) bu sürecin hızlı ve başarılı yürümesinden sorumlu olmalıdır. Yazılım tedarikçilerinin demolarını koordine etme, bu şirketlerle bilgi alışverişinde bulunma, satış, finans, insan kaynakları, üretim gibi şirketin tüm birimlerinden gelen katılımcılara liderlik etme ve yeni sistem ile anahtar kullanıcıları tanıştırma gibi görev ve sorumlulukları bu proje lideri yönetmelidir. 

Satın almayı düşündüğünüz yazılım çözümü ile çözmeyi planladığınız temel problem ve iş ihtiyaçlarınız neler?

Örneğin üretim sürecini kısaltmak mı istiyorsunuz, tedarikçilerinizle veya bayilerinizle iletişiminizi mi artırmak istiyorsunuz? Tüm bu ihtiyaç ve beklentileri önem sırasına göre listelemeniz seçim sürecinde değerlendirmelerinizi kolaylaştıracaktır.

Uygulamaya koyacağınız ERP çözümünün size sağladığı faydaları ölçmek için kullanacağınız hedefler ve ölçümlemeler neler olacak?

Bu tip ölçümleme kriterleri için en iyi başlangıç noktası stokların doğruluğu ve güncel takibi, maliyet düşüşleri, ay sonu veya yıl sonu kapanışlarını hızlı yapabilme gibi zaten yapmakta olduğunuz bazı işleri temel performans göstergesi olarak baz almak olabilir. Bunlar dışında daha önce yapamadığınız ama yeni sistemle mutlaka yapmayı planladığınız iş ve operasyon yeteneklerini (örneğin bir B2B portal kurmak ve buradan sipariş almak gibi) de temel performans göstergesi olarak belirleyebilirsiniz. Bu listeyi de öncelik sırasına göre yapmanız yazılım tedarikçilerinin size daha etkin demo yapmalarını kolaylaştıracak zamandan tasarruf sağlayacaktır. 

Kullanıcıların üretkenliğini artırmak, ihtiyaç duyduğu verilere veya işlem sayfalarına daha hızlı ulaşmalarını sağlamak için yeni bir bilgi sisteminden beklediğiniz özellik ve fonksiyonlar neler?

Yazılımın web tabanlı olması, kullanıcı dostu arayüzü olması, sayfaların kullanıcılara göre özelleştirilebilmesi, self-servis işlemleri kapsaması, kullanıcılara göre özelleştirilen menü yapısına sahip olması, kurumunuzdaki olası değişikliklere karşı şekillenebilen parametrik yapıda olması, sistemin mobill destekli olması, zengin-medya (Web 2.0) entegrasyonlarını desteklemesi vb. kriterler kullanıcıların verimlilik, erişim ve iletişim olanaklarını artıran temel göstergeler olacaktır.

Kurumunuzun içerisinde yeni bilgi sistemi ile entegre edilmesi zorunlu in-house çözümler, makine üretim yazılımları veya önceden satın alınmış diğer bilgi yönetimi yazılımları var mıdır?

Bu yazılımların kod yapısı ve teknolojisinin entegrasyona uyumlu olması en az yeni yatırım yapacağınız yazılımın entegrasyona uygunluğu kadar önemlidir. Bu yüzden tedarikçiler ile görüşmeden bu yazılımları ve teknik bileşenlerini gösteren bir liste hazırlayarak tedarikçilere sunmanız alacağınız cevapların daha hızlı ve doğru olmasını sağlar. 

Global pazarda iş yapan bir işletme iseniz yeni ERP yazılımının mutlaka desteklemesi gereken dil ve para birimleri vb. var mıdır?

Satın aldığınız yazılım paketini uygulamaya hangi modülden başlayacaksınız?

Genellikle ERP, CRM veya insan Kaynakları Yönetimi gibi çözümler faz faz uygulamaya konabilecek yapıdadır. Bu açıdan kurumunuzun çözümlenmeye en şiddetli ihtiyaç duyulan iş süreçlerini öncelikli olarak yeni sisteme taşımak isteyebilirsiniz. Bu konuda bir adım adım uygulama sıralaması yapabilirsiniz. Bu konuda pek çok proje yapmış ve en iyi uygulama yöntemleri hakkında fikir ve deneyim sahibi yazılım tedarikçilerinin de uyguladığı bir implementasyon metodolojisi ve sıralaması var ise demolarda bunu da detaylarıyla anlattırmak hem bu konudaki deneyim ve tecrübelerini test etmek açısından hem de yeniden yapılanma gerektiren bu tip süreçleri daha başarı ile yönetmek açısından size katkı sağlayacaktır.  

Yeni sistemin kullanımı ile ilgili hangi kullanıcıların eğitilmesi gerekmektedir?

Sistemin son kullanıcıları kimlerdir? Bu kişiler sistemi kullanabilecek yetkinlik ve yeterliliklere sahip midir? Yeni bir sistemi kurum bütününde hayata geçirmek için yeni eleman almak gerekecek midir? Unutmayın hangi yazılım çözümü olursa olsun, yeni bir bilgi sisteminin kurumunuzdaki başarısı direkt olarak kullanıcılarının yeni sisteme adaptasyonları, kullanımı ve yetenekleri ile alakalıdır.