Projekte, Baustellen und Teams sind 24/7 unter Kontrolle!

Workcube ermöglicht es Bau- und Vertragsunternehmen, alle ihre finanziellen Transaktionen und Operationen auf Projektbasis zu verwalten. Für jede im System erfasste Transaktion kann eine Projektbeziehung hergestellt werden, von der Zahlung bis zur Rechnung, von der Bestellung bis zum Lieferschein, von der eingehenden Überweisung bis zu den Wartungskosten für Baumaschinen. Auf diese Weise sind alle Aufzeichnungen und Finanztransaktionen im Zusammenhang mit einem Projekt über einen einzigen Bildschirm zugänglich. Auch wenn Sie die Vorgänge der Projekte in einem einzigen Dokument abwickeln, können Sie separate Projektzuordnungen auf Zeilenbasis vornehmen. Mit Finanzverteilungsschlüsseln können Sie zentrale Ausgaben auf Projekte verteilen und widerspiegeln. So erhalten Sie die detailliertesten finanziellen und operativen Analysen für Ihre Projekte in Echtzeit.

Die digitale Archivfunktion von Workcube speichert alle Ihre Projektdokumente zentral und macht sie für Ihre Baustellen- und Außenteams im Rahmen ihrer Befugnisse 24/7 zugänglich. Ihre Baustellenteams laden alle Dokumente und Bilder auf die Bildschirme der von ihnen erstellten Aufzeichnungen hoch, und zwar nur mit ihren Mobiltelefonen. Sie können alles hochladen und zusätzlich Pläne, Verträge, Leistungsverzeichnisse, Genehmigungen, rechtliche Hinweise, E-Mails, Zeichnungen, Fotos, Berechnungen, Prüfberichte und alle Dokumente, die mit Ihren Projekten zu tun haben, in einem einzigen Projektdatensatz archivieren sowie Ihre digitalen Bestände mit jedem Bildschirm vom Angebot bis zur Rechnung, vom Vertrag bis zum Leistungsnachweis mit dem System verknüpfen. Das digitale Archiv von Workcube ist mit Google Drive integriert.

Die Verwaltung von Kosten und Budget ist bei Engagement-Projekten von entscheidender Bedeutung. Mit Workcube können Sie Ihre Kosten während des gesamten Projekts verwalten, kontrollieren und sofort überwachen. Mit der Workcube-Budgetverwaltung können Sie Projektbudgets planen. Alle Einkaufsbelege, Finanzaktivitäten und Arbeitszeitkosten, die im System erfasst werden, werden projektbezogen eingegeben, und es wird sichergestellt, dass das Budget gleichzeitig bearbeitet wird. Auf diese Weise können Sie sofortige Soll-Ist-Vergleiche der Budgetpläne vornehmen, die Sie in dem von Ihnen gewünschten Unterabschnitt und Posten für ein Projekt erstellt haben. Mit der Funktion zur Kontrolle der Budgeteinhaltung können Sie kontrollieren und eingreifen, wenn die von Ihren Projektteams gestellten Anträge außerhalb des Budgets liegen, indem Sie die Budgeteinhaltung in der internen Antragsphase überprüfen.

Es erfasst alle Ihre physischen Vermögenswerte vom Bagger bis zur Bohrmaschine in Ihren Projekten und auf Ihren Baustellen, und Sie können sofort verfolgen, welches Werkzeug, Fahrzeug, Gerät von wem und wo verwendet wird. Sie erfassen und verwalten alle Ihre Vorgänge wie Wartung, Reparatur, Leasing und Vertragsmanagement Ihrer Arbeitsmaschinen und aller anderen Fahrzeuge, verwalten die physischen Vermögenswerte auf der Baustelle, indem Sie sie einander zuordnen, und verfolgen die Ausgaben für Dienstleistungen, Ersatzteile und Verbrauchsmaterial.

Das Einkaufs- und Supply Chain Management bei Workcube ist einer der Bereiche, die von den Auftraggebern aktiv genutzt werden. Der Prozess, der mit Projekt- und Baustellen, Materialplanung und interner Anfrage oder direkter Kaufanfrage beginnt, wird durch eine End-to-End-Verbindung mit Genehmigungsmechanismen verwaltet, vom Angebot bis zur Abholung, vom Angebot bis zum Vergleich, von der Bestellung bis zur Lieferung der Produkte an den Punkt, an dem die Anfrage kommt. In Workcube können Sie Ausschreibungen für Ihre Einkaufsaktivitäten erstellen, Angebote in einer vollständig digitalen Umgebung einholen und Ihre Einkäufe durch den Vergleich der Angebote zu den optimalen Kosten tätigen. Wie bei allen Vorgängen können auch im Einkauf die definierten Prozessgenehmigungsmechanismen und Prozessstufen sowie spezielle Kontrollen oder Genehmigungsschritte in jeder Stufe eingerichtet werden.

Mit dem Workcube-Projektmanagement können Sie alle Details Ihrer Projekte, einschließlich aller sofortigen Aktualisierungen aus dem Feld, von einem einzigen und zentralen Bildschirm aus sehen und verwalten. Alle Beteiligten, einschließlich der Projektteams, der Teams in der Zentrale und der Subunternehmer, sehen am selben Ort und arbeiten zusammen, indem sie dieselben Daten, Aufgaben, Fortschritte, Dokumente, Zeitpläne und Workboards an einem gemeinsamen Punkt sehen. Die Aufgaben aller Projektteams lassen sich auf visuell leistungsstarken Bildschirmen (Gantt-Diagramm, Workboard, Projekt-Dashboard) leicht planen und überwachen, so dass jeder weiß, wer was tut.

Das vertragsbasierte Fortschrittszahlungsmanagement wird in Workcube durchgeführt. Posenbasierte Entdeckungen und Realisierungen werden vollständig über das System verfolgt. Durch das Anordnen von Gehaltsabrechnungen werden Fortschrittszahlungsbelege und grüne Bücher auf der Grundlage von Realisierungen durch das System erstellt. Positionen, Abzüge, Sicherheiten und Vorschüsse werden im System definiert, und alle Berechnungen werden unter Berücksichtigung dieser Daten durchgeführt.

Workcube bietet eine Struktur, in der Sie Ihre Arbeitgeber-, Subunternehmer- und sonstigen Verträge mit allen Details verfolgen können, damit Ihre Projekte gemäß den von Ihnen abgeschlossenen Verträgen voranschreiten und verfolgt werden können. Alle Transaktionen, wie z.B. Verkäufe und Einkäufe, lassen sich auf Vertragsbasis planen und ihr Realisierungsstatus kann verfolgt werden. Gedruckte Formulare Ihrer Verträge können aus dem System in den Dateiformaten PDF, Google Sheet, Google Doc., Word und Excel erstellt werden, indem Sie Daten aus diesen Verträgen abrufen. Auch hier kann das Dokument digital mit Ihrem Vertragsdatensatz verknüpft werden, und zwar in jedem von Ihnen gewünschten Format von außen.

Workcube bietet auch die Funktionen, die Sie für den Vertrieb und das Marketing Ihrer Bauprojekte benötigen. Sie können E-Mail-Kampagnen oder Werbeveranstaltungen für die Vermarktung Ihrer Projekte planen und verwalten. Sie können Ihre Verkaufsbeziehungen mit all Ihren Kunden Schritt für Schritt aufzeichnen und nachverfolgen, von der Erfassung der Verkaufschance bis hin zur Vertragsabwicklung. In Workcube werden alle Informationen über Ihre Kunden in 360 Grad aufgezeichnet. Auf diese Weise haben Sie die Möglichkeit, alle Ihre aktuellen und zukünftigen Projekte zu vermarkten und bei Ihrer Zielgruppe zu bewerben, indem Sie eine gemeinsame Datenbank für Ihre Leads erstellen.